Escolher o melhor sistema para condomínio online exige avaliar fornecedores, reputação no mercado e funcionalidades da solução. Mais do que preço, é preciso entender como a ferramenta sustenta a rotina da gestão.
Com a expansão dos condomínios e o avanço da digitalização, investir em um programa para condomínio online deixou de ser diferencial e se tornou necessidade.
Esse movimento ocorre pelos benefícios da gestão na nuvem: eliminação de infraestrutura própria, acesso remoto e segurança de dados com backups automáticos. Como resultado, há redução de custos, automação de processos manuais e mais transparência na prestação de contas.
Nesse contexto, sistemas web para administradoras centralizam a operação e viabilizam a gestão remota com mais eficiência do que planilhas.
Ao longo deste conteúdo, você vai conhecer os critérios ideais para avaliar essas soluções e tomar a melhor decisão para sua administradora.
Qual é o melhor sistema de gestão de condomínio online?
O melhor sistema de gestão de condomínio online é aquele que centraliza todas as operações em nuvem. Ele permite que administradoras e síndicos gerenciem finanças, comunicação e manutenções de qualquer lugar.
Esse tipo de sistema funciona por meio de uma plataforma digital acessada pela internet. Por estar hospedado em servidores remotos, dispensa infraestrutura local.
Na prática, essa plataforma atua como um ERP para administradoras de condomínios. Ela reúne emissão de boletos, relatórios financeiros, portal do condômino e reservas de áreas comuns em um único ambiente.
O diferencial dessa tecnologia está no acesso remoto: com um software baseado em nuvem, não há necessidade de instalações locais e seus custos adicionais.
Como escolher o melhor sistema para condomínio online?
Para escolher o melhor sistema para condomínio online, é preciso analisar fatores que vão além do preço. A decisão deve considerar como a plataforma sustenta a rotina de gestão.
Um ponto inicial é verificar se o sistema opera 100% em nuvem. O acesso remoto elimina a necessidade de infraestrutura local e seus custos.
Também merecem atenção a robustez das funcionalidades e a capacidade de automatizar processos manuais. Além disso, é essencial avaliar a estabilidade do servidor e a aderência às demandas reais de administradoras e síndicos.
Avalie o fornecedor
Antes de contratar qualquer produto ou serviço, é essencial avaliar quem está por trás dele. Nesse contexto, o ideal é optar por uma empresa já consolidada no mercado e com bom histórico.
Para fazer essa avaliação, observe alguns pontos básicos:
- a empresa deve ter, de preferência, pelo menos 10 anos de mercado;
- o tamanho também importa, considerando faturamento e tamanho da equipe;
- analise a carteira de clientes, não apenas em quantidade, mas também em porte.
Esses critérios ajudam a entender a capacidade real do fornecedor. Quanto maior a administradora atendida, mais complexa tende a ser sua operação.
Por isso, quando um fornecedor atende clientes de grande porte, isso indica três fatores importantes:
- a empresa tem know-how e equipe qualificada para demandas complexas;
- o software é robusto o suficiente para atender grandes administradoras e condomínios;
- por ser consolidada, a empresa é mais resistente a crises e períodos de instabilidade.
Procure por cases e depoimentos
Cases e depoimentos de clientes são uma boa referência para ter uma melhor noção dos clientes do fornecedor bem como da qualidade de seus produtos/serviços.
Esse tipo de referência pode ser encontrada tanto no site do fornecedor ou em formato de vídeo, caso a empresa possua um canal no YouTube.
Ainda sim, é possível obter referências mais transparentes e concretas. Para isso, é altamente indicado que você busque pelo contato do cliente mencionado no case ou depoimento e conversar sobre a experiência.
Nessa conversa, vale perguntar:
- Qual o motivo de sua escolha?
- Após a contratação do produto, suas expectativas foram alcançadas, excedidas ou deixou a desejar?
- Ainda usa o software em questão?
- Qual função mais faz diferença em sua empresa?
- Como você avalia a estabilidade de rede do provedor? O sistema costuma sair do ar ou fica ativo de forma consistente?
- O software foi eficaz na redução de trabalhos manuais por meio de automações em sua rotina?
Estude as funcionalidades do sistema
Não existe um conjunto padrão de funcionalidades que funcione para todas as administradoras. O melhor sistema para condomínio online é aquele cujas ferramentas resolvem os gargalos operacionais específicos do seu negócio.
