Eficiência operacional na administradora: como otimizar processos e reduzir custo

A eficiência operacional na administradora de condomínios é o caminho para reduzir erros, automatizar processos e melhorar a entrega de serviços. 

No setor condominial, isso significa mais agilidade nas tarefas, menos retrabalho e uma comunicação transparente entre empresa e condomínio. 

Além disso, quando a gestão se torna leve e produtiva, a relação com os moradores também melhora.

Mas como saber quais estratégias realmente ajudam administradoras e síndicos a alcançar esse resultado? Hoje existem diferentes mecanismos que apoiam essa evolução e tornam a rotina mais simples.

Neste conteúdo, você vai descobrir as melhores práticas de gestão e entender como colocar a eficiência operacional em prática na administração do seu condomínio. Fique até o final para entender mais!

O que é eficiência operacional na administradora?

Eficiência operacional na administradora é o uso inteligente de recursos para atingir os objetivos da gestão de condomínios com menos tempo, custo e esforço, sem perder a qualidade.

Na prática, é a organização dos processos de forma que tudo funcione de maneira simples, rápida e com menos desperdícios. É diferente da eficácia, que se preocupa apenas em alcançar o resultado final. Veja:

• a eficácia garante que a meta foi atingida;
• a eficiência mostra que o caminho escolhido foi o mais produtivo e econômico.

Um exemplo disso é enviar comunicados por carta aos moradores. A informação chega até o destino, porém, usar um aplicativo ou portal online é mais prático, pois reduz custos, agiliza a entrega e facilita o acompanhamento da informação. 

Quais as características de uma administradora de condomínios eficiente?

Uma administradora de condomínios eficiente é aquela que promove a minimização de erros, garante atendimento rápido, oferece resolução de problemas e ainda otimiza recursos para manter a qualidade dos serviços.

Quando pensamos em eficiência operacional, muitas pessoas entendem o termo como ganho de agilidade e, consequentemente, melhoria de performance. 

Mas, para nós, uma administradora de condomínios eficiente apresenta muitas outras características além da agilidade de processos. São eles:

Minimização de erros

A alta performance na gestão de condomínios está diretamente ligada à minimização de erros. 

Na prática, isso significa:

• rever os processos internos;
• identificar gargalos;
• identificar oportunidades de melhoria e aplicá-los no negócio, para oferecer para o cliente a melhor experiência possível. 

Esse processo deve ser feito constantemente, como uma maneira de evitar burocracias desnecessárias.

Além disso, erros de gestão como falhas em cobranças, atrasos em pagamentos ou informações desencontradas podem ser evitados com processos estruturados, indicadores operacionais e o uso de tecnologia. 

A automação de processos e o controle de qualidade reduzem retrabalho e tornam a administração muito mais confiável.

Atendimento rápido

Também relacionado à experiência do cliente, o atendimento é um dos pontos que mais deixa a desejar nas empresas. 

Para que isso não aconteça, é necessário criar uma regra de tempo máximo de resposta e, se possível, automatizar o suporte da empresa. 

Dessa forma, a administradora aprimora seus processos e os colaboradores podem atuar de forma mais estratégica.

Um atendimento ágil e proativo significa:

• reduzir o número de chamados;
• evitar conflitos desnecessários;
• melhorar a percepção da administradora junto aos moradores. 

Investir em canais de comunicação práticos e garantir um tempo mínimo de resposta aumenta a satisfação do condômino e fortalece a imagem da empresa no mercado.

Resolução de problemas

Esse é outro conceito básico da eficiência operacional. Uma administradora de condomínios comprometida com a qualidade tem, como principal característica, a resolução de problemas. 

Afinal de contas, não adianta ter um atendimento excelente, se o problema do cliente não for resolvido. Para isso, avalie quais as principais dores do seu cliente e crie procedimentos para resolvê-los de forma simples e automatizada.

Veja alguns exemplos para te ajudar entender:

• inadimplência: criar procedimentos para cobrança
• manutenções urgentes: ter protocolos prontos para agir com rapidez.
• conflitos entre moradores: aplicar regras e mediação para resolver sem desgaste.

Quando essas situações são tratadas com agilidade na gestão e soluções condominiais adequadas, a administradora ganha credibilidade e mostra que está preparada para entregar melhorias operacionais no dia a dia.

Veja também:

• Equipe de suporte da administradora de condomínio: entenda a importância de automatizar essa área
• Metas para imobiliárias: guia completo
• Software imobiliário: a revolução na gestão de imóveis
• Plano de metas: passo a passo com planilha!
• Como ter agilidade nos processos da administradora de condomínios?

