A gestão do recebimento de encomendas nos condomínios é um tópico que merece toda a atenção de síndicos e administradoras. Com a comodidade e a segurança de comprar pela internet, o assunto é cada vez mais urgente.
As confusões e problemas nesse sentido também preocupam a administração: é comum, por exemplo, ter que lidar com situações como encomendas trocadas, extravio de mercadorias e até mesmo recusa de recebimento de algum item.
Vale lembrar, ainda, que esse tipo de conflito costuma envolver figuras como porteiros, zeladores e até os próprios moradores, instaurando um clima de desentendimento e desorganização na gestão condominial.
Para te ajudar a tirar de letra a chegada de pedidos no condomínio, compilamos algumas dicas úteis para evitar dor de cabeça e assegurar eficiência na tarefa. Acompanhe a seguir.
Existe legislação sobre o recebimento de encomendas?
Existe, mas as regras são bastante escassas e nada detalhadas. A norma mais relevante é a Lei Federal nº 6538/78. De acordo com o artigo 22 da lei:
“os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação”.
O Código Civil, no artigo 1.348, também não inclui entre as obrigações legais do síndico o recebimento de encomendas dos condôminos. Portanto, essa não é uma responsabilidade obrigatória prevista em lei.
Contudo, a convenção do condomínio ou o regimento interno podem atribuir essa função ao síndico, ao porteiro ou ao zelador.
Como se vê, a lei é bastante vaga, e a falta de legislação específica exige organização interna. Para evitar problemas, é importante que o condomínio estabeleça suas próprias normas, com regras claras sobre o recebimento, registro e entrega das encomendas na portaria, formalizadas em assembleia, com protocolos de controle para garantir segurança e organização.
Como organizar o recebimento de encomendas em condomínios?
Para organizar o recebimento de encomendas em condomínios, é importante:
- estabelecer regras claras no regimento interno;
- criar um sistema de controle e registro;
- designar os responsáveis pelo recebimento;
- ter um protocolo de comunicação aos moradores para que busquem suas encomendas;
- e, se possível usar a tecnologia, uma vez que um bom sistema de gestão condominial pode simplificar esse processo.
Soluções como armários inteligentes, um livro de protocolo disponível na portaria e normas internas objetivas e claras podem ser de extrema utilidade na hora de organizar as entregas.
Confira algumas medidas que podem ser úteis:
Defina regras por assembleia
Uma das ações mais importantes e recomendadas é convocar os condôminos para uma assembleia, buscando definir regras e oficializá-las na convenção ou no regimento interno.
Ao reunir um bom número de condôminos, a gestão consegue colocar o assunto em pauta e organizar a determinação de regras que vão facilitar o recebimento de encomendas nas edificações, tais como:
- definir quais tipos de mercadoria podem ser recebidos no condomínio;
- estipular um tamanho e/ou um valor máximo para recebimento;
- gerar um protocolo para cada encomenda recebida juntamente com um comprovante de entrega ao destinatário.
Importante: após a assembleia, não se esqueça de enviar a ata da reunião (com tudo o que foi decidido e acordado) para todos os condôminos.
Crie um livro de protocolo ou use sistema digital
Outra medida interessante para evitar problemas com encomendas é instituir um livro-protocolo para que os condôminos assinem perante o recebimento de mercadorias, correspondências e outros.
O livro, que deve ser disponibilizado na portaria, comprova a entrega de produtos e minimiza as chances de desentendimentos nessa área.
Uma alternativa mais moderna e ainda mais eficiente é o uso de soluções digitais, como um app de condomínio, a integração com armários inteligentes e o envio automático de notificação digital para os moradores.
A tecnologia condominial disponível atualmente está bastante avançada, e traz mais segurança e organização ao recebimento de encomendas.
Oriente a equipe de portaria
Depois de estabelecer as normas para o regimento ou convenção (tamanho do objeto, valor, tipo da encomenda, prazos), é fundamental orientar porteiros, zeladores, faxineiros e outros possíveis funcionários sobre o funcionamento das entregas de encomendas no condomínio.
Além do treinamento das regras estabelecidas pelo condomínio, aconselha-se fixar as normas em mural ou local visível na portaria.
