O processo de admissão é uma das etapas mais importantes da gestão de pessoas. Afinal, no momento em que a contratação é formalizada, o colaborador é oficialmente registrado e a empresa deve cumprir uma série de obrigações legais para garantir que o vínculo se inicie de forma regular. Caso alguma etapa seja negligenciada, o resultado pode ser um atraso no registro, problemas com o eSocial, retrabalho e até penalizações para a organização.
Para evitar esses riscos, é essencial conhecer todas as fases do processo, desde a solicitação dos documentos e a realização do exame admissional até o envio das informações ao eSocial e a integração do profissional à empresa.
Neste artigo, você vai entender como funciona o processo de admissão, quais documentos são obrigatórios, qual é o papel do ASO no processo, quais são os prazos relacionados ao eSocial e como tornar essa rotina mais ágil, segura, organizada e eficiente.
Por que o processo de admissão exige atenção redobrada?
Um dos principais pontos de atenção no processo de admissão é o envio das informações ao eSocial. Deve-se realizar o registro do trabalhador antes do início das atividades, já que o descumprimento desse prazo pode gerar multas para a empresa, inconsistências cadastrais e problemas com a fiscalização. Com isso, o RH precisa lidar com uma grande demanda de retrabalhos que poderia evitar.
Além disso, a documentação incompleta pode gerar o descumprimento de prazos legais e atrasos em questões essenciais no processo de admissão. Por isso, empresas com um grande volume de contratações podem enfrentar sérios problemas operacionais por conta de pequenos erros.
Contudo, ao adotar um processo admissional bem estruturado, organizado e digital, com etapas bem definidas e planejadas, o trabalho se torna mais eficiente, evitando problemas burocráticos e facilitando o processo de contratação.
Etapas do processo de admissão, do exame ao eSocial
O processo de admissão tem uma série de etapas que garantem que tudo ocorra em conformidade com a legislação. Embora possa haver algumas variações dependendo da empresa, as ações costumam seguir um fluxo definido desde a validação da aptidão até o início efetivo das atividades.
Analisando de uma maneira ampla, o processo acontece da seguinte forma:
- Realização do exame admissional e emissão do ASO
Avalia a aptidão do colaborador para a função. O resultado vira o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), documento obrigatório cuja ausência é falha comum em fiscalizações.
- Coleta e conferência da documentação obrigatória
O RH reúne e confere documentos como CPF, RG e carteira de trabalho. Erros aqui geram retrabalho no envio ao eSocial.
- Elaboração e assinatura do contrato de trabalho e demais documentos admissionais
O contrato e os termos complementares são redigidos e assinados. A assinatura digital pode agilizar essa etapa.
- Registro da admissão no eSocial dentro do prazo legal
O envio deve ocorrer até o dia anterior ao início das atividades, sem tolerância para atraso. Essa é a etapa com maior risco de compliance.
- Integração (onboarding) e início das atividades do novo colaborador
O colaborador conhece a equipe e as rotinas da empresa. Nessa fase, um onboarding bem feito pode reduzir o turnover inicial.
Cumprir essa sequência contribui efetivamente para a redução de erros e necessidade de retrabalho durante o processo de contratação.
A seguir, você confere em detalhes como funciona cada uma dessas etapas e quais cuidados tomar em cada uma delas.
Exame admissional e ASO
Primeiramente, como primeiro passo do processo de admissão é necessário realizar o exame admissional, sendo obrigatório para todos os trabalhadores contratados pelo regime CLT. Ele tem como objetivo avaliar se o candidato está apto para exercer suas respectivas funções, analisando seu histórico e estado de saúde.
Após uma análise médica, emite-se o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), que é o documento responsável por formalizar e comprovar o resultado do exame. Nele, constam informações tanto do trabalhador quanto da empresa, além de dados que trazem os possíveis riscos ocupacionais do cargo. Além disso, a depender da ocupação e dos riscos inerentes da atividade, existem também exames complementares.
O ASO é um documento essencial no processo já que ele regulariza a contratação. Por isso, somente após a sua emissão as próximas etapas podem ter sequência.
Documentos obrigatórios
O passo seguinte consiste na validação de alguns documentos obrigatórios do futuro empregado. São eles:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (física ou digital);
- documento de identidade;
- CPF;
- título de eleitor;
- comprovante de endereço;
- certificado de reservista (para homens maiores de idade).
Em caso de recebimento do salário-família, além de o trabalhador ter que atender os requisitos legais, são necessários os seguintes documentos:
- certidão de nascimento dos filhos;
- caderneta de vacinação ou equivalente (para filhos até 6 anos de idade);
- comprovante de invalidez (dependente maior de 14 anos);
- declaração de frequência escolar emitida pela instituição de ensino (no caso de filhos maiores de 6 anos).
