Saiba como a digitalização de documentos do condomínio facilita o acesso e otimiza a rotina da administradora.
A digitalização de documentos de condomínio é uma prática que tem ganhado cada vez mais espaço entre administradoras que buscam melhorar a organização da rotina e facilitar o acesso à informação.
Em um cenário em que o volume de papéis acumulados dificulta a consulta, aumenta o risco de extravios e sobrecarrega a equipe, transformar documentos físicos em arquivos digitais pode ser um avanço importante para a eficiência da operação.
Além de agilizar processos internos, a digitalização também contribui para uma gestão mais transparente e segura, especialmente quando combinada a soluções tecnológicas que garantem o acesso facilitado por síndicos e condôminos.
Por isso, neste conteúdo, vamos mostrar o que diz a legislação, quais documentos priorizar, como fazer a digitalização e como ela pode simplificar o dia a dia da administradora.
O que diz a legislação sobre digitalização de documentos
Ao adotar a digitalização de documentos na gestão condominial, é comum surgirem dúvidas sobre a validade jurídica desses arquivos, especialmente em situações que envolvem auditorias, assembleias ou processos judiciais.
Por isso, é fundamental entender o que a legislação prevê sobre o tema.
Documentos que podem ou não ser digitalizados
Não há exigência, na lei, sobre a forma correta de guarda de documentos, desde que eles sejam disponibilizados aos condôminos de maneira adequada.
Isso significa que, na prática, a maioria dos documentos do condomínio pode ser digitalizada, desde que a integridade das informações seja preservada.
Porém, alguns cuidados são importantes: documentos com valor histórico, que tenham original físico exigido em situações específicas (como registros cartoriais ou processos judiciais), ainda devem ser armazenados fisicamente, mesmo que tenham cópia digital.
Como garantir validade jurídica e autenticidade?
Para que os documentos digitalizados sejam aceitos legalmente, é importante seguir critérios técnicos que assegurem sua integridade, conforme estabelecido no Decreto nº 10.278/2020, que regulamenta padrões para a digitalização de documentos públicos e privados.
Alguns dos cuidados recomendados são:
- digitalizar em alta resolução, garantindo legibilidade completa;
- salvar os arquivos em formatos confiáveis, como PDF/A, que impedem alterações futuras;
- armazenar os documentos em sistemas seguros, com controle de acesso e registro de alterações.
Além disso, utilizar assinaturas digitais nas versões digitalizadas é uma forma de garantir validade jurídica, especialmente quando os documentos forem compartilhados com terceiros ou exigirem comprovação legal.
É obrigatório um condomínio ter certificado digital?
Embora a digitalização de documentos do condomínio não dependa do uso de certificado digital, é importante destacar que os condomínios são, sim, obrigados a possuir um certificado digital para cumprir determinadas exigências legais — especialmente no que diz respeito às obrigações trabalhistas.
Com a implementação de portais como o eSocial e o Conectividade Social, da Caixa Econômica Federal, a transmissão de informações relacionadas a obrigações como FGTS e INSS passou a ser feita exclusivamente em formato digital.
Dessa forma, o certificado digital tornou-se obrigatório, já que é por meio dele que os condomínios podem:
- emitir nota fiscal eletrônica;
- acessar o canal Conectividade Social, da Caixa Econômica Federal, e enviar os dados de funcionários;
- transmitir os dados de RPA (recibo de pagamento de autônomos), também pelo canal Conectividade Social.
Ou seja, apesar de não ser um requisito direto para digitalizar documentos, o certificado digital faz parte de uma transformação mais ampla da rotina condominial, em que processos antes manuais se tornam digitais e exigem autenticação eletrônica.
Quais documentos do condomínio devem ser digitalizados?
Para começar o processo de digitalização, nem sempre é fácil definir quais documentos devem ser priorizados. Porém, alguns critérios podem ajudar, como a frequência de uso, a importância jurídica e a necessidade de consulta.
Veja, a seguir, uma sugestão de prioridade na hora de fazer a digitalização de documentos do condomínio.
Convenção, Regulamento Interno, atas e contratos
Esses documentos formam a base legal e administrativa do condomínio. Por isso, precisam estar sempre disponíveis e bem-organizados para consulta de síndicos, condôminos e da própria equipe da administradora.
Ter essas informações digitalizadas facilita:
- assembleias, quando for necessário consultar cláusulas rapidamente;
- mediação de conflitos relacionados a regras do condomínio;
- auditorias internas ou externas, ao reunir documentação em um só lugar;
- transições de gestão, pois garante que a nova administração tenha acesso ao histórico completo com facilidade.
Boletos, comprovantes, notas fiscais e demonstrativos financeiros
A rotina financeira do condomínio exige que a administradora guarde e compartilhe documentos com frequência.
Assim, digitalizar boletos pagos, notas fiscais, comprovantes de transferência e demonstrativos mensais, permite:
- organizar as pastas de prestação de contas de forma muito mais eficiente;
- responder a solicitações de segunda via ou comprovação de pagamento com agilidade;
- evitar a perda de documentos importantes, mantendo tudo acessível em um só ambiente.
Dessa forma, a equipe reduz a sobrecarga e ganha tempo para focar em atividades mais estratégicas.
Cadastros, notificações e comunicados
Apesar de parecerem mais simples, esses documentos também são fundamentais na comunicação com os moradores e no registro histórico da gestão condominial.
Isso porque, quando digitaliza fichas cadastrais, notificações de infrações, comunicados, livro de ocorrências e circulares, a administradora:
- facilita a busca por informações em atendimentos ou conflitos;
- mantém um histórico centralizado e rastreável;
- garante mais transparência e respaldo em situações que exijam consulta posterior.