Por isso, antes de avaliar qualquer software condominial online, mapeie suas necessidades reais. Esse diagnóstico deve considerar pontos como:
- volume de condomínios sob gestão;
- processos que consomem mais tempo;
- operações com maior risco de erro manual;
- quantas planilhas manuais sua operação utiliza.
A partir da análise desses pontos, avalie se o sistema realmente elimina retrabalhos. Observe se ele automatiza tarefas repetitivas e reduz a dependência de controles paralelos.
Um programa para condomínio online só gera valor quando agiliza a rotina da administradora. Sem impacto prático no dia a dia, a ferramenta perde sentido operacional.
Por exemplo, se os relatórios financeiros consomem horas, priorize sistemas com dashboard em tempo real. Já se a inadimplência é crítica, busque cobrança automatizada. Além disso, se houver reclamações de transparência, invista em portal com prestação de contas digital.
Além disso, outras funcionalidades podem ser relevantes:
- conciliação bancária automática;
- emissão de borderô eletrônico;
- controle de consumo individualizado (água, gás, energia);
- rastreabilidade completa de alterações com log de usuário e horário;
- lançamento de despesas por código de barras;
- relatórios exportáveis em PDF e Excel nativos,
- integração com aplicativos mobile;
- assembleia virtual por videoconferência.
Contudo, é sempre válido lembrar que o volume de funcionalidades não substitui a aderência. O sistema ideal é aquele cujos recursos resolvem seus problemas reais, não o que oferece mais funções genéricas.
Busque por automações de todos os seus processos manuais
A automação de tarefas é um critério essencial na avaliação de um sistema, devendo ser prioridade em qualquer bom software para administradoras de condomínios.
É por meio dela que a administradora reduz custos e tempo de execução. Com processos automatizados, o trabalho manual da equipe diminui.
Ao contratar um sistema automatizado, grande parte das planilhas deixam de ser necessárias. Planilhas de cálculos de índices e rotinas financeiras passam a ser substituídas pelo próprio sistema.
Por isso, vale buscar um software com recursos automatizados. Funcionalidades como débito automático ajudam a reduzir a inadimplência.
Além disso, outras automações relevantes incluem:
- cálculo automático de multas;
- retenção automática de impostos com emissão de guias;
- cálculo automático de juros;
- atualização automática de índices monetários.
Confira a percepção que o mercado tem do fornecedor
Outro fator importante na decisão é analisar feedbacks, reclamações e avaliações dos clientes. Essas informações ajudam a antecipar como tende a ser a relação com o fornecedor.
O primeiro canal a ser consultado são os portais de avaliação, como o ReclameAQUI. Eles mostram não só as queixas, mas também como a empresa responde e resolve problemas.
A forma de resposta indica o nível de atenção ao cliente. Pela postura do fornecedor, é possível avaliar a qualidade do atendimento.
Além disso, vale observar as mídias sociais da empresa, como o Instagram. Mesmo não sendo focadas em avaliações, muitos clientes usam os comentários para reclamar ou elogiar.
Esses registros também ajudam a entender como a empresa lida com críticas no dia a dia.
Meça a estabilidade do software
Um dos principais motivos para uma administradora trocar de sistema para condomínio online é a instabilidade do servidor. Afinal, quando o sistema falha, toda a operação fica comprometida.
Em muitos casos, a administradora fica horas sem conseguir concluir tarefas. Além do atraso interno, isso gera reclamações de clientes e desgaste no atendimento.
Por isso, avaliar a estabilidade do software é uma etapa essencial da escolha. Esse cuidado evita transtornos que afetam diretamente a rotina e a relação com os condôminos.
É possível fazer a verificação de duas formas:
- entrar em contato com clientes do fornecedor e perguntar sobre a estabilidade do sistema;
- consultar fóruns de reclamação e mídias sociais para ler relatos sobre falhas e quedas.
Com essas informações, é possível ter uma visão mais realista do desempenho do software. Assim, a decisão deixa de ser baseada apenas em promessa e passa a considerar a experiência prática.
Quais funcionalidades o melhor sistema para condomínio online deve ter?
Para administradoras que buscam alta eficiência operacional, o melhor sistema para condomínio online é o que reúne funcionalidades integradas. Ele deve cobrir desde a gestão financeira até a comunicação com os condôminos.
Para isso, um software condominial na nuvem precisa centralizar processos. Assim, eliminando o uso de várias ferramentas e planilhas.
