Entenda o papel de uma administradora de condomínios, o que diz a lei e qual sua importância na gestão condominial.
A administração de um condomínio envolve diversas responsabilidades, desde o controle de contas a pagar e receber até a gestão dos funcionários. Para garantir que tudo funcione de forma organizada e eficiente, muitas vezes conta-se com o suporte de uma administradora de condomínios.
Mas o que, de fato, faz uma administradora? Quais são suas funções e até onde vai sua atuação?
Neste conteúdo, vamos responder essas perguntas e explicar o papel dessa empresa na gestão condominial, suas principais atribuições e como a legislação regulamenta sua atuação.
Boa leitura!
Principais funções de uma administradora de condomínios
Uma administradora cuida de diversos processos dos condomínios que administra. Afinal, o conceito de gestão condominial abarca diversas tarefas e demandas que, caso não sejam realizadas, podem acarretar reclamações dos condôminos, multas, penalidades e até mesmo problemas judiciais.
Dentre as principais funções de uma administradora, podemos citar:
Gestão financeira
Quando falamos em gestão financeira e contabilidade, os principais processos em um condomínio são o contas a pagar e o contas a receber. Porém, cada aspecto desse tem suas exigências específicas.
No contas a receber, é responsabilidade da administradora fazer a geração e envio do boleto das taxas condominiais, além do acompanhamento dos inadimplentes. Vale ressaltar, porém, que a cobrança dos débitos geralmente é realizada por empresas de cobrança ou escritórios jurídicos.
Já no contas a pagar, a administradora deve garantir que os fornecedores, funcionários e tributos sejam pagos dentro dos prazos. Além disso, a administradora deve prestar contas para o síndico e os condôminos, organizando e apresentando relatórios financeiros transparentes periodicamente.
Ainda falando em receitas e despesas, também é responsabilidade da administradora realizar a previsão orçamentária, ou seja, o planejamento do orçamento anual do condomínio para equilibrar receitas e despesas.
A previsão orçamentária também deve incluir um valor extra, denominado fundo de reserva, destinado a manutenções emergenciais ou melhorias no condomínio. Da mesma forma, é responsabilidade da administradora fazer a gestão desse fundo e garantir que o condomínio não tenha surpresas com gastos inesperados.
Gestão administrativa
Já no que diz respeito ao administrativo do condomínio, as responsabilidades da administradora também são amplas.
Faz parte do seu papel garantir o cumprimento da convenção e do regimento interno do condomínio, aplicando multas e sanções conforme previsto nas normas.
Além disso, a administradora também deve acompanhar os prazos dos mandatos do síndico e dos conselhos, a fim de convocar assembleias de eleição quando necessário. É também responsabilidade dela convocar, assessorar e elaborar as atas das assembleias gerais sempre que solicitado, garantindo o devido registro das decisões.
Já no que diz respeito a dúvidas e solicitações dos moradores, síndicos e fornecedores, a administradora atua como principal canal de comunicação entre eles — e deve prestar suporte para esclarecer questões sempre que necessário.
Por fim, também faz parte das responsabilidades da administradora manter o registro de moradores e condôminos sempre atualizado, assegurando que as informações sejam precisas para garantir uma gestão eficiente e uma comunicação assertiva.
Gestão de RH
É cada vez mais comum que as administradoras também façam a gestão dos colaboradores dos condomínios, uma vez que muitos possuem funcionários próprios — ou seja, não terceirizados.
Nesse sentido, é papel da administradora fazer a gestão de:
- contratação;
- demissão;
- folha de pagamento;
- benefícios.
Isso vale para todos os funcionários próprios dos condomínios, como porteiros, zeladores, faxineiros etc.
Além disso, é papel da administradora cumprir as obrigações trabalhistas, garantindo o pagamento correto de salários e encargos sociais (INSS, FGTS) e, claro, o cumprimento da legislação.
Já no caso de mão de obra terceirizada, como a contratação de uma conservadora pelo condomínio, a administradora pode acompanhar e fiscalizar a documentação trabalhista. Afinal, no caso de algum processo, o condomínio se torna solidário.
O que é adm?
Nesse meio, é muito comum ver as expressões "adm" ou "adm de condomínios" — e, para quem não é da área, é possível que esse termo possa gerar dúvidas.