Como melhorar a eficiência operacional na administradora?

Independentemente do seu tempo de atuação, qualquer empresa pode buscar maneiras de otimizar seus processos. Conheça alguns dos principais pontos para isso logo abaixo.

Avaliação de desempenho

Identificar gargalos e custos desnecessários que prejudicam a satisfação dos condôminos.

Definição de metas

Criar objetivos claros e indicadores para medir a melhoria contínua.

Contrate pessoas certas

Montar um time proativo, preparado para mudanças e com autonomia de decisão

Avalie a cultura da sua empresa

Estimular um ambiente colaborativo que favoreça inovação e resultados.

Desenhe e agilize processos

Mapear o workflow atual e simplificar rotinas para reduzir retrabalho.

Use a tecnologia como aliada

Adotar softwares que eliminam tarefas manuais e aumentam a produtividade.

Insira metodologias ágeis

Aplicar entregas rápidas e comunicação transparente, alinhadas à experiência do cliente.

Defina suas métricas e envolva seu time

Escolher indicadores estratégicos e engajar a equipe na busca por resultados.

Avaliação de desempenho

O primeiro passo é medir a qualidade operacional dos processos, e com isso, identificar quais são os gargalos existentes que vêm impactando na possível insatisfação dos condôminos. 

Na mesma proporção, é necessário detectar aquilo que não é uma insatisfação ou empecilho para os clientes, mas que não está agregando no desempenho dos serviços. 

Além disso, também identificar possíveis custos desnecessários que inflacionam o serviço. Para facilitar a análise de processos, é possível utilizar indicadores de desempenho, como:

• Índice de Eficiência Operacional (IEO), que mede o aproveitamento de recursos em relação ao resultado obtido;
• tempo médio de resposta aos condôminos;
• taxa de inadimplência;
• custos operacionais;
• percentual de retrabalho.

Indicador	Como medir	Como interpretar
Índice de Eficiência Operacional (IEO )	Comparar recursos utilizados (tempo, equipe,custos) com resultados entregues(tarefas concluídas, satisfação dos condôminos)	Quanto mais próximo de 100%, mais otimizada é a operação;valores baixos indicam desperdício ou retrabalho
Tempo médio de resposta aos condôminos	Registrar o tempo entre o recebimento de uma solicitação e a resposta final	Tempos longos indicam falhas na comunicação ou equipe sobrecarregada; tempos curtos mostram atendimento ágil e organizado
Taxa de inadimplência	Número de condôminos inadimplentes ÷total de moradores × 100	Valores altos podem indicar falhas no acompanhamento de pagamentos;acompanhar mensalmente ajuda a identificar tendências
Custos operacionais	Somar todas as despesas relacionadas à operação do condomínio e da administradora	Custos acima do planejado indicam desperdício;reduzir gastos sem afetar a qualidade aumenta a eficiência
Percentual de retrabalho	Número de tarefas refeitas ou corrigidas ÷total de tarefas × 100	Valores altos mostram processos mal estruturados;objetivo é reduzir retrabalho com padronização e tecnologia

Definição de metas e padronização de processos

Após a identificação dos desafios, é preciso estipular metas que levam à melhoria contínua. Alguns objetivos que envolvem a melhoria da eficiência operacional são:

• diminuir o tempo de entrega;
• melhorar a comunicação da empresa e da prestação de contas;
• implantar a cultura da transparência;
• evitar cobranças indevidas.

A melhor maneira de garantir que os objetivos sejam alcançados é implantar indicadores e avaliá-los, entendendo se os planos de ação estão trazendo resultados esperados para a operação.

Além disso, as metas de desempenho ajudam a direcionar esforços da equipe, tornando o planejamento operacional mais objetivo e mensurável. 

Para aumentar a performance operacional, o ideal é investir na padronização de processos, já que estabelecer rotinas administrativas consistentes evita retrabalho e erros. 

Por exemplo, padronizar a condução de assembleias, a emissão de cobranças e a comunicação com os condôminos garante que todas as etapas sigam o mesmo procedimento, reduzindo falhas e economizando tempo.

A aplicação de metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais) junto à padronização das tarefas cria uma base para a melhoria contínua e para uma administração de condomínios mais organizada.

Contrate as pessoas certas

Para iniciar a transformação digital, é necessário que você tenha funcionários com mindset para mudança e que possuam a transformação digital como meta. Ou seja, funcionários que estejam preparados e que queiram a inovação. 

Mas, o que de fato é estar preparado para a inovação? 

