Para realizar uma boa gestão, toda administradora precisa investir na organização. Um dos principais instrumentos para isso é a folha de pagamento do condomínio, documento essencial para acompanhar todos os valores destinados aos colaboradores.
O controle detalhado dos registros possibilita compreender com precisão os gastos do condomínio e evitar desperdícios no orçamento. Isso facilita a identificação de pagamentos realizados, pendentes e do total de dinheiro aplicado em determinado período.
Você ainda tem dúvidas sobre como fazer uma gestão eficiente da folha de pagamento no contexto da administração condominial? Preparamos dicas estratégicas para auxiliar nessa tarefa. Confira o artigo!
O que é a folha de pagamento do condomínio?
A folha de pagamento do condomínio é um documento mensal obrigatório.Ela reúne salários, encargos, benefícios e descontos de todos os colaboradores que o condomínio contrata.
O registro cumpre uma das principais obrigações legais da administração condominial e garante a saúde financeira e jurídica do condomínio.
Isso porque a folha de pagamento mensal detalha todas as despesas com pessoal, permitindo ao síndico e à administradora realizar um controle financeiro preciso e transparente.
Quando bem gerida, a folha evita erros de cálculo, atrasos em encargos e problemas trabalhistas que podem gerar multas e comprometer o orçamento.
Atualizar o documento regularmente ajuda a planejar o orçamento, acompanhar os custos e cumprir as exigências fiscais de maneira estratégica e responsável.
Quais são os pontos essenciais da folha de pagamento do condomínio?
Quem administra um condomínio sabe que o serviço pode ser comparado à organização de uma empresa. Afinal, você deverá contratar funcionários, cuidar das finanças, contratar fornecedores e, muitas vezes, atuar com a gestão de pessoas, sejam elas condôminos ou pessoal contratado.
Não é de se surpreender, assim, que a folha de pagamento seja tão importante. Ela permite o acompanhamento de toda a movimentação do orçamento despendido com os seus colaboradores a cada mês.
Além disso, os cálculos tributários da da folha de pagamento do condomínio merecem atenção para não gerar nenhum problema futuro.
Dentre os itens fundamentais que devem constar no documento, estão:
- salário mensal de cada funcionário, designando o valor bruto (total) e o valor líquido (com descontos);
- horas extras trabalhadas pelos colaboradores;
- descontos por faltas ou atrasos;
- valor de vale-transporte, vale-alimentação e/ou vale-refeição;
- gastos relacionados à tributação e previdência social;
- valores adicionais, tais como adicional noturno, tempo de serviço, insalubridade ou acúmulo de função;
- salário-habitação, concedido quando o funcionário mora no condomínio e se torna isento de aluguel ou demais taxas.
Organizar corretamente esses dados garante transparência. Também permite prever custos e evitar atrasos no fechamento da folha de pagamento do condomínio.
Quais são os encargos sobre a folha de pagamento do condomínio?
Ao todo, são quatro itens fundamentais que precisam ser incluídos: FGTS, INSS, PIS e IRRF. Outros custos importantes envolvem 13º salário, férias, vale-transporte e benefícios, como vale-alimentação e plano de saúde.
Para criar uma folha de pagamento do condomínio completa, você não poderá se esquecer de adicionar os encargos sociais. Eles representam parte significativa dos custos e garantem o cumprimento das obrigações trabalhistas.
Além disso, tratam-se de tributos que incidem sobre a folha e que devem ser corretamente calculados para evitar passivos.
Também é necessário considerar os custos com folha suplementar, os tributos incidentes e os encargos trabalhistas previstos em convenção coletiva.
Abaixo, detalhamos os principais encargos obrigatórios, os tributos e impostos aplicáveis e como calculá-los corretamente.
Como calcular o FGTS no condomínio?
Além do salário e dos benefícios, o condomínio deverá depositar mensalmente uma porcentagem referente ao FGTS. O valor considera o salário do colaborador e incide sobre as férias, aviso prévio e 13º.
Sua alíquota é de 8% sobre o salário bruto, e seu recolhimento deve ocorrer até a data que o governo estipula. O prazo final é sempre até o dia sete do mês subsequente ao pagamento da folha salarial.
O condomínio deve depositar esse valor em conta vinculada ao trabalhador. O procredimento segue a determinação da Caixa Econômica Federal, que é o agente operador do fundo.
Manter o FGTS em dia evita penalidades e garante que o condomínio cumpra sua função como empregador, protegendo também os direitos trabalhistas dos funcionários.
INSS: alíquota e responsabilidade do condomínio
O INSS é o encargo previdenciário mais importante da folha de pagamento do condomínio. Ele garante os direitos do trabalhador relacionados à seguridade social. Estão incluídos seguros como auxílio-doença, pensão por morte, salário-maternidade e, claro, aposentadoria.
