Os boletos de condomínio são documentos financeiros primordiais para a manutenção financeira do condomínio. E automatizar sua emissão é um dos caminhos para tornar a gestão condominial mais eficiente.
Nesse sentido, a Group Software atua como sua grande aliada, pois oferece ferramentas que facilitam a emissão e o controle dos boletos bancários. Suas soluções automatizadas integram a emissão, o controle e a cobrança, o que certamente torna a sua gestão mais fluida, prática e otimizada.
Neste artigo, vamos explicar como melhorar a emissão e a organização dos boletos de condomínio com a ajuda da tecnologia. Acompanhe!
O que é o boleto condominial?
O boleto é o meio oficial de cobrança das cotas condominiais mensais, que engloba a taxa de condomínio ordinária, o fundo de reserva e as cotas extras. É por meio dele que os condôminos conseguem pagar essas despesas.
Uma das principais vantagens no que diz respeito ao uso do boleto bancário reside na sua estrutura tarifária. Em geral, essa modalidade se apresenta mais econômica comparada a outras formas de pagamento.
Operadoras de cartão de crédito, por exemplo, aplicam taxas proporcionais sobre cada transação efetuada. Enquanto isso, os boletos estipulam um montante fixo.
A fim de evitar atrasos no pagamento e coibir a inadimplência, é vital que a emissão de 2ª via de boletos seja automatizada e o próprio condômino possa solicitar sem dificuldade.
Como funciona o boleto de condomínio?
O boleto de condomínio funciona como um título de cobrança mensal para ratear despesas comuns entre os condôminos, emitido pela administradora por meio de um software integrado a bancos.
Mensalmente, o software gera boletos contendo:
- a descriminação do cedente (ou seja, o condomínio);
- o sacado (ou seja, o condômino);
- o valor;
- o vencimento;
- a linha digitável;
- o código de barras; e
- possíveis multas/juros por mora.
O pagamento é compensado em um a três dias úteis, creditando na conta PJ do condomínio.
O processamento ocorre por compensação bancária após pagamento no caixa, no app do banco ou por QR Code, com registro automático no sistema para controle de inadimplência.
O cálculo do valor total mensal soma as despesas ordinárias dos últimos 12 meses, divide por 12 para fazer a média, ajusta pelo índice IPCA para que o valor siga a inflação e, depois, adiciona fundo de reserva, provisão para extras e inadimplência prevista em assembleia anual.
A administradora rateia as despesas extraordinárias separadamente e as inclui no boleto respectivo. Os moradores, em assembleia, definem como esse rateio deve ocorrer antes de o síndico lançar a cobrança.
O rateio entre as unidades segue a convenção do condomínio, e pode ser por fração ideal (proporcional à área da unidade no total do condomínio, padrão legal pelo Código Civil) ou igualitário (dividido por número de unidades).
Campos obrigatórios em um boleto
Existem alguns campos que não podem faltar em um boleto bancário, que deve ser obrigatoriamente registrado. São eles:
- código do banco: são três dígitos que correspondem ao Código das Instituições Bancárias na Compensação da instituição financeira acompanhado pelo dígito verificador;
- linha digitável: representação numérica do código de barras;
- vencimento: data em que o boleto deve ser pago sem que perca o valor ou haja pagamento de multas;
- agência código cedente: cada banco possui seu padrão, mas usualmente contém número da carteira, agência, conta e dígito;
- nosso número: código de controle que identifica o boleto e permite ao banco e beneficiário identificar os dados que deram origem ao documento, por isso, são números únicos;
- valor do documento: valor a ser pago;
- cedente/beneficiário: contém as informações sobre o emissor do boleto;
- data do documento: data em que o boleto foi gerado ou emitido;
- sacado/pagador: contém as informações sobre quem fará o pagamento;
- instruções: contém mensagem ao caixa recebedor, que devem ser claras a respeito das condições de recebimento do boleto;
- carteira: indica que o boleto é registrado, uma obrigatoriedade;
- código de barras: é uma imagem que representa as informações do boleto.
