Automatize a cobrança condominial com as soluções da Group e reduza a inadimplência com mais organização, comunicação e controle.
A gestão de cobrança pode ser uma solução para um desafio constante na rotina das administradoras de condomínios: a inadimplência.
Além de afetar o caixa dos condomínios, a inadimplência consome tempo da equipe, gera retrabalho e pode comprometer o relacionamento com condôminos e síndicos. Pensando nisso, a Group desenvolveu soluções que facilitam o processo de cobrança, organizando as informações, automatizando os lembretes e oferecendo ferramentas práticas.
Por isso, neste conteúdo, você vai entender como o Group Condomínios e o Group COM atuam juntos para tornar a gestão de cobrança mais eficiente, padronizada e menos desgastante para as administradoras.
Boa leitura!
Como identificar gargalos no processo de cobrança?
Lidar com a inadimplência faz parte da rotina de qualquer administradora de condomínios. No entanto, existem alguns desafios que podem tornar ainda mais difícil combater esse problema da gestão condominial.
Identificar esses gargalos é o primeiro passo para evoluir a gestão de cobrança e tornar o processo mais fluido e efetivo na administradora.
Veja, a seguir, algumas situações que podem sinalizar oportunidades de melhoria na gestão de contas a receber.
Quando o número de inadimplentes não diminui
Se mesmo com ações de cobrança a inadimplência segue em níveis elevados, é sinal de que o processo de cobrança pode não estar sendo efetivo.
Isso pode acontecer por falta de automações, pela ausência de uma régua efetiva de comunicação ou por dificuldades na visualização dos dados, o que dificulta a ação da equipe.
Quando a equipe ainda precisa cobrar “na mão” ou consultar planilhas
Ligar e mandar mensagens de forma manual para os devedores, um a um; controlar a inadimplência em planilhas; precisar acessar diferentes telas e sistemas para obter o histórico de contatos.
Esses três processos, embora sejam comuns em algumas administradoras, podem ser sinal de problemas.
Afinal, quando a administradora tem um excesso de processos manuais na gestão de cobranças, fica mais difícil controlar as cobranças e, consequentemente, a inadimplência.
Quando os síndicos cobram agilidade e não veem resultado
Síndicos e conselhos esperam relatórios atualizados, prazos cumpridos e ações concretas para resolver a inadimplência.
Nesse sentido, se não há acompanhamento claro do que está sendo feito com cada unidade inadimplente, ou se as cobranças não geram resultados visíveis, a administradora pode parecer desorganizada, mesmo fazendo um grande esforço operacional.
Como o Group Condomínios organiza a gestão de cobrança
Embora os desafios para o controle da inadimplência sejam diversos, é possível simplificar a rotina de cobranças com um sistema completo, intuitivo e fácil de usar.
Nesse sentido, o módulo de gestão de cobrança do Group Condomínios foi pensado justamente para dar mais visibilidade e agilidade ao processo de cobrança, centralizando tudo o que a equipe precisa para atuar com eficiência.
Veja, a seguir, as principais funcionalidades do Group Condomínios para a gestão de cobranças.
Acesso centralizado à inadimplência por condomínio e unidade
No módulo de gestão de cobranças, é possível visualizar com facilidade todas as unidades com boletos vencidos, com a possibilidade de:
- filtrar por condomínio, razão social ou nome fantasia;
- consultar, para cada unidade inadimplente, os dias de atraso, o valor atualizado, a quantidade de cobranças vencidas e a existência de acordos prévios;
- visualizar os débitos de cada unidade em um painel intuitivo, com foco no que precisa ser resolvido primeiro.
Dessa forma, a equipe consegue atuar com agilidade e de forma estratégica em cada situação, priorizando os casos mais urgentes e abrindo mão de relatórios manuais ou planilhas.
Registro e histórico de contato com o condômino
O sistema permite registrar de forma centralizada todos os contatos com os condôminos inadimplentes, com informações detalhadas como:
- data;
- horário;
- canal de contato;
- colaborador responsável;
- motivo da inadimplência;
- resultado do contato;
- resposta do condômino.
Assim, cada ligação, e-mail, mensagem de WhatsApp ou atendimento presencial pode ser registrado no sistema, gerando um histórico completo e centralizado. Dessa forma, a equipe evita retrabalho e duplicidade de ações e garante que qualquer colaborador possa retomar o atendimento com total contexto do que foi feito anteriormente.
Organização das ações com agendamento de contatos futuros
Caso o condômino não tenha disponibilidade no momento do contato ou deseje ser contatado em um momento específico, o módulo de gestão de cobranças também oferece a possibilidade de agendamento de contato.
Com isso, é possível oferecer mais flexibilidade no processo de cobranças, respeitando o tempo do condômino e favorecendo a resolução amigável dos débitos.