Além disso, outras informações podem ser necessárias para inclusão em planos de saúde, vale-transporte, vale-alimentação e demais benefícios oferecidos pela empresa.
Para evitar atrasos, problemas e esquecimentos, o ideal é fornecer ao candidato um checklist com todos os documentos necessários antes da data prevista para a admissão. Assim, o RH consegue validar os dados com antecedência, evitando transtornos com o seguimento do processo.
Registro no eSocial: o prazo que não pode ser perdido
Com a documentação estando correta, a empresa deve registrar a contratação no eSocial, sistema do Governo Federal que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos trabalhadores.
Durante o processo, o principal evento é o registro do vínculo empregatício, que deve ser transmitido até o dia anterior ao início das atividades. Ou seja, o colaborador só pode iniciar suas atividades após a admissão ter sido oficialmente informada no sistema.
Perder este prazo pode gerar problemas sérios para a empresa, como multas administrativas, inconsistências cadastrais e até mesmo atrasos no processo de admissão, gerando retrabalho para o RH.
Por isso, reduzir este risco é fundamental para que a empresa admita o novo colaborador de forma regular e em conformidade com a legislação.
Contratação e onboarding: fechando o ciclo admissional
É nessa etapa é que ocorre a formalização da contratação. O colaborador deve assinar o contrato de trabalho e os demais documentos exigidos pela empresa como termos de confidencialidade ou políticas internas.
Após a assinatura do contrato, ocorre o onboarding, processo no qual há a integração do colaborador à empresa. Assim, o candidato pode conhecer um pouco mais sobre a empresa e se adaptar melhor. Esse processo é fundamental para a retenção do profissional.
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Admissão x seleção: onde um termina e o outro começa
Embora estejam diretamente relacionados, processo seletivo e processo de admissão não são a mesma coisa. Essa distinção é importante porque cada etapa possui objetivos específicos e exige procedimentos diferentes por parte do RH.
O processo seletivo é responsável por identificar e escolher o profissional mais adequado para a vaga, e acontece em quatro etapas principais:
- definição do perfil da vaga e divulgação da oportunidade;
- triagem de currículos e seleção dos candidatos;
- entrevistas, testes e avaliações;
- escolha do candidato e envio da proposta de contratação.
Para saber mais sobre este tema, vale a pena conferir nosso conteúdo completo sobre recrutamento e seleção, que explica cada uma dessas etapas detalhadamente.
Enquanto isso, o processo de admissão só começa após o candidato aceitar a proposta de emprego. Assim, o foco deixa de ser a escolha do profissional e passa a ser a formalização da contratação, cumprindo as exigências legais.
É nessa fase em que acontece o exame admissional, a emissão do ASO, a conferência de documentos obrigatórios, a assinatura do contrato de trabalho, o registro no eSocial e a integração do novo colaborador à empresa.
Como reduzir erros no processo de admissão
Um processo de admissão eficiente depende principalmente de um bom planejamento e do cumprimento de prazos. Assim, quanto mais estruturado o processo de contratação, menores as chances de erros e inconsistências.
Nesse contexto, algumas boas práticas ajudam a tornar o processo mais seguro e ágil:
- padronizar todas as etapas do processo admissional;
- utilizar checklists para conferência dos documentos obrigatórios;
- solicitar a documentação com antecedência;
- acompanhar os prazos do exame admissional e do envio ao eSocial;
- centralizar as informações dos colaboradores em um único sistema;
- automatizar tarefas repetitivas, como coleta de documentos, validações e notificações.
Com o Group Pessoas, o processo admissional pode ser gerenciado de forma mais simples e assertiva. A plataforma permite a realização da admissão de forma 100% digital, com envio de documentos pelo app e assinatura digital com validade jurídica.
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Perguntas frequentes sobre o processo de admissão
Ficou com alguma dúvida sobre processo de admissão? Veja se ela está respondida abaixo.
O processo de admissão é um conjunto de etapas que formalizam a contratação de um colaborador após sua aprovação no processo seletivo. Ele inclui atividades como exame admissional, emissão do ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), coleta de documentos, assinatura do contrato de trabalho, registro no eSocial e integração do novo profissional à empresa.
O registro da admissão deve ser enviado ao eSocial até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador. O colaborador só pode começar a trabalhar após o envio correto das informações ao sistema.
Os documentos mais solicitados são RG ou CNH, CPF, CTPS, comprovante de residência, título de eleitor, certidão de nascimento ou casamento, comprovante de escolaridade, dados bancários e documentos dos dependentes, quando aplicável. A empresa pode solicitar documentos adicionais conforme a função ou seus processos internos.
Sim. O ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) é emitido após o exame admissional e comprova se o trabalhador está apto ou inapto para exercer a função. O documento é obrigatório e deve ser arquivado pela empresa para fins de conformidade com a legislação de saúde e segurança do trabalho.
