Aprimorar o atendimento ao cliente é uma demanda prioritária para negócios no século XXI. Há quem diga que a experiência do consumidor será o principal motor competitivo para empresas nos próximos anos, e não é diferente para o mercado de gestão de propriedades. Nesse sentido, aumentar a produtividade da administradora de condomínios também pode significar reduzir os atendimentos presenciais e por telefone, substituindo-os por opções mais rápidas e eficientes.
Além de suprir as expectativas do consumidor 3.0, otimizar o atendimento ao cliente significa otimizar, também, a rotina da equipe. Afinal, um processo bem estruturado é capaz de antecipar as demandas dos consumidores. Isso evita que os funcionários acabem trabalhando sempre de forma reativa, “apagando incêndios” todo o tempo.
Na rotina das administradoras de condomínio, demandas como segunda via de boleto, reserva de espaços e prestação de contas, quando não são bem estruturadas, podem gerar um grande volume de trabalho. Isso significa transtornos para os condôminos e uma boa parcela do tempo da equipe da administradora tomada.
Por isso, neste artigo, veja dicas e sugestões para simplificar a rotina e reduzir o tempo gasto em atendimentos na administradora.
Tecnologia é a chave
Hoje em dia, é difícil encontrar alguém que não use pelo menos um meio online para comunicação – e-mail, WhatsApp, redes sociais.
Além de facilitar a comunicação entre a gestão e o cliente final, essas ferramentas também podem significar economia, segurança da informação e redução da possibilidade de erros.
Para a administradora, essas tecnologias representam uma oportunidade para organizar melhor os canais e reduzir os atendimentos presenciais e manuais.
Informação sempre à mão
Um condômino bem-informado tende a requisitar e questionar menos. Por isso, uma boa estratégia para reduzir o número de atendimentos presenciais e por telefone na administradora é tornar informações importantes disponíveis e acessíveis. A administração pode fazer isso de diversas formas: criando um grupo no WhatsApp ou Facebook, compartilhando uma pasta online com os condôminos ou contratando um sistema especializado.
De modo geral, isso dá autonomia ao morador para conferir, a qualquer hora, informações como:
- comunicados;
- balancetes;
- relatórios de inadimplência;
- índices de consumo (água, energia, gás);
- atas de assembleia;
- convenção coletiva;
- contratos de fornecedores.
Além disso, outra possibilidade para reduzir os atendimentos por telefone na administradora é disponibilizar, também online, uma lista de dúvidas frequentes respondidas, orientando o morador sobre como proceder diante de problemas recorrentes.
Serviços online
Um passo à frente é disponibilizar serviços de autoatendimento e ferramentas integradas que simplificam o dia a dia dos condôminos e da administradora.
Há, no mercado, sistemas e aplicativos especializados, como o Group COM e o Group Atendimento, que permitem uma gestão eficiente e reduzem significativamente a carga de trabalho da equipe administrativa.
Com o Group COM, os condôminos têm autonomia para realizar tarefas simples, mas que frequentemente tomam muito tempo da equipe, como:
- emissão de segunda via de cobranças, com cálculo automatizado de juros e multas, além da possibilidade de escolher uma nova data de vencimento.
- reserva de espaços comuns, como áreas de lazer, quadras e salões de festas, com segurança e sem risco de reservas duplicadas.
Já o Group Atendimento centraliza e agiliza todas as solicitações dos condôminos, unificando canais de comunicação como WhatsApp, Instagram, Telegram e Facebook em uma única plataforma. Ele também permite:
- direcionar as solicitações automaticamente para os departamentos corretos, evitando filas desnecessárias.
- acompanhar métricas como tempo médio de resposta e nível de satisfação, ajudando a melhorar continuamente o atendimento.
Com essas soluções, menos solicitações chegam à equipe de atendimento de forma desorganizada, reduzindo retrabalho, erros e até a necessidade de mão de obra adicional. Para a administradora, isso significa mais eficiência, economia e uma experiência de atendimento muito mais satisfatória para os clientes.
Além disso, implementar essas ferramentas é uma estratégia essencial para reduzir atendimentos na administradora, permitindo que o foco seja direcionado para decisões estratégicas e de alto impacto.
