Quem trabalha com uma administradora de condomínios sabe que a gestão não é uma tarefa fácil. O trabalho exige muito cuidado e alguns conhecimentos específicos de gerenciamento. Sua administradora tem que: controlar e monitorar as situações do cotidiano de um prédio, realizar prestação de contas, relatórios, documentos, entre outros. É nesses momentos que um software para condomínio se torna essencial.
Esse tipo de sistema está se tornando cada vez mais requisitado e tem ganhado muito espaço entre as administradoras. Isso se deve ao fato de serem uma ferramenta de gestão extremamente necessária. Ela pode trazer diversos benefícios para o negócio.
Quer saber quais as vantagens de utilizar um software para condomínio? Confira a lista a seguir!
1. Melhora o controle financeiro
Com um software para gestão de condomínios, os processos financeiros são organizados de forma mais segura e simples. Com isso, o tempo destinado a essas importantes tarefas é reduzido. Isso porque você não vai precisar mais organizar documentos em papéis e pastas, uma vez que é feito tudo digitalmente.
Por meio desses sistemas, o síndico vai conseguir prestar as contas para os condôminos, publicar documentações e passar todas as informações financeiras de maneira muito mais eficiente. Você consegue também realizar previsões orçamentárias para os próximos meses e gerenciar todos os gastos diários da rotina do prédio.
As planilhas financeiras, que têm todas as entradas e saídas do condomínio, sejam para despesas fixas ou variáveis. Todas ficam registradas e guardadas nos sistemas. Sendo assim, tanto o síndico quanto os moradores terem acesso a esses dados. A gestão fica muito mais transparente, pois com o software da administradora realiza o envio de documentos, contas e comprovantes para o condomínio.
Os softwares também possibilitam uma organização maior para as compras. Isso porque vai ser registrado e controlado para que o síndico e os condôminos tenham ciência daquilo que foi gasto.
2. Armazena dados de maneira eficiente
Outro benefício que o software traz é o armazenamento eficiente de dados do condomínio. Todos os processos que envolvem a gestão são controlados e monitorados pelo programa, sendo que nele ficam registrados os documentos e informações, como históricos, atas das assembleias condominiais, relatórios sobre os serviços, visão sobre o funcionamento das instalações e dos equipamentos e até mesmo as plantas dos apartamentos e convenção de condomínio.
É possível também fazer um cadastro de fornecedores em que as informações de contato e observações sobre os serviços prestados para o condomínio ficam guardados no programa, o que ajuda bastante na organização do síndico. Todos os dados são registrados de forma clara e precisa, inclusive com gráficos, para facilitar cada vez mais o serviço.
O software também conta com um armazenamento na nuvem para que a administradora e o condomínio não percam nenhuma informação, caso dê algum problema na ferramenta. Esse recurso também contribui para criação de documentos e até mesmo compartilhamento.
3. Traz agilidade na tomada de decisões
Por meio de um software de gestão, a administradora terá um maior controle sobre tudo aquilo que o condomínio precisa. Dessa forma, fica muito mais fácil tomar as decisões necessárias para melhorias no prédio. É uma estratégia muito boa. Por exemplo, quando surgir alguma reforma ou manutenção necessária, você consegue se informar sobre o caixa disponível e o orçamento para os próximos meses. Isso possibilita decidir se será ou não possível realizar esse serviço.
Pela transparência que o programa proporciona entre a administradora e o condomínio, o gestor não vai receber tantos questionamentos a respeito das decisões. Afinal, os moradores terão mais confiança naquilo que ele está fazendo. Eles terão acesso a todas as informações. Então, de certa forma, fica muito mais fácil a tomada de decisões.
4. Reduz o tempo gasto em tarefas
Por meio de softwares online, o serviço de gestão fica muito mais fácil, resultando em economia de tempo para as administradoras. Atividades como: convocação para assembleias, prestação de contas, agendamento de reuniões, contratação de serviços terceirizados, entre outras, podem ser realizadas de maneira muito mais ágil e prática.
O gasto com papel e tarefas manuais também reduz muito, pois o que antes era feito manualmente e com muita papelada agora é inserido digitalmente no sistema online. Isso beneficia não só o bolso como a organização, uma vez que essas papeladas tomavam muito espaço e, agora, podem ficar guardadas no software.
5. Facilita a comunicação
Outra vantagem de um software de condomínio é a comunicação. Isso porque, por meio da ferramenta, a qualquer hora e em qualquer lugar os síndicos e condôminos têm acesso à administradora e às informações do prédio. Isso torna a comunicação muito mais fluida e sem restrições, já que não há a necessidade de esperar para ligar apenas no horário do expediente.
Essa comunicação mais facilitada é uma vantagem porque evita conflitos, reclamações e desentendimentos desnecessários, visto que os condôminos ficam muito mais informados sobre tudo o que acontece na gestão do condomínio. Esse canal de comunicação também permite que sejam feitas sugestões e feedbacks para otimizar cada vez mais o serviço.
Por fim, vale destacar alguns de nossos serviços. A Group Software é uma empresa especializada no mercado de gestão e atua amplamente em todo o país. Nós oferecemos sistemas completos de gerenciamento que vão atender a todas as necessidades do seu negócio.
Os programas incluem monitoramento das folhas de pagamento, contabilidade, compras, BI, CRM, entre outras dezenas de modelos e relatórios gerenciais. É muito importante contar com esse tipo de recurso para que seu serviço seja mais eficiente e transparente. Nosso produto principal é o Condomínio21, que é um programa voltado para gestão financeira de condomínios, deixando todas as tarefas automatizadas e de fácil execução.
E aí? O que achou do nosso conteúdo? Gostou de aprender um pouco mais sobre como funciona um software para condomínio e todos os seus benefícios? Gostaria de ver mais assuntos como este? Então veja aqui nosso guia sobre sistemas de administração de condomínios! Até mais!
