Desde 2018, a cobrança registrada mudou a rotina de quem lida com boleto bancário no dia a dia.
Isso porque a obrigatoriedade trouxe mais segurança nas transações, padronizou a emissão de boletos e reduziu riscos, mas também exige atenção a processos que antes passavam despercebidos.
E, se você é uma das pessoas que quer entender mais a fundo sobre a cobrança registrada, o que ela tem a ver com a Febraban, você está no lugar certo!
Neste conteúdo, você verá, de forma prática, como funciona a cobrança registrada, por que ela impacta a gestão financeira do condomínio e o que a sua administração precisa ajustar para lidar com esse modelo sem complicações. Boa leitura!
O que é cobrança registrada?
A cobrança registrada da Febraban é o modelo oficial, obrigatório desde 2018, que determina que a administradora envie previamente todo boleto registrado à base centralizadora antes de circular. Isso criou um padrão único no país:
- informações completas;
- validação do beneficiário;
- controle sobre alterações;
- rastreabilidade total da cobrança.
Tudo para reduzir fraudes e inconsistências que eram comuns no modelo sem registro. A própria Febraban já apontava, lá atrás, que os consumidores pagavam mais de 3,7 bilhões de boletos por ano e que o sistema sem registro abria margem para erros e golpes.
Por isso, o Branco central implementou o projeto de modernização em etapas, migrando todas as carteiras para o padrão Febraban até chegar ao cenário atual, em que o registro é obrigatório para qualquer boleto que a administradora emite.
Hoje, a plataforma unificada concentra todos os dados do título, permite conferência automática e garante que o boleto só circule se estiver devidamente registrado. Isso dá previsibilidade ao processo e elimina uma série de problemas típicos da antiga cobrança sem registro.
Como funciona a cobrança registrada na prática?
De forma simples, a cobrança registrada pode ser realizada seguindo os seguintes passos:
- Cadastro das informações do título
O primeiro passo é quando o emissor reúne dados completos do pagador e do boleto, incluindo o valor, vencimento, CPF/CNPJ, instruções. São essas informações que permitem o rastreamento e evitam inconsistências.
- Registro bancário do boleto
Em segundo lugar, a administradora precisa enviar o título ao banco e à base centralizadora, antes de circular. Nesse momento, acontece a validação do beneficiário e das informações, garantindo que a administradora não emita nada “no escuro”.
- Emissão e disponibilização do boleto
Só depois de o sistema confirmar o registro de título, a administradora pode enviar o boleto para o pagador. Essa é a forma de impedir fraudes e manter o fluxo de cobrança registrada dentro do padrão Febraban.
- Pagamento e conciliação bancária
Quando o pagador quita o título, a liquidação é registrada automaticamente na plataforma. A conciliação ocorre em tempo quase real, facilitando a gestão e controle da carteira.
Vale destacar que cada uma dessas etapas são essenciais para garantir a segurança e assertividade no controle de cobranças do condomínio.
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Quais são as suas principais vantagens?
Além de concentrar tudo o que faltava ao boleto tradicional, como previsibilidade, rastreabilidade e um processo capaz de impedir boa parte dos erros que atrapalham a gestão financeira, a cobrança registrada também oferece vantagens como:
- mais segurança financeira, já que todos os dados são validados no registro, reduzindo riscos de fraude e erros de emissão;
- controle total da carteira, uma vez que o sistema rastreia cada boleto, então o emissor sabe exatamente o status do título registrado, liquidado, vencido ou alterado;
- base para ações de cobrança formais, já que o registro permite protesto e outras medidas legais quando necessário, já que o título está regularizado;
- processo mais eficiente com a padronização e automação, reduzindo retrabalho, divergências e conciliações manuais.
- mais conveniência para o pagador, pois o pagador pode pagar o boleto registrado em qualquer canal bancário, com verificação automática de dados.
Vale reforçar que a cobrança registrada também simplifica a operação, fortalece a gestão e controle de pagamentos, criando um ambiente financeiro mais confiável para administradoras e condomínios.
O que é o CNAB e para que ele serve?
O processo de emissão de boletos é composto de diversas etapas, que devem ser seguidas corretamente para evitar erros. Existem várias formas de emitir boletos e é necessária uma maneira de trocar as informações do seu sistema com o banco.
Digamos que você possui um software de gestão especializado e emita seus boletos através dele. Como o banco pode conferir se as informações dos seus boletos estão de acordo com o padrão?
É aí que entra o CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária), que permite a troca dessas informações.
Após a emissão dos seus boletos é necessária a geração de um arquivo de remessa, que nada mais é que um arquivo de texto com colunas determinadas pela Febraban.
Como cada banco possui um modelo de boleto diferente, o CNAB fornece um padrão para facilitar a transmissão das informações entre o seu sistema de gestão e o banco.
