O sistema para condomínio é uma plataforma que otimiza a gestão de condomínios, sejam eles mistos, residenciais ou comerciais. Ele pode ser utilizado pela administradora e pelo síndico para fazer a gestão financeira e administrativa do empreendimento.
Vai muito além de um simples banco de dados ou planilha. Trata-se de um sistema integrado que pode automatizar muitas das tarefas associadas à administração condominial.
Pensando nisso, ao longo deste artigo vamos falar sobre o que é um sistema para condomínios on-line. Também mostraremos as vantagens desse tipo de solução e como ele pode ajudar uma administradora.
Boa leitura!
O que é um sistema para condomínio e como ele funciona?
Um sistema para condomínio é uma solução tecnológica que automatiza e centraliza a gestão condominial, otimizando processos administrativos, financeiros e operacionais.
Esse tipo de sistema é bastante utilizado por administradoras de condomínios para facilitar a rotina de gestão. As suas funcionalidades incluem:
- controle de contas;
- emissão e baixa de boletos;
- organização da prestação de contas;
- e outros processos essenciais do dia a dia.
Ele pode ter instalação local ou operação em nuvem, sendo que a segunda opção oferece maior flexibilidade e acesso remoto.
Software ou sistema para condomínios?
Embora os termos “sistema” e “software” sejam frequentemente usados como sinônimos, existem diferenças importantes entre eles.
Um software é um programa específico desenvolvido para desempenhar funções isoladas, como a emissão de boletos ou o controle de acesso ao condomínio.
Já um sistema é um conjunto de softwares interligados, integrando diversos processos da administração condominial. Em um sistema completo, módulos financeiros, de comunicação, de controle de acesso e de gestão documental trabalham juntos para oferecer uma visão 360° da operação.
Vantagens de um sistema para condomínio
A gestão condominial envolve uma série de tarefas administrativas, financeiras e operacionais. A execução manual dessas tarefas pode gerar erros, retrabalho e falta de transparência.
Em contrapartida, um sistema para condomínio:
- centraliza todas essas funções em um ambiente digital;
- permite automatizar tarefas;
- proporciona mais controle para síndicos e administradoras;
- traz mais eficiência à gestão;
- armazena informações sobre proprietários, inquilinos e funcionários;
- permite acompanhar transações financeiras;
- possibilita monitorar a gestão de receitas e despesas;
- permite emitir e dar baixa em boletos;
- automatiza a prestação de contas.
Para as administradoras, isso significa menos tempo gasto com tarefas manuais e uma visão mais clara das finanças dos condomínios administrados.
Como escolher um sistema de gestão de condomínios?
Escolher um sistema para condomínios é um processo repleto de questionamentos importantes. Há diversos fatores a que você deve prestar atenção e que trazem grandes vantagens competitivas para a sua administradora.
Para escolher o melhor sistema de administração de condomínios para o seu perfil de trabalho, faça uma boa análise. Avalie as vantagens que cada fornecedor oferece.
Existem hoje no mercado soluções como a Group Software, cada um com suas especificidades. Veja, a seguir, alguns dos critérios a se avaliar na hora de fazer essa escolha.
Diminuição do tempo gasto no controle do condomínio
A gestão de múltiplos condomínios é uma tarefa complexa, uma vez que se deve controlar diferentes aspectos da vida condominial. Esse trabalho envolve desde a gestão financeira até a gestão dos funcionários dos condomínios.
Pensando nisso, sistemas de condomínio trazem uma economia de tempo para a equipe. Essa otimização resulta em uma maior eficiência operacional na administradora.
Afinal, a tecnologia assume o papel de realizar tarefas repetitivas. Assim, o time ganha tempo para se concentrar em outras atividades que precisam de sua atenção.
O sistema auxilia, ainda, na manutenção de todos os registros do condomínio e fornece informações sobre as atividades realizadas. Com um banco de dados reunindo todos esses registros, as pessoas encontram o que precisam com muito mais facilidade.
Realização de pagamentos e cobranças
Como a administradora pode fazer o controle financeiro por meio de um sistema, o processo fica muito mais simples. Dessa forma, é mais fácil realizar os pagamentos dos condomínios, como:
- os salários dos funcionários;
- as despesas de consumo do condomínio;
- pagamento de serviços terceirizados;
- geração automática de boletos;
- conciliação bancária;
- conciliação de contas a pagar;
- geração de borderô;
- outras questões da folha de pagamento do condomínio.
Além disso, no sistema financeiro condominial, cada transação é registrada, o que facilita bastante o monitoramento das entradas e saídas.
O sistema também pode automatizar todo o processo. Ele abrange desde a geração de faturas e o processamento de pagamentos até a atualização de cadastros de novos condôminos. Dessa forma, a gestão de cobranças se torna mais prática e eficiente.
Em outras palavras, isso significa que a sua administradora não precisa gastar horas a fio processando manualmente as transações de cobrança.
