O processo de execução da rotina de folha de pagamento é uma tarefa essencial para qualquer empresa, independentemente do seu porte ou setor.
Um sistema eficiente não apenas garante o pagamento correto e pontual dos funcionários, mas também ajuda a manter a conformidade com as leis trabalhistas e fiscais.
Com o avanço da tecnologia, a escolha do sistema para folha de pagamento tornou-se uma decisão estratégica para empresas modernas. Neste artigo, abordaremos os principais aspectos a serem considerados ao escolher um sistema para folha de pagamento.
Avaliação das necessidades da empresa
Antes de começar a busca por um sistema de folha de pagamento, é fundamental realizar uma análise abrangente das necessidades especÃficas da empresa.
Pontos importantes a se considerar:
- Número de funcionários
- Complexidade das regras trabalhistas
- Integração com outros sistemas internos
Uma avaliação adequada permitirá identificar os recursos essenciais para atender às demandas da organização.
Conformidade legal e fiscal
A legislação trabalhista e fiscal está em constante evolução, como podemos acompanhar através dos avanços do eSocial e FGTS Digital, e a conformidade é uma obrigação para todas as empresas.
Certificar-se de que o sistema escolhido é atualizado regularmente para atender às mudanças nas leis é de extrema importância. A capacidade do sistema de gerar relatórios fiscais precisos e de lidar com obrigações acessórias é um ponto-chave na seleção.
Acessibilidade e usabilidade
A interface do sistema deve ser intuitiva e fácil de usar para evitar erros operacionais. Além disso, a acessibilidade é uma consideração importante.
Sistemas baseados em nuvem oferecem flexibilidade para acessar informações de qualquer lugar, enquanto sistemas locais podem proporcionar mais controle sobre dados sensÃveis. Hoje o Group Folha tem versões em nuvem e desktop.
Integração com outros sistemas
Uma solução de folha de pagamento não é uma entidade isolada na gestão empresarial. A integração com outros sistemas, como o de Recursos Humanos (RH), e Controle de Ponto digital, é vital para garantir a consistência e a eficiência dos processos internos.
O Group Folha hoje tem integração com o RH APP e também como controle de ponto digital Group Tangerino, otimizando e automatizando processos de admissão, lançamento de horas extras adicional noturno, em poucos cliques e reduzindo a possibilidade de erros e proporcionando maior produtividade.
Certifique-se de que o sistema de folha de pagamento pode se integrar perfeitamente com outros softwares utilizados pela empresa.
Recursos de relatórios e análises
A capacidade de gerar relatórios detalhados e análises é essencial para a tomada de decisões estratégicas.
Um sistema robusto deve oferecer uma variedade de opções de relatórios personalizáveis para atender à s necessidades especÃficas da empresa. Isso não apenas facilita a auditoria interna, mas também fornece insights valiosos para otimização dos processos.
Um ponto importante a se avaliar é a possibilidade de personalizar relatórios, o Group Folha conta com a funcionalidade de Gerador de relatórios, onde o departamento pessoal pode elaborar relatórios conforme desejar, utilizando os dados do sistema.
Segurança da informação
A segurança dos dados é uma preocupação central em qualquer sistema empresarial, ainda mais com o advento da LGPD.
Ao escolher um sistema para folha de pagamento, é vital garantir que ele atenda aos padrões de segurança da informação. Recursos como criptografia, controle de acesso, perfil de usuário e backups regulares são elementos-chave para proteger as informações confidenciais dos funcionários.
Suporte técnico e atualizações
O suporte técnico eficiente é muito importante para resolver problemas rapidamente e manter a continuidade operacional. Além disso, a garantia de que o sistema recebe atualizações regulares para corrigir falhas de segurança e incorporar melhorias é fundamental para manter a eficácia a longo prazo.
Um dos diferenciais do Group Folha é o suporte humanizado, onde as empresas são atendidas diretamente por um especialista.
Conclusão
Escolher um sistema para folha de pagamento é uma decisão estratégica que pode impactar significativamente a eficiência operacional e a conformidade legal de uma empresa. Ao seguir os passos mencionados e avaliar cuidadosamente as necessidades especÃficas, é possÃvel tomar uma decisão informada que beneficiará a organização a longo prazo.
Lembre-se de que o processo de escolha não deve ser apressado, e uma pesquisa detalhada é essencial para garantir a seleção do sistema mais adequado para as demandas exclusivas da empresa.