Com tantas tarefas e responsabilidades, agilizar os processos e aumentar a eficiência é um dos grandes desafios da gestão imobiliária.
Não por acaso, a tecnologia se tornou a mão direita de inúmeros gestores do segmento - principalmente na forma dos softwares de gestão.
Se essas ferramentas são tão vantajosas, pode ser uma tarefa complicada escolher o sistema para imobiliária ideal para o seu dia a dia.
Afinal, o que um software deve ter para atender às suas necessidades? Confira a seguir!
Como escolher o melhor sistema para imobiliária?
Realmente, esta não é uma pergunta facilmente respondida. É claro que cada imobiliária possui suas necessidades, demandas, problemas e objetivos específicos.
Para além disso, alguns critérios básicos também devem ser considerados na escolha do melhor ERP: o porte da imobiliária (existem sistemas que são voltados para negócios de menor porte, enquanto outros se voltam para empresas maiores), as necessidades da imobiliária e, é claro, o orçamento disponível.
Atender às demandas do dia a dia e caber nas finanças são pilares indispensáveis na seleção do sistema para imobiliária, mas outras funcionalidades e características também devem ser consideradas.
Prossiga a leitura e tome nota do checklist do software imobiliário ideal!
Checklist do software imobiliário ideal
1. Informações centralizadas e tarefas otimizadas
Um dos requisitos indispensáveis de um bom sistema para imobiliária é centralizar todas as informações do negócio, facilitando o acesso a dados importantes, garantindo que nenhuma informação se perca e otimizando todos os processos do dia a dia.
Afinal de contas, tenha em mente que o objetivo central de todo ERP imobiliário é agilizar as rotinas de trabalho (sem perder a qualidade), aumentando a produtividade de toda a equipe.
Tarefas simples como a emissão de 2ª via de boletos podem exigir tempo e esforços impressionantes, o que demanda otimização e auxílio da tecnologia. Com a ferramenta certa, é possível reduzir até 70% dessas solicitações, reduzindo o volume de tempo/dinheiro gastos com atendimento.
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2. Praticidade e usabilidade
Este é um critério básico, mas extremamente importante: cheque se o sistema possui uma navegação simples e intuitiva. A tecnologia, afinal de contas, deve ser uma grande aliada e não uma dificultadora das rotinas imobiliárias.
Quanto mais facilidade no acesso às informações e simplicidade na navegação pelas ferramentas, melhor!
3. Cadastro eficiente de imóveis e de clientes
Fazer um cadastro completo e eficiente é o primeiro passo para implementar com rotinas produtivas na imobiliária. Já que vai centralizar todas as informações, o software de gestão deve contar com um sistema eficaz de registro e organização dos dados.
Nesse sentido, observe se o sistema possui as seguintes opções:
- Cadastro completo de pessoas, com opção de mais um endereço, contato e anexo;
- Cadastro de imóveis por tipos e subtipos, com a inserção de fotos e vídeos;
- Definição de grupo de acesso por usuário e filial;
- Cadastro de contratos de locação vinculados aos imóveis (incluindo variáveis como dados de valor, período de locação, informação do locatário, lançamentos extras relativos ao contrato etc).
- Controle de imóveis vagos e locados.
Só a partir de dados cadastrados e atualizados é possível automatizar tarefas e poupar horas de trabalho da sua equipe - por isso, fique atento à eficiência do cadastro!
4. Gestão completa e inteligente das finanças
Não tem como negar: a gestão eficiente das finanças é uma ferramenta-chave de todo ERP.
A gestão financeira imobiliária, com todas as suas particularidades e dificuldades, demanda um controle rigoroso e muito bem estruturado para dar resultados.
Dentre os recursos que fazem toda a diferença para a sua administração e que devem ser observados, podemos citar:
- Emissão de boletos e remessas de cobrança, com envio automático para os bancos;
- Cálculo completo do faturamento de locações (segmentado por mês ou pelo período desejado);
- Controle eficaz de inadimplência (com geração de relatórios dos locatários inadimplentes para acompanhamento, além da possibilidade de criar uma carta de cobrança no sistema);
- Baixa automática dos títulos recebidos de uma única vez, gerando produtividade para o usuário;
- Imposto de Renda e DIMOB: confira se o sistema possui recursos para auxiliar no envio da DIMOB (Declaração de Informações sem Atividades Imobiliárias), que é anual, assim como no imposto de renda. As ferramentas podem gerar arquivo de texto para envio da DIMOB e gerar automaticamente o imposto de renda, por exemplo.
5. Gerenciamento da carteira de imóveis via internet
Todo bom sistema para imobiliária deve permitir que o usuário acompanhe, através da web, todo o “trajeto” que os imóveis percorrem na imobiliária, desde a etapa de cadastro até o fechamento da venda.
Esse gerenciamento online da carteira de imóveis é indispensável para otimizar a rotina de gestores e corretores.
É interessante que o software permita, inclusive, monitorar a divulgação dos imóveis nos principais portais do país, além de gerar roteiros de visita e propostas de venda e locação.
6. Acompanhamento das negociações com clientes potenciais em tempo real
Com informações centralizadas e muito mais acessíveis, é importante que o sistema imobiliário contratado possibilite que gestores e corretores visualizem toda a jornada de atendimento do cliente que deseja comprar um imóvel, destacando se ele já teve algum imóvel na imobiliária.
Dessa maneira, a imobiliária será capaz de atender de forma muito mais eficiente e personalizada, aumentando as chances de fechar novos contratos.
Alguns sistemas, inclusive, permitem criar perfis dos imóveis, verificando a compatibilidade entre o que é buscado e o que é ofertado.
7. Suporte técnico
Por fim, vale mencionar a importância do suporte técnico oferecido com a contratação do software imobiliário.
Verifique se a empresa em questão oferece apoio especializado e de qualidade para assessorar questões de implementação, manutenção e dúvidas de uso e configuração gerais.
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