Essa centralização precisa acontecer em uma única plataforma digital e ser acessível de qualquer lugar.
Para uma operação eficiente, o sistema deve oferecer:
- integração com e-mail para cobrança automatizada e redução de inadimplência;
- rastreabilidade completa de alterações nas contas com registro de usuário, data e horário;
- lançamento de despesas via código de barras para agilizar o processo contábil;
- dashboards visuais para acompanhamento de contas a receber e a pagar em tempo real;
- controle individualizado de consumo de água, gás e energia;
- conciliação bancária automática integrada aos extratos;
- assembleia virtual com videoconferência incorporada ao sistema para administradoras;
- atendimento via inteligência artificial para suporte aos usuários.
Além dessas funcionalidades operacionais, o sistema precisa ter dois recursos estratégicos. Eles impactam diretamente a produtividade da gestão e serão apresentados a seguir.
Dashboard centralizado com notificações
Centralizar processos deve ser a essência de qualquer tecnologia desse tipo. Afinal, um sistema integrado permite resolver diferentes demandas em um só lugar.
Para isso, o software precisa oferecer um dashboard intuitivo e completo, que apresentemétricas de gestão atualizadas em tempo real. Dessa forma, o processo de tomada de decisão fica muito mais rápido para o gestor.
Aliado a um menu simples com visualização clara e rápida, também deve-se optar por um sistema com central de notificações. Nele você pode acompanhar a sua rotina por meio de alertas de tarefas a serem concluídas.
Como o uso do sistema faz parte da rotina, facilidade é essencial. Quanto mais simples e funcional for a visão geral, mais eficiente será a gestão.
Pasta de prestação de contas com dados digitais
Esse é um recurso muito importante para a gestão de condomínios. Ele atende tanto o gestor quanto os condôminos que desejam acessar as contas do prédio.
Por isso, vale priorizar um sistema que facilite esse acesso para tornar a consulta mais rápida e organizada.
O diferencial de um software que preza pela otimização de rotina seria um capaz de oferecer uma prestação de contas pronta em poucos segundos. Com um clique, ele organiza os documentos em uma pasta digital e já liga cada comprovante ao relatório certo, sem trabalho manual.
Melhor sistema para condomínio online: conheça o Group Condomínios
Como você viu, a escolha do melhor sistema para administração de condomínios depende da combinação entre estabilidade, boas funcionalidades, automação eficiente e operação em nuvem.
A partir desses critérios, o Group Condomínios se apresenta como um ERP completo para administradoras. Ele foi desenvolvido para aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional.
Como solução integrada e completa, o Group Condomínios reúne recursos como:
- sistema 100% online e seguro;.
- experiência e liderança da Group Software presente há mais de 28 anos no mercado;
- automação completa e integração financeira;
- cobrança eletrônica com envio automático e baixas em tempo real;
- conciliação automática do extrato bancário;
- portal do condômino e comunicação personalizada.
A solução inclui um aplicativo exclusivo para facilitar a comunicação entre condóminos, síndicos e a administradora. Além disso, a administradora pode ter um site personalizado com um chatbot exclusivo 24/7, o que agiliza os atendimentos e facilita a interação.
Com essas e outras ferramentas tecnológicas de gestão condominial, a administradora ganha mais controle da operação. Isso facilita a entrega de valor ao cliente e o crescimento da carteira.
Portanto, descubra todas as vantagens do melhor sistema para condomínio online: conheça o Group Condomínios!
Perguntas frequentes sobre melhor sistema para condomínio online
Reunimos as dúvidas mais comuns de administradoras que estão avaliando sistemas de gestão condominial online.
Um sistema para condomínio na nuvem opera totalmente online, sem necessidade de instalação local. Basta acessar via navegador ou aplicativo de qualquer lugar e todos os dados ficam armazenados em servidores remotos.
O custo varia conforme o número de unidades gerenciadas, volume de funcionalidades contratadas, nível de suporte técnico incluído e se há necessidade de integrações personalizadas.
Priorize fornecedores que ofereçam certificação SSL, criptografia de dados, backups automáticos diários e conformidade com a LGPD. Verifique também se o sistema possui controle de acesso por perfil de usuário, autenticação de dois fatores e registro completo de todas as ações realizadas na plataforma.
O Group Condomínios é o sistema mais completo para a gestão condominial.
