Não há dúvidas de que ter um software para administradoras de condomínios é imprescindível para qualquer empresa que deseja obter sucesso nesse segmento.
Afinal, escolher a ferramenta certa ajuda a lidar com desafios como o grande volume de processos e a pressão por resultados.
Um sistema para administrar condomínios, além de otimizar o trabalho da equipe, eleva o nível da gestão. Entretanto, nem toda solução disponível no mercado é capaz de entregar os benefícios que a sua empresa realmente precisa.
Por isso, é importante utilizar um software adequado, que ofereça as funcionalidades necessárias e entregue resultados. Neste artigo, vamos abordar os critérios para escolher a melhor opção e facilitar sua tomada de decisão.
O que é um software para administradora de condomínios?
O software para administradora de condomínios é um sistema que executa tarefas automaticamente a partir de dados e regras previamente definidos. Ele serve justamente para apoiar a gestão das rotinas operacionais da administradora.
Sendo assim, uma vez programado, ele recebe as informações necessárias e realiza atividades específicas de forma automática.
Nesse sentido, sua principal proposta de valor é a automação. A ferramenta otimiza os processos, reduz o trabalho manual e proporciona mais agilidade na execução das tarefas.
Outra grande proposta de valor é a centralização de processos, característica mais evidente nos softwares online. Eles permitem a gestão de toda a empresa em um único ambiente e podem ser acessados a partir de qualquer computador com acesso à internet.
Como funciona um software online para administradoras de condomínios?
O software para administradoras de condomínio na nuvem armazena os dados da administradora no servidor do fornecedor. Isso permite o acesso de qualquer lugar, em diferentes dispositivos e a qualquer momento, desde que haja conexão à internet.
Nesse modelo, o servidor fica sob responsabilidade do fornecedor. Por isso, o custo também será totalmente dele. Dessa forma, é possível eliminar a necessidade de investimento em infraestrutura própria, espaço físico e manutenção técnica.
Além disso, as atualizações e backups serão feitos pela fornecedora do sistema. Assim, a administradora não precisa se preocupar com o planejamento de atualizações e poderá focar seu tempo em outras tarefas.
Por esses motivos, um software de condomínio online se torna uma opção mais prática. Veja outras boas razões para isso:
- mobilidade;
- atualizações e backups;
- tranquilidade para trabalhar;
- redução de custos;
- atualização de informações em tempo real;
- maior segurança no armazenamento de dados.
Do ponto de vista técnico, soluções em nuvem dependem apenas de código e internet. Ou seja, são uma opção mais leve, rápida e segura, sem necessidade de estruturas adicionais para funcionar corretamente.
Quais são as principais funcionalidades de um software para condomínios?
As funcionalidades de um software para administradoras de condomínios devem girar em torno de três palavras-chave: automatização, centralização e organização. Entenda a seguir!
Automatização
Na vertente de automatização, o ideal é buscar por funcionalidades como:
- baixa manual com cálculo automático de juros, multas ou desconto;
- baixa automática via arquivo retorno;
- cashback automático, gerado a partir de boletos pagos;
- despesas com retenção automática de impostos;
- automatização do processo de contas a pagar através de borderô eletrônico;
- baixa automática de cheques compensados;
- conciliador automático de extrato bancário com lançamento automático de tarifas e rendimentos;
- remessa e retorno automáticos.
Centralização
Na vertente de centralização, o fato do software ser online por si só já é um grande diferencial. Contudo, ele ainda deve ser capaz de oferecer funcionalidades que contribuem para este objetivo, como:
- geração de boletos em um PDF único que pode ser enviado para gráficas para impressão imediata;
- envio de boletos por e-mail com log, status de entrega e visualização do conteúdo enviado de forma íntegra;
- borderô eletrônico para programação de pagamento de todas as contas em um único arquivo;
- transferências bancárias entre contas correntes.
Organização
Já pelo lado da organização, o ideal é buscar um software de condomínio que oferece:
- dashboard estratégico, claro, dinâmico e funcional;
- onboarding de implantação com guia passo a passo;
- semáforo de cobrança para acompanhamento do status atual;
- central de notificações com informativos e alerta sobre pendências;
- processo de gestão de acordos;
- fluxo de caixa diário, semanal ou mensal (projetado e realizado);
- lançamento individual de receitas para clientes, ou por grupo de unidades.
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Benefícios do software para condomínios
Ao optar por um bom software para administrar condomínios, o gestor contará com vários benefícios. Entre eles, dois merecem destaque:
Produtividade
A administradora de condomínios pode aumentar sua produtividade por meio das automações, permitindo que sua equipe foque em tarefas mais estratégicas.