Além disso, a equipe pode acompanhar os agendamentos em um dashboard completo, com visualização dos contatos futuros e atrasados, unidade inadimplente e colaborador responsável.
Assim, nenhuma tratativa se perde ao longo do tempo e cada unidade recebe o acompanhamento adequado até a regularização.
Negociação de acordos com controle total e formalização
Já caso o contato resulte em um acordo, a equipe pode registrar todo o processo dentro do sistema, diretamente no painel de cobrança.
Na área de acordos, é possível informar todos os detalhes do acordo, como taxa de juros, multa, desconto, honorários advocatícios, data base, quantidade de parcelas, dia de vencimento e mais.
Após a criação do acordo, é possível gerar boletos e documentos formais, como o Termo de Acordo ou a Confissão de Dívida. Além disso, o acordo fica registrado no painel principal da unidade junto às demais informações do condômino e da inadimplência.
Esse processo dá mais segurança à administradora e aos condomínios, mantendo tudo registrado e formalizado sem depender de trocas de e-mails ou documentos à parte.
Como o Group COM automatiza a régua de cobrança
Para além das funcionalidades de controle e gestão de cobrança disponíveis no Group Condomínios, as soluções condominiais da Group contam também com o Group COM, aplicativo para condomínio ideal para comunicação entre administradora, síndicos e condôminos.
Nesse sentido, o Group COM oferece a possibilidade de automatizar a régua de cobrança, reduzindo o trabalho da equipe da administradora e garantindo um processo padronizado para todos os condôminos devedores.
Veja como funciona a régua de cobrança automática no app:
Configure a régua uma vez, automatize a comunicação mensal
No Group COM, a administradora define como será a comunicação com os condôminos em relação aos boletos.
É possível configurar três tipos de notificação:
- no dia da publicação do boleto;
- alerta sobre boleto a vencer;
- alerta de boleto vencido.
Além disso, a administradora também pode escolher por quais canais quer notificar o condômino:
- SMS;
- e-mail;
- notificação no celular;
- WhatsApp.
Após essa configuração, a régua de cobrança já está automatizada e será disparada mensalmente de acordo com as configurações, reduzindo o trabalho manual e garantindo que nenhum prazo seja perdido.
Mensagens personalizáveis conforme o perfil do condomínio
Além da configuração de recorrência das notificações, também é possível personalizar a régua de cobrança de acordo com o perfil dos condomínios atendidos.
A administradora pode definir um modelo único de régua de cobrança e replicar em todos os condomínios administrados ou criar modelos personalizados para cada perfil.
Além disso, também é possível personalizar o texto das mensagens ou, para mais praticidade, utilizar o texto padrão do sistema.
Assim, a conversa fica mais automatizada e, ao mesmo tempo, mais próxima dos condôminos.
Menos ligações, menos e-mails, menos estresse para a equipe
Com o Group COM, a geração de segunda via de boletos também é automatizada.
Dessa forma, além de reduzir as reclamações de não recebimento por parte dos condôminos, a administradora também reduz o tempo gasto com solicitações de segunda via.
Assim, a equipe consegue otimizar o tempo, reduzindo as demandas manuais e atendimentos repetitivos, e melhorar a percepção dos moradores, que passam a receber os avisos no tempo certo, de forma clara e recorrente.
E, ainda, tudo isso com rastreabilidade, histórico registrado e integração com o ERP.
Transparência e autonomia para o síndico
Por fim, o Group COM também permite que o síndico possa gerar um relatório completo de inadimplência do próprio condomínio, com filtros por período e por unidades.
Dessa forma, ele tem autonomia para acompanhar de forma transparente a inadimplência e entender qual a situação do condomínio.
O que muda na rotina da administradora com a cobrança automatizada
Quando a administradora consegue estruturar a gestão de cobrança com mais organização, clareza e tecnologia, a diferença aparece logo nos primeiros meses.
Afinal, com um sistema de cobrança para condomínios, a equipe passa a ter visibilidade total da inadimplência, sabe exatamente o que já foi feito com cada unidade e pode programar os próximos passos de maneira estratégica.
Além disso, com a régua de comunicação funcionando automaticamente e os boletos sendo enviados com consistência, os chamados caem drasticamente, os moradores se sentem mais informados e os síndicos reconhecem a eficiência da administradora.
Enquanto isso, a administradora, em vez de gastar tempo cobrando manualmente ou resolvendo pendências repetitivas, pode focar no que realmente importa: fortalecer o relacionamento com os clientes e melhorar continuamente a gestão condominial.
Mais do que uma mudança de sistema, a cobrança automatizada pode representar uma mudança de patamar na forma como a administradora opera — com mais estratégia, menos esforço, clientes mais satisfeitos e resultados que se multiplicam mês após mês.