Com a transformação digital acontecendo, cada vez mais, serão necessários funcionários com algumas características:

• proativos, com alta capacidade de decisão. Isso porque, a inovação exige soluções ágeis;
• funcionários com maior autonomia e responsabilidade;
• que acreditam que a inteligência e a excelência são adquiridas através de esforço;
• que tenham uma visão otimista e que sejam resilientes. 

Tendo em vista que, cada vez mais independentes no processo e responsáveis pelas decisões, eles terão que estar preparados para as consequências, feedbacks e resultados. 

Contratar pessoas certas, está cada vez mais ligado à parte comportamental do que à habilidade, concorda? Ter a certeza que pode contar com seu time para chegar onde pretende, faz toda diferença.

Avalie a cultura da sua empresa

Bom, agora que você contratou as pessoas certas, é hora de avaliar a cultura da sua empresa. É importante criar um ambiente que encoraje pessoas a pensar criativamente em busca dos resultados esperados. 

Essa mentalidade permite que funcionários sejam mais proativos e trabalhem juntos  em busca do objetivo final da administradora. Por isso, é importante ter reuniões semanais para troca de ideias entre o time e setores diversos. 

Assim, todos estarão alinhados sobre o trabalho que vem sendo feito. Manter o rito de encontro semanal com o time engaja a equipe e favorece a colaboração entre funcionários.

Desenhe e agilize processos

Até aqui, você já acertou na contratação dos funcionários. Eles têm mindset para mudança, estão preparados e motivados para a inovação. 

Além disso, você escalou estrategicamente o crescimento da sua empresa e sabe exatamente onde atuar para crescer exponencialmente. 

Agora, você precisa desenhar seus processos atuais para estruturar o workflow da sua administradora de forma prática.

Use a tecnologia como aliada

Agora é hora de avaliar se o seu software realmente ajuda a transformar digitalmente sua empresa. 

É fato que a tecnologia atingiu todos os segmentos. Ela permitiu maior agilidade e o restringimento de falhas. Então, se é mais ágil e diminui falhas, logo, aumenta a produtividade, certo?

Um bom software para administradora permite economizar o tempo da jornada de trabalho, reduz tarefas manuais e torna a equipe mais estratégica. 

Além disso, um sistema de alto desempenho proporciona melhores experiências para os clientes, já que os processos online são mais rápidos e inteligentes.

O principal intuito de investir em soluções tecnológicas é otimizar processos, evitar erros e economizar tempo. Para isso, você pode contar com os softwares da Group para administradoras de condomínios, que oferecem:

• inteligência artificial;
• integração bancária;
• business intelligence;
• app do morador;
• assembleia digital;
• tecnologia em nuvem, entre outros. 

O processo de implantação do software está altamente ligado à identificação dos gargalos. Dessa maneira, as tecnologias eliminam os ruídos nos processos e garantem o alcance da eficiência operacional. 

Insira metodologias ágeis

Além de contratar um bom software, crie fluxos de entregas rápidas para seus clientes, através de metodologias ágeis. 

Esses métodos promovem o trabalho em equipe, organização e a comunicação, com foco na experiência do cliente. Basicamente, as metodologias ágeis envolvem 4 valores principais:

• funcionários e a interação entre eles a fim de reduzir processos;
• software para registro a fim de reduzir documentos complexos;
• conversas com o cliente a fim de deixar o projeto mais alinhado;
• ser flexível e entender que imprevistos e mudanças existem.

Desenhando processos com esse escopo, você tende a ter mais agilidade e qualidade. Dessa forma, os funcionários estarão alinhados com a expectativa do cliente e trabalharão em equipe para o objetivo final.

Defina suas métricas e envolva seu time

Agora que você já tem o software ideal para a sua administradora, formou a equipe que gostaria e desenhou estrategicamente os processos da sua empresa, é hora de definir suas métricas. Organize:

• qual o objetivo final de todo esse processo? 
• quais os principais indicadores do negócio? 
• faça uma lista dos mais importantes e compartilhe com seu time. 

Exemplos de eficiência operacional com tecnologia na prática

Para uma administradora de condomínios, a eficiência operacional depende de ferramentas que automatizam processos, reduzem custos e aumentam a produtividade administrativa.

Veja alguns exemplos:

• agendamento de áreas comuns: o condômino agenda direto pelo aplicativo, eliminando ligações e retrabalho da equipe.
• emissão de boletos e segunda via: automatiza processos, reduz erros e melhora a experiência do condômino.
• gestão de chamados e manutenção: tarefas atribuídas automaticamente, aumentando a produtividade e agilidade da equipe.
• relatórios e indicadores: métricas como inadimplência e tempo médio de atendimento ajudam no planejamento operacional e na otimização de processos.