Estabeleça um local adequado e prazo para entregas
Para manter a organização do fluxo de recebimento de mercadorias e correspondências, o ideal é que o condomínio conte com um local específico e apropriado para armazenar as diversas encomendas.
Além desse espaço, que deve ter fácil acesso à portaria, é essencial determinar um prazo máximo para que os condôminos busquem seus objetos. Assim, é possível evitar a falta de controle no armazenamento e garantir a eficiência nas entregas de todos.
Comunique os moradores sobre encomendas especiais
No caso de recebimento de mercadorias especiais, como itens pesados ou de grande dimensão, é importante orientar os moradores a comunicarem o fato ao porteiro com antecedência.
Dessa forma, a portaria estará devidamente preparada para receber, registrar e armazenar a encomenda.
Controle as entregas de delivery no condomínio
Se o entregador do serviço de delivery pode ou não se dirigir à unidade para fazer sua entrega, fica a cargo do regulamento interno de cada condomínio.
Em geral, a possibilidade fica vetada devido a questões de segurança. Boas soluções, nesse sentido, incluem fazer o cadastro de entregadores e orientar os funcionários a controlar o tempo de permanência desses profissionais no condomínio, assegurando que fiquem apenas durante o período necessário.
Esse cadastro de entregadores (que deve abranger os profissionais de quitandas, mercados, lavanderias e etc do entorno do condomínio) deve ser realizado previamente e com antecedência, informando os dados dos profissionais que farão as entregas.
Ainda assim, os entregadores devem ser sempre anunciados pela portaria para os moradores. É importante não permitir também que o entregador circule sozinho pelo condomínio.
Confira a seguir como otimizar a gestão de encomendas no condomínio:
E se o condomínio não tem porteiro?
Caso o condomínio não conte com porteiro, a gestão deve indicar o próprio síndico ou um morador como responsável por recolher encomendas/correspondências dos condôminos.
A partir daí, o responsável deve entregar a mercadoria/correspondência diretamente para o morador, através de protocolo. Vale lembrar que essa formalidade evita erros e extravios dos itens.
Leia também:
Recebimento de encomendas internacionais: o que muda?
No caso do recebimento de encomendas internacionais, os moradores precisam informar CPF regular, acompanhar o rastreamento da remessa e cumprir exigências fiscais.
Essa é uma dica especialmente útil para condomínios com alto volume de entregas vindas de fora do país.
Como a tecnologia pode facilitar o recebimento de encomendas?
Hoje, é possível utilizar a tecnologia para facilitar a gestão e o recebimento de encomendas na portaria: basta adotar um bom software para condomínio, que permita automação, rastreio e integração digital.
O Group COM, por exemplo, tem uma funcionalidade específica para controle de encomendas. Funciona assim: o porteiro cadastra quando recebe uma encomenda, e o morador é notificado automaticamente para que possa buscar o objeto.
Além disso, o software permite sinalizar quando a encomenda foi retirada e indicar quem retirou. Só essa funcionalidade já soma mais de 1 milhão de encomendas gerenciadas por mês em condomínios que usam o Group COM, o que reflete o volume de trabalho manual que a automação retira da rotina da portaria.
A proteção aos condôminos, afinal de contas, é um valor inegociável da qualidade de vida na comunidade condominial. E, com a ajuda da tecnologia, isso se torna mais viável. É para isso que o Group COM foi criado.
É uma solução muito prática e eficiente para síndicos que não querem ter dor de cabeça com o recebimento de encomendas no condomínio. Descubra como o Group COM otimiza o controle de encomendas no seu condomínio.
Perguntas frequentes sobre recebimento de encomendas
Após a leitura você sentiu falta de alguma informação? Então confira se a resposta para o seu questionamento está listada a seguir.
Se o condomínio não tiver porteiro, é possível designar um responsável pelo recebimento das encomendas, como o próprio síndico ou outro morador.
Existe, sendo a mais relevante a Lei Federal nº 6538/78, que afirma que todos os responsáveis do condomínio “são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades”.
As melhores práticas para controle de entregas no condomínio são: estabelecer regras claras, registrar detalhadamente a entrada das encomendas e usar um software para condomínio como o Group COM para auxiliar no processo.
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