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Como emitir boletos para condomínios?
Para emitir boletos para condomínios, as administradoras ou síndicos utilizam um software integrado ao seu banco, num processo que exige o CNPJ do condomínio, uma conta PJ cadastrada e registro bancário obrigatório desde 2017 pelo Banco Central.
Para a emissão manual, deve-se:
- acessar sistema bancário ou software com dados rateados;
- inserir cedente, sacado, valor, vencimento e multas/juros;
- gerar linha digitável, código de barras e PDF;
- enviar o boleto aos condôminos por e-mail ou impresso.
No entanto, existem soluções automatizadas, como as da Group Software, que facilitam muito o processo de emissão de boletos bancários. Com essas ferramentas, a administradora consegue automatizar a geração mensal de boletos com rateio, personalização, envio via e-mail ou WhatsApp e 2ª via com recálculo automático de multas.
Além disso, a solução da Group realiza a integração bancária para tornar a compensação mais rápida, permite enviar notificações de forma automática e ainda oferece o app Group COM para os condôminos acessarem boletos, reduzindo o trabalho manual da equipe da administradora.
Como simplificar a emissão de boletos de condomínio
A emissão de boletos pode parecer um pouco complexa, mas não é. E para tornar esse processo ainda mais simples e fácil, como vimos, o ideal é automatizar. A automatização assegura a geração de documentos com os atributos indispensáveis. O sistema entrega tudo dentro dos prazos que o gestor estipulou.
Essa iniciativa viabiliza um aumento na eficiência da equipe, permitindo que esta concentre seus esforços em atividades de cunho estratégico, em detrimento das tarefas mais burocráticas.
As vantagens das soluções da Group Software para condomínios são muitas: automatização da emissão de boletos, redução de erros (em especial os humanos), agilidade operacional e prevenção da inadimplência, já que o controle do pagamento dos boletos também se torna mais simples.
A melhor solução para boletos de condomínio
Não dá para negar que o boleto faz parte da rotina administrativa de um condomínio, mas que o processo de emissão pode demandar muito tempo do síndico e da administradora. Por isso, contar com a tecnologia faz toda a diferença!
Para facilitar, você pode contar com a melhor solução para boletos em condomínio: as soluções condominiais da Group Software, que oferecem funcionalidades muito úteis, como geração e envio automático de boletos, personalização com o logotipo da administradora, 2ª via com validação do código de barras, notificações automáticas e integração bancária.
Esses diferenciais fazem com que as soluções da Group Software sejam as mais indicadas quando o assunto é otimizar a gestão do condomínio e facilitar a vida dos administradores e síndicos.
Perguntas frequentes sobre boletos de condomínio
Ainda com dúvidas a esse respeito? Então confira abaixo se elas já estão respondidas.
Não pagar o boleto de condomínio gera multa de até 2%, juros de 1% ao mês, correção monetária, proibição de votar em assembleias, negativação do CPF no Serasa/SPC, cobrança judicial com possível penhora de bens ou leilão do imóvel.
O condomínio pode cobrar a taxa de boleto legalmente, desde que os moradores a prevejam na convenção ou a aprovem em assembleia. A FEBRABAN limita esse valor a R$ 5,00 para cobrir custos de emissão. O síndico, no entanto, deve discriminar
A administradora cobra o valor do condomínio mensalmente e envia o documento por e-mail, WhatsApp, app ou correio. O morador pode pagar via boleto, débito automático, PIX, cartão ou carnê. Os condôminos escolhem, em assembleia, se o pagamento seguirá a fração ideal ou o rateio igualitário.
A prestação de contas de um condomínio funciona como relatório financeiro obrigatório do síndico à assembleia, e detalha receitas, despesas, balancetes, extratos bancários, notas fiscais e inadimplência.