Emissão de segunda via do boleto
Um bom sistema para condomínio também ajuda os moradores. Cada um pode ter acesso ao aplicativo do condomínio. Ali, ele consegue emitir a segunda via automática do boleto de condomínio, sem precisar passar pelo atendimento da administradora.
A automação da geração de boletos pode ser integrada com o app para moradores. Essa integração torna a rotina dos condôminos mais simples e prática.
Assim, a gestão dos condomínios passa a ter um fluxo melhor, já que os moradores ganham autonomia. Com isso, a equipe de atendimento da administradora não fica sobrecarregada.
Comunicação interna
A comunicação interna é uma parte importante de qualquer condomínio. Ajuda a fomentar a cooperação, melhorar a produtividade e manter os condôminos informados sobre o que acontece no espaço. Porém, às vezes, esse acaba sendo um grande problema nos condomínios.
Dessa forma, um sistema de gestão de condomínio é a solução perfeita para melhorar essas atividades comunicacionais. Afinal, esse tipo de sistema para condomínio ajuda bastante na comunicação interna mais eficiente.
Por meio de ferramentas como um aplicativo para condomínios, a administradora pode emitir comunicados, convocar assembleias e realizar enquetes a respeito de melhorias para o condomínio.
Assembleias online
As assembleias de condomínio são obrigatórias por lei. Além disso, representam momentos essenciais para a gestão e a convivência no espaço condominial. Nessas reuniões, é comum discutir diferentes tópicos relativos à vida no condomínio, como:
- feedback sobre como o condomínio está sendo administrado;
- mudanças que possam ser necessárias;
- apresentação sobre a gestão financeira e operacional do condomínio;
- atualizações sobre a manutenção do prédio;
- orçamento do condomínio;
- alterações nas regras ou regulamentos;
- eleição de um novo síndico;
- escolha da administradora; entre outros temas.
Entretanto, é comum que a administradora enfrente desafios. Principalmente relacionados à convocação, à quantidade de presentes e às votações realizadas durante a reunião.
Nesse sentido, a assembleia mista ou virtual pode ajudar. Afinal, permite que os condôminos participem de qualquer lugar. As votações acontecem e a apuração ocorre de forma digital.
E, para realizar assembleias virtuais de sucesso, um sistema de gestão on-line pode ser uma solução.
Com um aplicativo de condomínios como o Group COM, é possível agendar assembleias, publicar convocações, realizar as assembleias em ambiente de videochamada e até mesmo oferecer suporte para a realização de votações totalmente on-line.
Melhora no controle de inadimplência do condomínio
Por mais que a inadimplência condominial seja um problema comum, é possível adotar práticas e tecnologias para evitá-la. Com um sistema eficiente para condomínios, o acompanhamento de pagamentos se torna muito mais simples e ágil.
As funções de cobrança e notificações automáticas contribuem para que os condôminos não percam o prazo do pagamento por esquecimento, por exemplo. O sistema ajuda a identificar inadimplentes, permite emitir notificações para essas pessoas e gerar acordos com poucos cliques.
Além disso, um sistema para condomínio também pode auxiliar oferecendo ferramentas como:
- histórico de inadimplência, incluindo títulos que já tenham sido liquidados na data da consulta;
- gestão de acordos com parcelamento, amortização de dívida, cálculo de honorários advocatícios e consulta de inadimplência original.
Transparência na gestão
A transparência na gestão condominial é um dos pilares para construir uma relação de confiança entre administradoras, síndicos e condôminos. Afinal, a administração de um condomínio envolve a gestão de recursos de terceiros. Qualquer falta de clareza pode gerar desconfiança, conflitos e até mesmo problemas judiciais.
Além disso, problemas de comunicação e a ausência de registros organizados podem comprometer a tomada de decisões. Esses fatores também dificultam o acompanhamento das despesas.
É papel da administradora garantir que todas as informações financeiras e operacionais estejam acessíveis e bem-documentadas.
Nesse sentido, a tecnologia pode ser um grande apoio na gestão transparente de condomínios. Com um sistema para condomínio, síndicos e administradoras podem:
- automatizar a prestação de contas, com a organização de notas fiscais e geração de relatórios financeiros detalhados;
- registrar todos os documentos e transações, incluindo notas de serviço, balancetes e atas;
- facilitar o acesso às informações financeiras do condomínio via aplicativo.
Dessa forma, com o sistema para condomínios, todas as movimentações financeiras e decisões da administradora ficam registradas. Elas se tornam acessíveis e verificáveis, eliminando dúvidas e fortalecendo a confiança dos condôminos.
Reserva de áreas comuns
Muitos condomínios têm áreas de lazer, como espaço gourmet com churrasqueira e salão de festas. E, na maioria dos casos, o uso dessas áreas deve ser reservado com antecedência pelos moradores.
Porém, se essas reservas não forem organizadas, podem surgir problemas e possíveis conflitos entre os condôminos do local.