Por essa razão, o condomínio deve pagar a contribuição corretamente para todos os funcionários contratados. Isso vale tanto para os colaboradores com carteira assinada quanto para prestadores de serviço, conforme o regime de contratação.
A responsabilidade do condomínio e as alíquotas variam conforme o tipo de trabalhador e o seu salário. Por exemplo, para os empregados (porteiros, zeladores, faxineiros, entre outros) as alíquotas podem ser de:
- 7,5% para salários de até R$ 1.518,00;
- 9% para salários entre R$ 1.518,01 e R$ 2.793,88;
- 12% para salários entre R$ 2.793,89 e R$ 4.190,83;
- 14% para salários entre R$ 4.190,84 e R$ 8.157,41.
Já a alíquota patronal (condomínio) é de 20% sobre a folha de pagamento total dos empregados. Além disso, o condomínio é responsável por reter o valor devido pelo empregado diretamente na folha de pagamento e recolher o total ao INSS (parte do empregado + parte patronal).
O recolhimento ocorre até o dia 15 do mês subsequente ao pagamento dos salários. O não cumprimento desse prazo pode gerar multas, juros e pendências previdenciárias.
PIS e folha de pagamento condominial
O PIS é uma contribuição exclusiva para garantir o seguro-desemprego e o abono salarial. Ele incide sobre a folha de pagamento mensal do condomínio, compondo parte das obrigações legais da gestão trabalhista.
A porcentagem desse encargo é de 1% sobre o total da folha bruta. O cálculo considera todos os valores pagos aos colaboradores, como salários, horas extras e adicionais.
Mesmo que o condomínio não tenha fins lucrativos, a cobrança é obrigatória. Isso porque o tributo incide sobre a folha de pagamento, e não sobre o lucro.
Assim como o INSS, o PIS deve ser pago até o dia 15 do mês subsequente.
Descontos no salário: o que pode ou não ser feito
Nem todo valor pode ser abatido do salário dos colaboradores do condomínio. Por isso, é importante que a administradora de condomínio entenda quais descontos são permitidos por lei. Também é importante saber como aplicá-los corretamente na folha de pagamento do condomínio, evitando erros e passivos trabalhistas.
Os principais são:
- Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), aplicado conforme a faixa salarial e a tabela vigente;
- contribuição previdenciária do empregado, recolhida junto ao valor patronal;
- benefícios facultativos, como planos de saúde e odontológicos, desde que haja autorização do colaborador;
- faltas e atrasos devidamente comprovados, que geram descontos proporcionais.
Vale destacar que o IRPF é um imposto cobrado de pessoas físicas que recebem um salário acima de R$ 2.428,80, conforme a tabela vigente (2025). A cobrança do imposto é anual e, para calculá-lo, deve-se analisar o ano-calendário do salário de cada colaborador.
Essa necessidade se dá pelo fato de que o imposto não é pago de forma deliberada pelo funcionário. O recolhimento é feito diretamente na fonte, ou seja, o valor é calculado e descontado do salário bruto do colaborador antes do pagamento.
De modo geral, todo desconto precisa ter respaldo legal ou autorização formal do empregado. Qualquer abatimento indevido pode gerar multas e ações trabalhistas contra o condomínio.
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Como elaborar a folha de pagamento do condomínio?
Agora que você já conhece os principais fatores que compõem a folha de pagamento do condomínio, chegou a hora de aprender como elaborar esse documento. Acompanhe!
- faça o controle de ponto
O primeiro passo é fazer o controle do ponto de cada trabalhador. Registre a frequência por meio do ponto eletrônico ou da tradicional folha de ponto.
- considere as horas extras
Ao investir na folha de ponto, você terá mais facilidade para calcular as horas extras dos colaboradores e registrar o período em que o trabalhador permaneceu no condomínio.
- lembre-se dos adicionais
Por lei, os funcionários do período noturno recebem um valor adicional no salário. Já os que trabalham após as 22h devem receber 20% sobre a hora de trabalho.
- avalie o acúmulo de funções
Funcionários que acumulam tarefas, como porteiros que também desempenham outras atividades, têm direito a 20% de adicional sobre o salário.
- inclua os adicionais de insalubridade e periculosidade
Para funcionários que trabalham sob riscos físicos, químicos ou biológicos, a lei estipula pagamento de adicional de 10%, 20% ou 40% do valor do salário mínimo. O adicional de periculosidade tem o valor de 30% sobre o salário percebido (e não o mínimo).
- inclua os dias de folga
Para evitar erros ou confusões, lembre-se de considerar os dias de descanso remunerado. No campo de preenchimento de cada funcionário, procure incluir essa informação com destaque.
- não se esqueça dos descontos
Inclua faltas ou os atrasos na folha de pagamento do condomínio. No final do mês, é possível somar os valores e fazer os devidos descontos do salário dos trabalhadores.
- inclua as previsões
Essa dica vale para o planejamento financeiro do condomínio. Afinal, o pagamento dos itens a considerar nas previsões não ocorre de imediato. Por isso, a ideia é formar uma reserva financeira para que não haja problemas.
