A previsão orçamentária é uma etapa importante para a saúde financeira de um condomínio. Mas também é um processo desafiador para síndicos e administradoras. Afinal, controlar as receitas e despesas de um condomínio, organizando e planejando as ações, não é uma tarefa simples.
Contudo, o processo pode ser menos desafiador quando se conhece bem as etapas e utiliza recursos para facilitar essa tarefa.
Por isso, queremos dar dicas práticas para ter assertividade na previsão orçamentária e o que fazer quando o planejamento foge do previsto.
O que é previsão orçamentária?
A previsão orçamentária pode ser definida como um processo de análise e decisão acerca das despesas e receitas condominiais para o ano seguinte. De forma geral, é uma previsão das despesas que aquele condomínio terá no ano seguinte com base nos custos dos meses anteriores.
Quando fazer e apresentar a previsão orçamentária?
Pode-se fazer a previsão orçamentária no final do ano ou no início do ano vigente, segundo a convenção do condomínio. De todo modo, deve-se apresentar essa previsão, obrigatoriamente, pelo menos uma vez no ano.
No artigo nº 1350, do Código Civil, diz que:
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
A importância da previsão orçamentária para um condomínio
A importância da previsão orçamentária está fundamentada no equilíbrio financeiro do empreendimento. É com base nessa previsão que todas as despesas serão pagas, de modo que as contas fiquem sempre no verde.
Ademais, esse processo diz respeito ao dinheiro do condomínio. Ou seja, a quantia arrecadada por meio da taxa condominial e possíveis aluguéis de áreas comuns.
3 dicas para uma boa previsão orçamentária
Avaliações periódicas
Em primeiro lugar, é importante reavaliar as metas. E aqui, reavaliar é essencial para que as metas não fiquem distantes e irreais perante o orçamento do condomínio.
Para isso, compare relatórios de receitas e despesas para identificar possíveis dificuldades e elaborar planos de ação com antecedência para que o orçamento não estoure e gere impactos negativos para a saúde financeira do empreendimento.
Uso de sistemas
Usar um sistema te auxilia nessa tarefa. Isso porque, um software para gestão financeira de condomínio ajuda a economizar tempo, reduzir a taxa de erros e retrabalho e automatizar processos como o de pagamento ou emissão de boletos de 2ª via.
Com isso, o processo fica mais fácil e permite a você uma visão mais ampla acerca do panorama geral das contas do condomínio. Ademais, esses sistemas de gestão permitem que você realize as previsões e, posteriormente, justifique caso não tenham saído como o planejado. Isso ajuda a manter o controle não só sobre o que é previsto mas sobre o que realmente foi realizado.
Rotinas e dados são essenciais
Para uma previsão orçamentária de sucesso, é importante o hábito de levantar dados e fazer anotações. Pode-se anexar uma previsão orçamentária bem-planejada ao próprio boleto, o que torna o processo mais transparente, gerando assim uma relação de confiança entre as partes envolvidas.
E o que fazer quando as despesas fogem do previsto?
Embora não seja o cenário ideal, muitas situações podem ocasionar uma ruptura de tudo que foi previsto para o ano. Como, por exemplo, uma manutenção de emergência ou aumento significativo da inadimplência.
Essa é uma situação muito delicada para síndicos. Por isso, confira algumas dicas de como lidar com essa situação da melhor forma.
Trace soluções
Antes de convocar a assembleia, fazer uma revisão financeira detalhada é o primeiro passo. Dessa forma, reúna informações a respeito da situação financeira, bancária, tributária, números relativos a receitas e despesas.
Se a situação estiver relacionada à inadimplência, por exemplo, certifique-se de notificar os devedores. Depois, identifique nos atos administrativos dos últimos seis meses os erros e acertos da gestão.
Assim, você pode elaborar o esboço de um novo planejamento, corrigindo aspectos relevantes para que o problema não volte a ocorrer. Algumas medidas podem parecer antipáticas, mas são fundamentais para evitar desconfortos ainda maiores. É o caso de aumentar a taxa de condomínio ou promover a redução de gastos, que podem ser a solução para evitar cortes de serviços básicos.
Assembleia extraordinária
Feito isso, é hora de convocar uma assembleia extraordinária.
A honestidade e transparência são fundamentais para que o condomínio possa se reerguer. Agir da forma mais rápida possível e evitar mascarar ou exagerar os fatos são os segredos para contornar momentos de crise.
A atitude que melhor se encaixa à maioria dos casos é convocar uma assembleia extraordinária para reforço de capital. Vale lembrar: verifique a convenção do condomínio, caso haja uma. Em alguns casos, o documento autoriza a arrecadação de capital extra até um certo valor, sem necessidade de convocação de assembleia.
Com o aval do conselho, pode-se tomar a medida por meio de uma carta aos condôminos e esclarecê-la em uma reunião posterior.
Informação é tudo
O melhor jeito de comprovar a validade das medidas adotadas, bem como de garantir que o condomínio não foi lesado pelo síndico ou pela administradora, é ter registro das informações.
Estabelecer uma rotina de registros e organizar documentos de forma inteligente é fundamental para que medidas de caráter urgente não se tornem um transtorno ainda maior para a administração.
Concluindo
A previsão orçamentária é um procedimento de grande importância para a administração condominial. Por isso, ter as estratégias corretas e estar sempre atento as despesas e receita faz toda a diferença.
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