O processo de locação pode ser dividido em várias partes e o seu início se dá muito antes do recebimento da proposta. Isso porque antes do recebimento da proposta a imobiliária tem todo um processo interno de captação e divulgação desse imóvel.
Para ter uma carteira de imóveis saudável é necessário que o gestor tenha conhecimento e entenda a importância de cada parte do processo. Dessa forma, será possível se antecipar dos maiores problemas enfrentados pela administração hoje nas locações.
Neste artigo, vamos abordar cada uma das etapas envolvidas no processo.
Captação
A captação é um dos pilares essenciais para o trabalho bem-feito, sendo a imobiliária e/ou gestor da locação o responsável por orientar o proprietário e pretenso locador sobre as condições do imóvel que ele deseja anunciar.
De acordo com o artigo 22, da Lei 8.245/91, mais conhecida como Lei do Inquilinato, o locador é obrigado a entregar o imóvel ao locatário em condições de uso.
Uma boa prática de mercado é fazer uma vistoria prévia na captação, pois ajuda a identificar problemas preexistentes no imóvel e também orienta da melhor maneira possível o proprietário dando a ele o prazo que o imóvel está desocupado para fazer os ajustes necessários para que tenha condições de habitabilidade e plena funcionalidade.
Essa inspeção tem como principais objetivos a verificação de pendências de manutenção anteriores, a existência de problemas estruturais que ameacem a plena habitabilidade, bem como sinais de itens em fim da sua vida útil e que poderão comprometer a harmonia da locação.
Por ter conhecimento técnico e ser especialista em administração de imóveis, é dever da imobiliária orientar os proprietários quanto às melhores práticas e decisões conforme as regras previstas na legislação. Um sistema pode ajudar no processo de vistoria. A Group Software, por exemplo, possui o Group Check Vistoria, que permite você realizar vistorias de captação, entrada, inspeção, manutenção, prevenção e de saída do imóvel.
Para a vistoria de captação, você pode relatar os itens que precisam de manutenção demarcando nas fotos para facilitar a identificação, constar a porcentagem da comissão combinada, um texto para autorização da divulgação e captação de locatários para o imóvel. Assim, formaliza um pré-contrato, podendo enviar o documento de forma instantânea para o proprietário assinar, trazendo agilidade ao seu processo de captação.
Ainda na captação, é importante a imobiliária analisar os documentos do proprietário para saber se, de fato, ele possui legitimidade para alugar o imóvel. Em caso de qualquer problema no processo de locação a imobiliária poderá ser responsabilizada se não tiver agido com o dever de observância.
A imobiliária administra uma relação contratual que não é dela (locador x locatário), criando um vínculo obrigacional com ambas as partes, portanto, tem deveres não só com o locador, mas também com o locatário.
Essa prática pode até parecer uma coisa pequena, mas ela te livrará de reclamações e dores de cabeça no início dessa relação tríplice entre a imobiliária, o locador e o locatário quando o imóvel for alugado. Além disso, esse cuidado com o imóvel e com a relação locatícia darão aos envolvidos a segurança no processo.
Via de regra, as imobiliárias somente assinam o contrato com o proprietário após ter um cliente interessado e com os documentos aprovados para a locação. Essa prática costumeira pode gerar alguns desgastes logo no início do processo de locação, tais como o proprietário querer negociar o valor de intermediação e administração mensal que já foram informados e aceitos por ele informalmente durante a captação.
Ocorre que, sem um documento assinado e com o locatário aprovado para alugar, a imobiliária acaba cedendo e diminuindo o seu percentual para não perder a locação. Porém, se você tem um documento de captação assinado pelo proprietário onde consta a autorização para o anúncio e as porcentagens previamente definidas, você mitiga esse problema seguindo o fluxo natural do processo de locação.
Análise de Perfil
Na prática, o risco da locação é do locador. Porém, quando a imobiliária é negligente na seleção do locatário e fica evidente que o prejuízo sofrido pelo locador se deu por um defeito na prestação de serviços, a imobiliária responde e concorre com o prejuízo.
Portanto, uma locação deve ser cercada de cuidados. Um desses cuidados é justamente realizar a análise de perfil do pretenso locatário e dos seus fiadores. Essa análise é para identificar padrões de comportamentos que levam a inadimplência e criar mecanismos de proteção da saúde da carteira de imóveis.
