Não há como discordar: entre todos os problemas enfrentados na gestão condominial, a inadimplência em condomínios é, com certeza, um dos maiores. Além de comprometer diretamente o orçamento da gestão, o impasse também afeta todos os moradores.
Afinal, o rateio das dívidas aumenta o valor da taxa de condomínio para aqueles que pagam em dia.
Por isso, o controle de inadimplência em condomínios precisa ser uma das principais preocupações das administradoras. Afinal, a falta de fluxo de caixa compromete diretamente o orçamento da gestão, prejudica a saúde financeira do condomínio, trava melhorias e gera atrito.
Nesse sentido, o foco das administradoras de condomínios não deve ser apenas cobrar, mas também monitorar e administrar a falta de pagamento, além de prevenir e educar os moradores visando a evitar a inadimplência.
Neste artigo, vamos apresentar estratégias práticas e legais para facilitar o controle de inadimplência em condomínios e simplificar a gestão financeira condominial. Acompanhe!
O que é e como fazer o controle de inadimplência em condomínios?
O controle de inadimplência em condomínios diz respeito a práticas e estratégias para monitorar, administrar e reduzir o não pagamento das taxas condominiais pelos moradores. É preciso que as administradoras saibam como evitar inadimplência para evitar prejuízos à saúde financeira dos empreendimentos que gerencia.
Isso envolve acompanhar as contas de perto, manter os registros dos inadimplentes atualizado, definir políticas claras de cobrança, com prazos e multas, ter uma régua de cobrança eficiente e fazer uso de relatórios financeiros transparentes para garantir a previsibilidade financeira do condomínio.
Medidas como lembretes automáticos, facilitação do pagamento online e acordos amigáveis são comuns para evitar conflitos e preservar a harmonia entre os condôminos, garantindo a saúde financeira do condomínio.
Vale ressaltar que um controle eficaz da inadimplência condominial combina uma gestão financeira rigorosa, amparo legal e tecnologia. Nesse cenário, é importante não deixar a dívida virar uma "bola de neve" e adotar medidas para resolver o problema o quanto antes.
Confira, a seguir, algumas dicas práticas para facilitar o controle de inadimplência em condomínios.
Organize e acompanhe rigorosamente as contas do condomínio
Em primeiro lugar, é indispensável controlar e organizar as entradas e saídas de dinheiro do caixa do condomínio. Afinal, sem saber quem deve e quanto deve, qualquer estratégia de cobrança se torna falha. Lembre-se de que a organização é a base de tudo quando se trata de controlar a inadimplência condominial.
É necessário acompanhar e saber interpretar alguns KPIs financeiros, como:
- percentual de inadimplentes;
- tempo médio de atraso;
- valor total de débitos;entre outros indicadores relevantes.
Um alto percentual de condôminos inadimplentes, por exemplo, sinaliza problemas na arrecadação e potencial risco para o caixa do condomínio, exigindo ações preventivas e corretivas.
E, quanto maior for o tempo médio de atraso, maior o impacto financeiro e necessidade de intensificar cobranças para evitar o acúmulo de débitos.
Já o valor total de débitos é um indicador que revela o volume financeiro que está comprometido e quanto isso pode afetar a capacidade de investimento e pagamento de despesas do condomínio.
A geração de relatórios periódicos também é fundamental para acompanhar os indicadores-chave, fazer uma análise de débitos efetiva e realizar o monitoramento de pagamentos.
Nesse âmbito, a tecnologia pode agregar muito! A solução Group Condomínios, por exemplo, é capaz de gerar relatórios detalhados para facilitar o controle da inadimplência e melhorar a gestão condominial.
Ofereça descontos estratégicos para estimular pagamentos antecipados
Uma estratégia que costuma render bons resultados contra a inadimplência em condomínio é oferecer desconto para os condôminos que efetuarem o pagamento da taxa antes do vencimento.
O indicado é estipular um desconto de até 10%, promovendo um benefício para os moradores que pagarem antecipadamente e incentivando a quitação.