Como economizar na folha de pagamento do condomínio
Não tem jeito: o pagamento dos empregados é o maior gasto dos condomínios. Dito isso, é importante saber como gerir essa equipe e, assim, economizar boa parte do orçamento disponível.
Ainda não sabe como realizar essa tarefa e diminuir os gastos? Uma maneira simples e bastante satisfatória é procurar reduzir as horas extras trabalhadas pelos colaboradores.
Muitas vezes, o caminho mais vantajoso é contratar os serviços de um profissional folguista para suprir as demandas das atividades.
Dica bônus: diminuir a rotatividade dos empregados também é uma alternativa e tanto para economizar com a folha de pagamento. Demitir e recontratar é uma atividade de alto custo e, por isso, deve ser evitada. A retenção e qualificação da mão de obra já existente é sempre mais barata. Pense nisso!
Ferramentas para ajudar na organização da folha de pagamento
Felizmente, há alguns sistemas de gestão de folha de pagamento que podem ser grandes aliados na administração condominial. Eles ajudam a organizar a folha de pagamento do condomínio de forma mais eficiente.
Com esse tipo de ferramenta, é possível economizar tempo e reduzir custsos. Além disso, as chances de erro diminuem consideravelmente.
Um exemplo é o Group Folha, um software bastante conhecido por quem trabalha com gestão financeira.
O sistema considera todos os elementos fundamentais durante a elaboração da folha de pagamento. Ele inclui a gestão de salário dos funcionários, os encargos, o processo de admissão e até mesmo o de rescisão.
Para provar, listamos abaixo as principais funcionalidades desse incrível software:
- cálculo do 13º salário;
- cálculo da rescisão;
- inclusão da participação nos lucros;
- acompanhamento dos resultados;
- elaboração de relatórios;
- emissão de alertas;
- entre outras.
Além dele, é possível contar com o Group Condomínios, um software condominial completo que automatiza processos, permite controle automatizado da folha, gera relatórios detalhados e facilita a gestão digital de salários, encargos e benefícios.
Outra solução útil é o Group COM, aplicativo para colaboradores e condôminos, que permite acompanhar pagamentos, enviar comunicados e gerenciar solicitações relacionadas à folha e aos encargos.
Pode acreditar: com essas dicas, será muito mais fácil organizar a folha de pagamento do condomínio. Os cálculos automáticos facilitam a vida de quem precisa trabalhar com esse tipo de gestão. Quanto maior o número de funcionários, maior o desafio.
Faça um teste! Esperamos que as informações sejam úteis e que possam ajudar sua administradora a fazer um gerenciamento mais eficaz.
A importância da folha de pagamento do condomínio para uma gestão eficiente
A folha de pagamento do condomínio é uma ferramenta central para qualquer administradora. Mais do que um registro de salários, encargos e benefícios, ela garante que precisão nos pagamentos e o cumprimento das obrigações legais.
Manter a folha organizada dá ao gestor total controle sobre os gastos com pessoal.
Também facilita a identificação de inconsistências e o planejamento do orçamento com segurança.
Um documento claro e atualizado oferece transparência, tanto para a gestão quanto para os condôminos. Esse cuidado reforça a credibilidade da administração e evita retrabalho ou surpresas no fechamento do mês.
Mas é importante reforçar que a eficiência da folha de pagamento também depende do uso de tecnologia. Afinal, as soluções como as da Group Software reduzem erros manuais, automatizam cálculos de encargos e benefícios, permitem emissão de relatórios detalhados. Além disso, facilitam o acompanhamento de prazos legais.
Com a automação facilitada, é possível ganhar tempo para focar em decisões estratégicas. Assim, a administradora consegue focar na gestão do condomínio como um todo, em vez de se perder em processos burocráticos.
Investir em uma folha de pagamento precisa, transparente e eficiente é investir na própria gestão do condomínio. Com os processos bem organizados, os riscos são menores, a tomada de decisão é mais rápida e o planejamento financeiro se torna mais seguro.
Para simplificar o controle da folha e garantir o cumprimento de todas as etapas com precisão, conheça o sistema da Group Software e transforme a gestão do seu condomínio.
Perguntas frequentes sobre folha de pagamento do condomínio
A folha de pagamento do condomínio costuma gerar muitas dúvidas entre gestores e administradoras. A seguir, reunimos as perguntas mais comuns sobre o tema:
A folha de pagamento do condomínio inclui FGTS, INSS, PIS e IRRF, além de tributos incidentes sobre benefícios, férias e 13º salário.
Sim, mas apenas se tiver conhecimento das obrigações legais e cálculos corretos; o uso de softwares como os da Group facilita a gestão e reduz erros.
O não recolhimento gera multas, juros e passivos trabalhistas, além de comprometer a conformidade fiscal e a saúde financeira do condomínio.