Exemplo de agendamento de áreas comuns e segunda via de boleto

Imagine que sua administradora trabalhe com um software que não tenha a transformação digital como meta principal e faça a gestão de vários condomínios, com média de 500 unidades.

Em um desses condomínios, existe um espaço de lazer sempre bem disputado entre os condôminos. Caso algum morador queira usar a área, ele precisa agendar com antecedência.

Sem um software que otimize o processo de atendimento e reserva, acontece o seguinte:

• o condômino entra em contato por telefone para solicitar a locação;
• um funcionário verifica a disponibilidade e retorna o contato.

Ou seja, além do custo com o funcionário e do tempo consumido na tarefa, o condômino ainda tem uma experiência cansativa, tendo que ligar e esperar pelo retorno.

Outro exemplo de experiência ruim é a emissão da 2ª via do boleto:

• sem um sistema que facilite a comunicação entre condômino e administradora, o cliente precisa solicitar o documento por telefone ou e-mail;
• a administradora só envia quando possível, gerando processos manuais e demorados.

Essas pequenas tarefas, repetidas várias vezes, atrapalham a eficiência operacional e tornam o serviço lento e frustrante para o cliente.

Mas, não se preocupe! Situações como essas podem ser facilmente resolvidas quando sua administradora trabalha com o software certo, que automatiza processos, reduz retrabalho e melhora a experiência do condômino.

Exemplo de atendimento ao cliente

O atraso nas atividades incomodava bastante Luciano Gonçalves, diretor da Proade Administração de Condomínios.

O impacto era que a eficiência da empresa sofria e dificultava o objetivo de atender mais clientes.

Para isso, em busca de agilizar os serviços, ele contratou um novo software para a administradora, o Condomínio21 e o Com21.

Mais do que otimizar o trabalho dos funcionários, o novo sistema transformou a experiência do consumidor final.

Agora, ao invés de entrar em contato com a administradora e esperar retorno sobre a disponibilidade da área de lazer, os clientes de Luciano passaram a:

• verificar a disponibilidade dos espaços do prédio diretamente pelo aplicativo;
• conferir os dias disponíveis para locação;
• receber notificações de confirmação de agendamento.

Tudo isso na palma da mão, pelo celular, sem processos demorados, beneficiando tanto funcionários quanto condôminos.

Exemplo de redução da carga de trabalho

Geisiane Cipriano, diretora da Potencial Administradora, transformou o setor de compras da sua empresa. 

Com processos manuais e arcaicos, ela tinha muito trabalho manual e demorava para atender a demanda de seus clientes. Com isso, ela não conseguia expandir a sua carteira comercial. 

Foi quando optou por um software da Group. 

Os resultados foram tão magníficos que Geisiane conseguiu economizar até 50% da jornada de trabalho de seus funcionários do setor. 

Na hora de contratar um sistema para sua administradora, opte por um software que atenda as necessidades do seu negócio e que permita direcionar o crescimento da sua empresa. 

Portanto, busque referências no mercado: 

• o que as principais administradoras estão fazendo? 
• quais softwares elas usam? 
• esse software é bem recomendado? 
• ele permite o crescimento escalonado? 

Eficiência operacional na administradora: comece pela tecnologia

Você sabia que, atualmente, somente 4% das empresas do Brasil tratam a inovação digital como prioridade? Isso ocorre por uma noção equivocada sobre a digitalização. 

Além disso, muitas empresas não enxergam valor na transformação e imaginam que ela não consiga aumentar a eficiência operacional na administradora de condomínio. 

O fato é que, quem não adotar essa mudança, certamente, ficará para trás no mercado. Mas, ao longo do artigo, vimos que a eficiência operacional na administradora depende de vários fatores, como:

• minimização de erros;
• atendimento rápido e resolução de problemas;
• definição de metas de desempenho e padronização de processos;
• monitoramento de indicadores.

Para isso, usar da tecnologia para condomínios, como software condominial que automatiza tarefas e melhora a experiência dos condôminos é o primeiro passo.

Se você quer transformar sua administradora e alcançar resultados, conheça as soluções da Group Software e descubra como nosso sistema pode otimizar a sua gestão e automatizar tarefas do dia a dia.

Perguntas frequentes sobre eficiência operacional na administradora

Abaixo, separamos as dúvidas mais comuns sobre eficiência operacional na administradora. Confira!