Como é feita a digitalização de documentos do condomínio?
Digitalizar documentos não se resume a escanear papéis e salvá-los em uma pasta do computador.
Para que a prática realmente facilite o dia a dia da administradora e evite retrabalho, é essencial adotar um processo bem-estruturado, desde a preparação dos arquivos físicos até o controle de acesso aos documentos digitais.
A seguir, veja os principais passos para realizar a digitalização com organização e segurança.
Preparação dos documentos e escaneamento
Na prática, o processo começa com a revisão e separação dos materiais por tipo ou finalidade, garantindo que todos estejam completos, legíveis e em bom estado.
Em seguida, é recomendável retirar clipes, grampos e post-its que possam atrapalhar a digitalização.
O escaneamento deve ser feito com equipamentos que ofereçam boa resolução e fidelidade na reprodução do conteúdo, garantindo a leitura clara das informações. Também é possível utilizar ferramentas que contem com leitura OCR.
Por fim, os documentos devem ser salvos preferencialmente em formato PDF, que preserva a integridade do arquivo e evita edições posteriores.
Organização dos arquivos digitais
Depois de digitalizados, os documentos devem ser organizados em um sistema lógico e padronizado.
Uma boa prática é criar uma estrutura que reflita a rotina da administradora, com separações por tipo de documento e por período de referência. Outra opção é utilizar um aplicativo ou software que permita armazenar os documentos de forma organizada.
Além disso, a nomeação dos arquivos também precisa seguir um padrão claro e intuitivo, facilitando a busca posterior. Por exemplo, é importante evitar nomes genéricos ou duplicados e incluir no título datas e outras informações importantes, como tipo de documento.
Leia também: Dicas para armazenar documentos de condomínio com segurança e eficiência
Classificação, nomeação e controle de acesso
Além de organizar os documentos, é essencial garantir que o acesso a eles seja seguro e controlado. Assim, evita-se a modificação indevida de arquivos e o acesso por pessoas não autorizadas.
Para isso:
- defina quem pode visualizar, editar ou compartilhar cada tipo de documento;
- mantenha os arquivos em ambientes com histórico de alterações e backups automáticos;
- use soluções que permitam configurar permissões específicas por tipo de usuário — como síndicos, conselheiros ou condôminos.
Dessa forma, a administradora aumenta a segurança da informação e garante mais tranquilidade na gestão, além de transmitir mais profissionalismo e transparência aos clientes.
Ferramentas que facilitam a rotina da administradora
A digitalização de documentos do condomínio anda lado a lado com a modernização de outros processos condominiais, que pode simplificar a rotina da administradora e melhorar a experiência de síndicos e condôminos.
Uma administradora que utiliza ferramentas digitais pode, por exemplo:
- disponibilizar documentos e enviar boletos para os condôminos via app;
- automatizar o atendimento, a gestão financeira e até mesmo a criação da pasta de prestação de contas;
- simplificar a autenticação de documentos; e muito mais.
Entenda mais a seguir.
Aplicativo do condômino para acesso à documentação
Ao disponibilizar os documentos diretamente em um aplicativo para condomínio, a administradora elimina barreiras no compartilhamento de informações. Convenção, Regimento Interno, atas, comunicados, balancetes, boletos e outros arquivos podem ser acessados a qualquer momento, sem a necessidade de atendimento individualizado.
Dessa forma, a transparência da gestão aumenta, pois síndicos, conselhos e moradores podem acompanhar mais de perto a movimentação do condomínio. Além disso, o volume de solicitações por e-mail e telefone diminui, liberando a equipe para atividades mais estratégicas.
Relatórios e agilidade na prestação de contas
A organização digital de documentos também tem um impacto direto na eficiência da prestação de contas.
Afinal, com comprovantes, contratos e extratos digitalizados e bem-classificados, a separação e o envio desses materiais se tornam muito mais ágeis e confiáveis.
Inclusive, com o apoio de tecnologias mais modernas, algumas soluções já oferecem recursos de inteligência artificial capazes de localizar automaticamente notas fiscais em e-mails e na base nacional e organizá-las na pasta de prestação de contas.
Assim, a administradora ganha uma rotina mais fluida e reduz ainda mais o trabalho manual da equipe.
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Assinatura digital
Outra ferramenta que tem ganhado espaço na administração condominial é a assinatura digital.
Com a assinatura digital, é possível formalizar contratos, atas de assembleia e outros documentos sem a necessidade de reuniões presenciais ou envio físico de papéis.
Além disso, alguns sistemas permitem a assinatura de documentos como a pasta de prestação de contas na própria plataforma, agilizando ainda mais a rotina da administradora e dos síndicos e conselhos.
Além de economizar tempo e recursos, a assinatura digital confere segurança jurídica aos documentos, garantindo que tenham validade legal e estejam protegidos contra alterações não autorizadas.
A digitalização como aliada da organização e da transparência
Adotar a digitalização de documentos do condomínio é mais do que uma mudança operacional. É um passo importante para tornar a rotina da administradora mais organizada, ágil e transparente.
A integração dessa prática com outras ferramentas de gestão permite, inclusive, melhorar o acesso à informação, reduzir a sobrecarga da equipe e otimizar o relacionamento com síndicos e condôminos.
Mesmo administradoras que ainda enfrentam resistência interna à tecnologia podem começar de forma simples, priorizando os documentos mais usados no dia a dia e estruturando aos poucos um processo digital seguro e eficiente.
Com o apoio das soluções certas, a digitalização se torna parte de um processo mais amplo de modernização, que impacta positivamente a gestão financeira, a prestação de contas, o atendimento ao cliente e até mesmo o posicionamento da administradora no mercado condominial.