Lembre-se de que um incentivo positivo, como o desconto para a pontualidade, costuma funcionar melhor psicologicamente do que apenas a punição (multa) para evitar atrasos recorrentes.
Mas atenção: descontos por pontualidade devem ter aprovação em assembleia e estar previstos na Convenção Condominial para não configurar privilégio indevido.
Essa prática, que tem eficiência comprovada em muitos condomínios, também proporciona mais tranquilidade e segurança para a gestão, que recebe adiantamentos para sanar as despesas mais imediatas.
Diversifique formas de pagamento para evitar a inadimplência
Se a ideia é minimizar os índices de inadimplência, é claro que uma maior facilidade de pagamento deve estar em pauta. Para isso, diversificar as opções de quitação da taxa é uma boa estratégia.
Embora a modalidade mais tradicional seja o boleto, considere emitir as cobranças também em débito automático, cartão de crédito ou débito e cheque.
Em muitas situações, grande parte do problema da inadimplência está relacionado ao estabelecimento de uma única forma de cobrança do condomínio, que pode não representar uma opção prática para a maioria dos moradores.
Vale lembrar que, atualmente, muitas pessoas se beneficiam da facilidade do internet banking.
Oferecer uma única forma de pagamento que exija uma maior organização por parte do condômino (como, por exemplo, ir ao banco ou solicitar serviços) pode ser um verdadeiro tiro no pé da gestão quando o assunto é o controle de inadimplência em condomínios.
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Agilize cobranças e facilite o pagamento para os condôminos
Continuando na trilha de tornar o processo de pagamento mais fácil para os condôminos, outro passo importante é agilizar, ao máximo possível, o processo de cobrança e de pagamento.
Uma medida eficaz nesse sentido é permitir que os condôminos emitam sua própria 2ª via de boleto pelo site ou sistema da administradora/condomínio.
Além de eliminar o retrabalho com inúmeras solicitações de 2ª via, os moradores também podem ter muito mais praticidade para quitar seus débitos na segunda oportunidade. Uma ferramenta que pode ser muito interessante de se adotar é um app para emissão de 2ª via do boleto.
Outra ação (simples, mas fundamental) para colaborar com processos de pagamento mais ágeis é enviar a cobrança com uma boa antecedência. Idealmente, a taxa de condomínio é enviada ao menos 10 dias antes da data limite para quitação, possibilitando que os condôminos se organizem para pagar a taxa.
Nesse contexto, a tecnologia pode ser uma grande aliada. É possível, por exemplo, programar o envio automático de boletos/códigos PIX, automatizar lembretes antes do vencimento, fazer notificações de vencimento, tudo de forma automática. A automação reduz erros humanos e atrasos e ajuda muito no controle da inadimplência.
Estabeleça uma política clara de cobrança e recuperação
É essencial que a administradora defina um fluxo de cobrança. O 1º passo, por exemplo, pode ser um aviso amigável ao inadimplente, enquanto o 2º pode ser um aviso formal, e o 3º, uma ação judicial para efetuar o procedimento de cobrança.
É necessário estipular quais são os prazos a serem decorridos nas etapa e adotar um tom de comunicação adequado em cada fase, passando de um tom mais cordial até um mais firme.
Além disso, é importante determinar quando deve ser a hora de partir para a negociação de dívidas e, se nada mais funcionar, tomar medidas legais.
Lembre-se de que todas as tentativas devem estar documentadas e a política de cobrança precisa estar prevista na Convenção do Condomínio para evitar problemas.
Utilize cobranças formais e meios legais quando necessário
Idealmente, deve-se esperar cerca de 90 dias, período no qual a gestão deve tentar oferecer acordos e soluções amigáveis para o pagamento dos inadimplentes. Caso as tentativas não funcionem, não hesite em entrar com uma ação judicial contra esses moradores.
A partir daí, a inadimplência será abordada através de uma cobrança formal e jurídica, que envolve o trabalho de advogados e protestos em cartório. Multas, penalidades e possíveis acordos também podem ser infringidos e negociados.
