Em qualquer segmento, seja comércio, indústria ou prestação de serviço, a busca pela eficiência operacional é muito mais que um ponto positivo para o trabalho,
é a essência básica para sobrevivência no mercado. Assim, para o segmento de administração de condomínios, essa afirmativa não foge nem um pouco.
Agilidade no trabalho, mais produtividade e menos atividades operacionais, otimização da comunicação, melhora na relação entre empresa e condomínio são alguns dos principais objetivos dos administradores condominiais.
Mas o que é necessário fazer para alcançar esse resultado? Como as administradoras de condomínio podem evoluir? Alguns mecanismos servem de apoio, hoje, para esses gestores.
Se você quer saber quais são as melhores práticas de gestão e como melhorar a eficiência operacional da administração do condomínio, confira a leitura do artigo, vamos explicar o que mais precisa saber!
Quais as características de uma administradora de condomínios eficiente?
Quando pensamos em eficiência operacional, muitas pessoas entendem o termo como ganho de agilidade e, consequentemente, melhoria de performance. Mas, para nós,
uma administradora de condomínios eficiente apresenta muitas outras características além da agilidade de processos.
Minimização de erros
A eficiência na
gestão de condomínios está diretamente ligada à minimização de erros. Na prática, isso significa rever os processos internos, identificar gargalos e oportunidades de melhoria e aplicá-los no negócio, para oferecer para o cliente a melhor experiência possível. Esse processo deve ser feito constantemente, como uma maneira de evitar burocracias desnecessárias.
Atendimento rápido
Também relacionado à experiência do cliente, o atendimento é um dos pontos que mais deixa a desejar nas empresas. Para que isso não aconteça, é necessário criar uma regra de tempo máximo de resposta e, se possível, automatizar o suporte da empresa. Dessa forma, a administradora tem ganhos em eficiência e os colaboradores podem atuar de forma mais estratégica.
Resolução de problemas
Esse é outro conceito básico da eficiência operacional. Uma administradora de condomínios eficiente tem, como principal característica, a resolução de problemas. Afinal de contas, não adianta ter um atendimento excelente, se o problema do cliente não for resolvido. Para isso,
avalie quais as principais dores do seu cliente e crie procedimentos para resolvê-los de forma simples e automatizada.
Como melhorar a eficiência operacional?
Independentemente do seu tempo de atuação, qualquer empresa pode buscar melhores maneiras de aumentar a eficiência dos seus processos. Conheça alguns dos principais pontos para isso logo abaixo.
Avaliação de desempenho
Sem sombra de dúvidas, o primeiro passo é medir a
qualidade operacional dos processos. Com isso, identificar quais são os gargalos existentes que vêm impactando na possível insatisfação dos condôminos.
Na mesma proporção, é necessário detectar aquilo que não é uma insatisfação ou empecilho para os clientes, mas que não está agregando no desempenho dos serviços. Além disso, também identificar possíveis custos desnecessários que inflacionam o serviço.
Definição de metas
Diminuir o tempo de entrega, melhorar a comunicação da empresa e da prestação de contas, implantar a cultura da
transparência, evitar cobranças indevidas são alguns objetivos que envolvem a melhoria da eficiência operacional.
Após a identificação dos gargalos, é preciso estipular
metas que levam à melhoria contínua. E a melhor maneira de garantir que os objetivos sejam alcançados é implantar indicadores e avaliá-los, entendendo quão eficiente estão sendo os planos de ação para otimização operacional.
Suporte da tecnologia
O principal intuito de investir em soluções tecnológicas é otimizar processos de uma organização. É possível contar com
softwares para administradoras de condomínios, que por sua vez, oferecem
inteligência artificial, business intelligence, tecnologia em nuvem, entre outros.
O processo de implantação do software está altamente ligado à
identificação dos gargalos. Dessa maneira, as tecnologias devem visar eliminar os ruídos nos processos e garantir o alcance da eficiência operacional.
A eficiência operacional atualmente é fundamental para garantir que os processos que envolvem a administração do condomínio sejam feitos. Para isso, é fundamental trabalhar com sistemas especializados no segmento condominial.
Quer saber mais sobre eficiência operacional e como melhorar os processos da sua administradora? Confira como melhorar a produtividade na gestão de condomínios.