Apenas as consultas nos serviços de proteção ao crédito (SPC e SERASA) não são suficientes para garantir o perfil do cliente, pelo contrário, é necessário que a imobiliária se atente a todos os requisitos de consulta dos locatários e de seus fiadores. Sendo assim, a consulta tem que ser completa, analisando também a capacidade de pagamento, a capacidade de endividamento assim como a análise da vida pregressa.
Com todas essas análises, você vai assegurar que no momento da contratação os indivíduos tinham inteira capacidade de assumir o contrato de trato sucessivo, capacidade para pagamento, lastro patrimonial assegurando que em caso de uma eventualidade ele terá condições de cumprir com as obrigações assumidas, bem como analisando a conduta pregressa dos envolvidos no contrato. Ou seja, o que o padrão dele revela em relação aos antecedentes, na locação você faz isso consultando processos (analise jurídica: Tribunal de Justiça Estadual, Justiça Federal, Justiça do Trabalho).
Vale ainda ressaltar que é de extrema importância de guardar o espelho de toda essa análise e de todas as consultas que foram realizadas, pois, é através desse documento que a imobiliária conseguirá comprovar o empenho para a melhor seleção dos candidatos à locação.
Com o Imobilária21, por exemplo, no cadastro da pessoa seja ela locador ou locatário, você consegue fazer o preenchimento da ficha completo, guardar os documentos enviados e ainda guardar todas as análises que foram feitas. Essas informações poderão ser anexadas no cadastro da pessoa ou ainda no contrato.
Assinatura do contrato e entrega das chaves
Antes de entregar as chaves para o locatário, é necessário ainda, formalizar o estado do imóvel por meio de um laudo de vistoria, para que ao final do contrato, ele possa ser restituído ao proprietário nas mesmas condições do início do contrato, exceto é claro, o desgaste natural que conforme previsto no art. 23, III da Lei do Inquilinato é de responsabilidade do locador.
A Lei adverte ainda que o laudo tenha uma descrição minuciosa sobre o estado do imóvel. Essa descrição é necessária não só para garantir ao locatário que o imóvel está sendo entregue para ele em condições de uso e habitabilidade, mas também para deixá-lo ciente sobre a forma que terá que restitui-lo ao final do contrato.
Somente após a assinatura dos contratos de administração, locação e do laudo de vistoria inicial é que o rito da locação finalizado e nesse momento, as chaves são entregues para o locatário.
Você observou que apenas para administrar uma locação a imobiliária faz o agenciamento, isso porque ela faz o anúncio de um imóvel buscando um candidato que se encaixe nos requisitos para alugá-lo; mandato, pois ela necessita que o locador conceda uma autorização para a representação na administração do imóvel e por último, a prestação de serviços que é caracterizada pela intermediação entre locador e locatário durante toda a vigência do contrato assinado entre as partes.
Desta forma, somente após todo esse processo inicial da locação e a assinatura dos contratos é que começa de fato a administração da locação.
Veja também: Assinatura digital em contratos imobiliários
Administração da locação
Com a entrega das chaves ao locatário, a imobiliária começa a ter vários processos de acompanhamento desse contrato como a troca de titularidade nas agências de energia e saneamento, o cadastro do novo locatário junto ao condomínio, a verificação da apólice de seguro incêndio, a geração de boletos para pagamento dos aluguéis, o acompanhamento dos pagamentos dos encargos como condomínio, IPTU, entre outros.
Ter um software pode te ajudar a formalizar e gerenciar as solicitações dos locatários e/ou locadores, otimizando ainda mais seu processo de locação. Além disso, não deixar aquela atividade que foi solicitada por telefone, e-mail ou ainda por WhatsApp ser esquecida pelos atendentes, evitando a cobrança de retorno por parte dos clientes.
Para todas essas atividades é importante escolher um software que vai te auxiliar a desenvolver cada uma delas, trazendo para o seu processo de locação mais agilidade e segurança. Um bom software de gestão imobiliária aliado a um software de vistoria vai contribuir na automação de vários processos, assim como guardar o histórico daquela locação para resguardar a imobiliária de todo o serviço que foi prestado.
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