Nos casos mais extremos, a administradora ou síndico não podem retroceder: é importante buscar apoio jurídico após todas as tentativas amigáveis se esgotarem.
Entre as opções legais estão:
- o protesto;
- a negativação do inadimplente; e
- a ação de cobrança.
É importante ter auxílio profissional para escolher a ideal.
O prazo processual para uma ação judicial contra inadimplência em condomínio geralmente é de até cinco anos para cobrança, conforme o Código Civil, a contar da data do vencimento da taxa condominial.
Na prática, o condomínio pode ajuizar a ação logo após alguns meses de atraso (geralmente de dois a quatro meses) e esgotadas as tentativas de acordo.
É preciso levar em conta os custos envolvidos: as taxas judiciais, como a taxa de protocolo (aproximadamente R$ 22,17) e despesas com oficial de justiça (por volta de R$ 77,10 por diligência), além dos honorários advocatícios que podem variar entre 10% a 20% do valor da causa.
Também pode haver custos para avaliação judicial do imóvel em caso de penhora para liquidação da dívida, que podem variar entre R$ 3.000 e R$ 7.000.
A ação pode ser executada com notificação ao devedor para pagar ou indicar bens à penhora em três dias; caso contrário, pode haver arresto de contas bancárias ou leilão do imóvel para quitar a dívida.
Como educar os condôminos a evitar a inadimplência?
As administradoras de condomínios podem e devem educar os condôminos sobre a prevenção de inadimplência. Afinal, trata-se de um problema que impacta toda a comunidade condominial, sendo igualmente prejudicial para todos.
Para começar, é preciso fomentar a educação financeira, já que isso pode reduzir consideravelmente a inadimplência e melhorar o engajamento dos condôminos.
Uma sugestão é fazer campanhas periódicas de conscientização sobre a questão, abordando-a também nas assembleias.
Nas campanhas, é interessante explorar no que consiste exatamente a taxa condominial, esclarecer o que é feito com a arrecadação dos pagamentos e ressaltar por que e como o pagamento em dia faz toda a diferença. O conhecimento e a clareza acerca da situação tendem a minimizar as ocorrências de inadimplência.
Além disso, enviar newsletters financeiras, fazer reuniões informativas sobre o uso do dinheiro advindo da taxa condominial, emitir alertas de vencimento via app ou e-mail e fornecer dicas sobre planejamento de pagamentos também são excelentes ideias.
Nesse processo, as administradoras podem lançar mão das soluções da Group Software, como o Group COM, para facilitar os contatos e alertas de pagamento.
Como a tecnologia ajuda no controle de inadimplência em condomínios?
A tecnologia exerce um importante papel no controle da inadimplência em condomínios. Ferramentas como um bom software de gestão condominial permitem realizar um controle automatizado e emitir relatórios quando quiser, por exemplo.
Além disso, esses sistemas facilitam a integração bancária (conciliação automática) e permitem emitir boletos ou gerar códigos PIX automaticamente, reduzindo atrasos e erros.
Hoje, a solução mais completa do mercado no que diz respeito à gestão condominial é a Group Condomínios. Quer conhecer todas as funcionalidades oferecidas? Então acesse a página do melhor sistema para condomínios!
Perguntas frequentes sobre controle de inadimplência em condomínios
Se você ainda tem dúvidas sobre o controle de inadimplência em condomínios, verifique se elas estão respondidas abaixo.
Comunicação clara e constante com os condôminos, envio regular de cobranças e lembretes, facilitação do pagamento com opções digitais, estabelecimento de multas e juros e aplicação ágil de medidas administrativas e judiciais em caso de atraso.
Sim, é possível prevenir a inadimplência sem cobrança judicial por meio de comunicação eficiente, negociações amigáveis, planos de pagamento personalizados, incentivos para quitação antecipada e uso de ferramentas digitais para facilitar o pagamento.
A régua de cobrança preventiva auxilia no controle da inadimplência ao estabelecer uma sequência organizada e automática de contatos com o condômino antes e após o vencimento da taxa condominial.