Utilizando um aplicativo para condomínio é possível controlar melhor o calendário. O app também permite realizar as reservas por meio de registro eletrônico, sem se prender a papéis ou caderno de reservas. Esses programas ainda facilitam o acesso do morador a agenda, para consultar a disponibilidade das áreas de lazer.
A dica é analisar quais vantagens atenderão às demandas de cada condomínio e tomar uma decisão baseada nessas informações.
Não perca nenhum dos nossos conteúdos:
Como um sistema de gestão de condomínios pode ajudar a sua administradora?
Implantar um sistema online para administração de condomínios faz toda a diferença para uma administradora. Isso porque tarefas que tomavam muito tempo da equipe passam a ser automatizadas. Dessa forma, os erros e o retrabalho diminuem, e a produtividade aumenta.
Com os processos bem-definidos e centralizados em uma ferramenta, é possível direcionar o esforço para as tarefas mais importantes. Além disso, o sistema de gestão também oferece segurança para os dados do negócio e maior lucratividade.
Por consequência desses e de outros fatores mencionados no texto, a adoção de um sistema no condomínio gera impactos positivos. Entre os principais benefícios, destacam-se os seguintes:
- economia de tempo e recursos na operação;
- otimização nos processos de comunicação;
- melhora da satisfação dos condôminos;
- mais eficiência;
- controle preciso da inadimplência;
- aceleração de processos morosos;
- praticidade na gestão.
Nesse sentido, adotar uma solução como o Group Condomínios pode não só tornar a gestão condominial mais eficiente e produtiva. Além disso, a ferramenta contribui para aumentar a escala. Ou seja, permite que a administradora atenda a mais condomínios sem comprometer a qualidade do serviço.
Vale a pena investir em sistema para condomínio?
Sem dúvida nenhuma. Investir em um sistema para condomínio eficiente pode ser de extrema utilidade e apresenta um ótimo custo-benefício.
O investimento se paga com ganho de produtividade condominial, redução de erros, maior satisfação dos moradores e capacidade de aumentar a escala na gestão. Assim, o retorno sobre o investimento em tecnologia é certo!
O que considerar ao contratar um sistema para condomínio?
Talvez nesse momento você esteja se perguntando: afinal, como escolher um sistema condominial? A escolha do sistema para condomínio ideal deve levar em conta uma série de fatores.
Alguns dos principais critérios de avaliação são:
- funcionalidades do sistema oferecidas;
- eficiência do atendimento;
- possibilidade de integração com o banco;
- oferta de um app para moradores;
- possibilidade de criar assembleias online.
O mais recomendado é que o sistema escolhido ofereça uma demo gratuita para que o futuro cliente possa testar sem custos e avaliar a qualidade do serviço.
Comparativo entre sistemas: por que a Group se destaca?
Como dito, existem vários sistemas para condomínio disponíveis no mercado. Mas, entre os melhores sistemas condominiais, o Group Condomínios se destaca.
Afinal, só ele oferece diferenciais como geração de borderô, integração bancária, app completo, IA e automação de processos. E o mais importante de tudo: tem a confiança de grandes administradoras.
Outras vantagens de optar pela Group são o atendimento humanizado, com SLA de resposta curto e muita eficiência. O sistema também oferece comunicação inteligente e soluções personalizáveis.
Além disso, entre os diferenciais da Group estão uma automação eficiente, transparência e mais segurança no controle financeiro. Tudo isso em um ecossistema completo, com foco na gestão da administradora de condomínio.
Ao fazer um comparativo de sistemas, fica claro por que o Group Condomínios é, disparado, o melhor sistema para administradoras. Ele é o que oferece mais funcionalidades e conta com uma excelente reputação no mercado.
Por que investir em um sistema para condomínio é um passo estratégico?
Como ficou claro ao longo do texto, a tecnologia para condomínio desempenha um papel muito importante, tornando a gestão mais eficiente. Ela traz ganhos práticos para administradoras, como a redução de custos, economia de tempo, diminuição da incidência de erros, controle da inadimplência e muito mais.
Agora que você já conhece todas as vantagens de um bom sistema para condomínio, é hora de avaliar o melhor produto. É importante escolher a solução que melhor atende às necessidades para da sua administradora.
Quer conhecer a solução para administradora mais bem-avaliada da atualidade e saber quais são as suas funcionalidades? Conheça o sistema para condomínios da Group Software!
Perguntas frequentes sobre sistema para condomínio
Alguma das suas dúvidas sobre sistema para condomínio ficou sem resposta? Então confira se a resposta está listada abaixo.
Hoje, o melhor sistema de gestão para condomínios é o Group Condomínios, que oferece uma série de funcionalidades exclusivas e facilita o trabalho de administradoras.
O preço pode variar de acordo com uma série de fatores, como o número de condomínios administrados e unidades administradas e a personalização do aplicativo.
Algumas das funcionalidades que devem estar presentes em um bom sistema condominial são a geração de boletos automática, a conciliação bancária, a automação de tarefas e soluções relacionadas ao controle de inadimplência.