Atualmente, existem dois tipos de arquivos CNAB, são eles:
- CNAB 400
- CNAB 240
Sistemas da Group Software, como o Group Condomínios e o Group COM, possuem o módulo CNAB para facilitar e agilizar a gestão das propriedades e a emissão dos boletos.
Mas lembre-se: é importante alinhar as informações com o seu banco, para inserir as informações corretas no seu sistema e não errar na hora de emitir os boletos.
Boleto registrado x sem registro: qual a diferença?
O boleto registrado é aquele que a administradora informa previamente ao banco e entra na base centralizadora da Febraban, garantindo rastreabilidade e validação dos dados; já o condomínio emitia o boleto sem registro sem qualquer comunicação ao banco, um modelo antigo, inseguro e que a Febraban/o Banco Central deixou de permitir.
Além disso, o registro obrigatório padronizou o fluxo de cobrança, reduziu fraudes e permitiu que empresas acompanhem cada título com precisão. O modelo sem registro, por não oferecer essas garantias, foi descontinuado e substituído pelo padrão atual.
O que é o boleto registrado?
O boleto registrado geralmente é utilizado por empresas que fornecem um serviço recorrente como administradoras de condomínios. Todo boleto emitido de forma registrada traz a necessidade de um arquivo remessa ao banco.
É este arquivo que registra o boleto junto à instituição financeira e fornece todas as informações da cobrança como o valor, vencimento, código do boleto, CPF ou CNPJ.
O ideal é que você possua um software especializado, que emita esse arquivo e agilize o seu processo de homologação, de forma segura e confiável.
Vale destacar que a cobrança registrada possibilita que o seu banco proteste a dívida em caso de não pagamento (com autorização do cedente). Entretanto, esse tipo de cobrança sai mais caro, devido à taxa por boleto emitido, sendo o pagamento efetuado ou não.
Por isso, utilizar boletos registrados é uma ótima maneira para diminuir a inadimplência em seu condomínio, uma vez que o boleto possui validade para protesto.
Quais são as vantagens do boleto registrado?
A cobrança registrada pode ser mais cara, porém conta com algumas vantagens como:
- melhor gestão da carteira (por ter dados completos, fica fácil saber quem pagou e o que pagou);
- mais praticidade para relatórios administrativos e de gestão;
- possibilidade de pagamento em qualquer agência após o vencimento.
O que era o boleto sem registro?
O boleto sem registro era um modelo antigo de cobrança que o condomínio/administradora deixou de utilizar porque não atendia mais às exigências de segurança e controle que a Febraban definiu.
Nele, a administradora emitia e enviava o título diretamente ao cliente, sem qualquer informação prévia no banco, o que tornava todo o processo mais frágil e sujeito a falhas.
Como o banco não sabia da existência do documento, não havia validação de dados, acompanhamento do título ou rastreabilidade. O pagamento caía na conta da empresa até dois dias úteis depois, e o banco/empresa só cobrava a taxa quando o pagador quitava o boleto.
Essa estrutura parecia simples, mas gerava riscos consideráveis. A falta de registro inviabilizava contestação da dívida, abria brechas para fraudes e comprometia a segurança de todo o processo de cobrança.
Por isso, o modelo foi descontinuado e substituído pela cobrança registrada, que centraliza as informações e reduz drasticamente essas vulnerabilidades.
Cobrança registrada: a solução ideal para administradoras de condomínios
Como você pôde ver até aqui, a cobrança registrada reúne exatamente o que uma administradora precisa para impulsionar a eficiência operacional. Afinal, ela traz maior segurança jurídica, rastreabilidade e controle financeiro real da carteira.
Assim, com todos os boletos validados, registrados e acompanhados em tempo real, o risco de erro cai, a inadimplência tende a diminuir e a gestão deixa de depender de processos manuais frágeis.
Quando combinada com tecnologia condominial, o ganho é ainda maior. Um software de administração, como o Group Condomínios, por exemplo, automatiza o envio dos boletos, processa baixas em tempo real e mantém relatórios e balancetes sempre atualizados.
Tudo isso, sem intervenção manual e sem ruído na comunicação com os moradores. Quer aproveitar todas essas vantagens e simplificar o processo de cobrança com tecnologia de verdade? Conheça o Group Condomínios!
Perguntas frequentes sobre cobrança registrada
Confira abaixo as respostas para as principais dúvidas sobre cobrança registrada:
O emissor do boleto é o responsável por registrar o título no banco, enviando todas as informações para a base centralizadora da Febraban.
Ele perde a veracidade. Isso porque o modelo sem registro foi descontinuado e o banco não reconhece boletos emitidos fora da base centralizadora.
Sim. Desde 2018, a Febraban exige registro obrigatório para qualquer boleto emitido, independentemente do valor, empresa ou finalidade.
Ele só é liberado ao pagador depois que o banco valida os dados. Na prática, ele tem seu status registrado no sistema e passa por conferência automática.
Sim, desde que o emissor autorize. Como o título está regularizado no registro, o banco pode encaminhar o protesto quando houver inadimplência.