O termo "adm" nada mais é que uma forma abreviada de dizer "administradora" ou "administração", e pode se referir tanto à área quanto ao profissional de Administração. Ou, no caso do setor condominial, à empresa de gestão de condomínios.
Na internet, também é comum ver o termo "adm" ou "admin" referindo-se à pessoa responsável pela administração de perfis, grupos ou chats em redes sociais. Nesse caso, é essa pessoa que agenda e faz as postagens, gerencia comentários ou, no caso de grupos, quem adiciona ou retira participantes.
O que a legislação diz?
A legislação que fundamenta a atuação das administradoras — assim como diversos outros aspectos da vida condominial — é o Código Civil.
O artigo 1.348 do Código Civil lista as responsabilidades do síndico em um condomínio, que incluem:
- convocar a assembleia;
- representar o condomínio em juízo ou fora dele;
- comunicar à assembleia em caso de processo judicial ou administrativo relativo ao condomínio;
- cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações das assembleias;
- garantir a conservação e a proteção das áreas comuns, além da prestação de serviços que sejam necessários ao condomínio;
- elaborar a previsão orçamentária;
- cobrar dos condôminos a taxa condominial e possíveis multas;
- prestar contas aos condôminos anualmente e sempre que exigido;
- realizar o seguro do condomínio.
Porém, embora estas sejam as responsabilidades do síndico, o parágrafo 2° do mesmo artigo define que:
§ 2° O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.
É esse trecho do Código Civil que chancela a atuação das assembleias. Porém, vale ressaltar que, embora a contratação seja feita pelo síndico, a decisão deve ser aprovada em conjunto pela assembleia geral do condomínio.
Inscrição no CRA
Uma dúvida recorrente é se a administradora de Condomínio é obrigada a se inscrever no Conselho Regional de Administração (CRA).
O Decreto 61.934/67 determina que:
Art. 12 As sociedades de prestação de serviços profissionais mencionadas neste Regulamento só poderão se constituir ou funcionar sob a responsabilidade de Administradores, devidamente registrados e no pleno gozo de seus direitos sociais.
§ 1º O Administrador, ou os Administradores, que fizerem parte das sociedades mencionadas neste artigo, responderão, individualmente, perante os Conselhos, pelos atos praticados pelas Sociedades em desacordo com o Código de Deontologia Administrativa.
§ 2º As Sociedades a que alude este artigo são obrigadas a promover o seu registro prévio no Conselho Regional da área de sua atuação, e nos de tantas em quantas atuarem, ficando obrigadas a comunicar-lhes quaisquer alterações ou ocorrências posteriores nos seus atos constitutivos.
Ou seja, a administradora deve ser inscrita ao CRA, e o administrador encarregado como responsável técnico precisa ser registrado.
Qual o momento certo de contratar uma administradora de condomínios?
Nem todos os condomínios precisam de uma administradora. Porém, em muitos casos, sua contratação se torna essencial para garantir uma gestão eficiente e em conformidade com a legislação.
A administradora é recomendada quando o síndico ou o conselho fiscal de um condomínio identificam dificuldades na organização financeira, no cumprimento de obrigações legais ou na comunicação com os condôminos.
Além disso, condomínios de grande porte, com muitas unidades e demandas complexas, costumam se beneficiar da experiência de uma administradora para evitar erros, reduzir riscos e otimizar processos.
Se a gestão condominial está sobrecarregada ou enfrentando desafios recorrentes, pode ser o momento ideal para contar com o suporte de uma administradora.
Dicas para escolher uma administradora de condomínios
A escolha da administradora de condomínios deve ser feita com cautela, considerando não apenas o custo, mas também a qualidade dos serviços prestados.
Confira, a seguir, alguns pontos a se considerar na hora da contratação.
- Verifique a experiência e a reputação: pesquise sobre a atuação da empresa no mercado e busque referências de outros condomínios atendidos.
- Analise os serviços oferecidos: certifique-se de que a administradora cobre todas as necessidades do condomínio, como gestão financeira, administrativa e de recursos humanos.
- Avalie a transparência na prestação de contas: o acesso a relatórios detalhados e a prestação de contas clara são fundamentais para manter a confiança dos condôminos.
- Considere o suporte e a comunicação: a administradora deve ter canais de atendimento eficientes para atender síndico e moradores com agilidade.
- Priorize administradoras que utilizam tecnologia: uma administradora que investe em tecnologia reduz erros, agiliza tarefas e melhora a transparência na gestão.