Com isso, os profissionais direcionam esforços à captação de novos condomínios e outras atividades que visam ao sucesso do negócio.
Integração com outros sistemas
Integração é outra palavra-chave importantíssima quando se fala em software para gestão de condomínios. Afinal, ela é essencial para que haja completa centralização, automação e organização de processos.
Essa integração ocorre a partir do momento em que um software se comunica com outro, seja do mesmo fornecedor ou não.
A ausência de comunicação com sistemas de terceiros ainda pode ser um desafio, mas os vínculos internos merecem maior atenção.
Sendo assim, quanto mais softwares integrados o fornecedor tiver, melhor, principalmente de forma interna. Afinal, esse tipo de estrutura amplia as possibilidades de escalabilidade com o fornecedor e indica compromisso com inovação e evolução contínua.
Como saber se minha administradora precisa de um software para gestão de condomínios?
A sua administradora precisa de um software para gestão se ela enfrenta erros, retrabalhos e alto consumo de tempo em tarefas repetitivas e burocráticas, especialmente ao gerenciar muitos condomínios.
Alguns dos critérios a se levar em conta na hora de tomar essa decisão são:
- número de condomínios administrados;
- volume financeiro;
- erros recorrentes;
- gargalos operacionais.
Administradoras que desejam escalar a operação e ganhar mais eficiência precisam contar com a tecnologia e, principalmente, com a automação de processos. Nesse sentido, a adoção de um software especializado pode ser urgente, e muito bem-vinda.
Ao automatizar processos morosos e centralizar os demais, a equipe ganha mais segurança na entrega de demandas e passa a atender ainda mais clientes.
Esse é apenas um dos cenários em que a adoção de um software de gestão condominial se mostra adequada. Outros contextos incluem a necessidade de reduzir custos e de contar com uma solução robusta para administrar uma carteira maior de condomínios.
Critérios para escolher software para administradora
Ter o sistema ideal pode alavancar e muito os seus resultados. No entanto, sem a ferramenta adequada para apoiar a gestão, a tecnologia deixa de agregar valor e pode limitar a escalabilidade do negócio.
Ainda assim, escolher um sistema para administradora de condomínios não é uma tarefa simples. Pelo contrário, exige análise, conhecimento e confiança. A seguir, veja alguns critérios que devem ser considerados nessa decisão:
- procure saber quantos e quais outros players utilizam os softwares que estão sendo comparados;
- veja quantos anos de mercado cada empresa tem;
- busque por avaliação de clientes de cada software em portais online;
- priorize empresas que direcionam grande parte de seu investimento para inovação e melhorias;
- avalie o tamanho da carteira de clientes de cada fornecedor, bem como o perfil e porte desses clientes;
- procure entender sobre a estrutura interna das empresas, já que companhias consolidadas e bem-estruturadas trazem mais segurança;
- analise a ocorrência de instabilidades e bugs que ocorrem nos produtos oferecidos por cada fornecedor.
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Um bom software para administradora de condomínios deve ser escalável, seguro, confiável e oferecer todas as funcionalidades de que sua empresa precisa. É importante pesquisar bastante antes de fazer sua escolha, já que ela impactará diretamente na eficiência, na produtividade e na satisfação dos clientes.
Inicie sua pesquisa com o Group Condomínios, o sistema para condomínios em nuvem da Group Software. Desenvolvida especificamente para tornar a gestão de condomínios mais ágil e produtiva, nossa solução oferece tudo o que já foi falado até aqui e muito mais.
Em uma pesquisa interna, foi revelado que esse software para gestão de condomínios reduz até 80% das tarefas manuais da sua empresa. Além do mais, a Group tem alguns outros softwares em sua cartela de produtos que são totalmente integrados com o Group Condomínios.
Gostaria de experimentar na prática os benefícios do melhor software para administradoras de condomínios? Então conheça as funcionalidades do Group Condomínios!
Perguntas frequentes sobre software para administradoras de condomínios
Ficou com alguma dúvida sobre como escolher um bom software para administradoras de condomínio? Então confira se ela está respondida abaixo.
Um dos melhores softwares para administração de condomínios no mercado é o Group Condomínios, que funciona na nuvem, é acessível e oferece vários módulos integrados para facilitar a gestão condominial.
Sim, algumas empresas oferecem versões de teste gratuitas para quem quiser experimentar o serviço antes de contratar.
O tempo de implementação de um software para administradoras de condomínios costuma variar de poucas semanas a alguns meses, dependendo do porte da carteira, volume de dados para migração e nível de personalização.
