Encontrar o melhor software para condomínio é uma preocupação muito comum dos síndicos e administradoras. Afinal, na rotina, a realização de tarefas repetitivas e manuais, que podem ser automatizadas por um bom software, é mais frequente do que se imagina.
Apesar de maçantes, essas atividades operacionais são indispensáveis (e principalmente relacionadas às finanças): faturamento, previsão orçamentária, contas a receber, contas a pagar, cobranças e prestação de contas são apenas alguns exemplos.
Mas você sabe: são tarefas que consomem muito tempo da equipe.
É aí que a tecnologia pode entrar em cena para assegurar muito mais agilidade e precisão ao substituir o trabalho manual, sem perder a qualidade. Nesse contexto, o que as administradoras precisam é automação, redução de erros e produtividade.
Tudo isso você pode alcançar com um bom software de gestão condominial.
A seguir, saiba como escolher o melhor software para administradora de condomínio e revolucionar sua gestão!
Principais funcionalidades de um software para condomínio
Os melhores softwares para administradora de condomínio centralizam tarefas como controle financeiro, comunicação com moradores e automação de processos. Em geral, contam com módulos para emissão de boletos, controle de inadimplência, folha de pagamento e relatórios gerenciais, além de apps para moradores com reservas de áreas comuns e avisos.
Muitas rotinas contábeis e repetitivas do dia a dia da administração de condomínios podem ser automatizadas, de forma inteligente, com a adoção de tecnologia especializada.
Em poucas palavras, um software para condomínio tem como principal objetivo apoiar as rotinas administrativas e financeiras, fazendo com que os processos sejam mais eficientes e aumentando (muito) a produtividade da administradora.
Vale lembrar que o tempo não é o único recurso que pode ser poupado com um sistema eficiente: com a automação, as falhas também são reduzidas e o retrabalho é evitado.
São várias as funcionalidades que não podem faltar em um sistema online para condomínio. Por isso, é importante escolher um software para administradoras que seja o mais completo possível.
Confira algumas das principais tarefas que podem ser agilizadas com o apoio da tecnologia.
Gestão financeira
A gestão financeira condominial é o núcleo funcional de qualquer software para condomínio e reúne processos críticos. Os objetivos são:
- automatizar rotinas;
- reduzir erros;
- garantir controle;
- dar mais segurança à administradora.
Controle de custos
As funções de um sistema condominial vão muito além da gestão de receitas. Esses softwares oferecem, por exemplo, o controle de impostos como GPS e DARF. Dessa forma, torna-se possível lançar notas e retenções em uma plataforma centralizada, tornando simples tarefas que poderiam ser super delicadas.
Facilidade na emissão de 2ª via de boletos
Quem é administrador, sabe: o retrabalho relativo à emissão de segunda via de boletos exige muito tempo da equipe. Uma das possibilidades mais interessantes de um sistema condominial é automatizar essa segunda emissão, que pode ser realizada pelos próprios condôminos.
No caso do Group Condomínios, registramos uma diminuição de até 90% dessas solicitações de 2ª via, automatizando o processo de envios de boletos de cobrança.
Contas a pagar
Acredite: muito de tempo livre é conquistado com a automatização das contas a pagar.
Com um sistema eficaz de gestão, a administradora consegue:
- fazer o controle e lançamento automático de despesas regulares;
- emitir DARFs, GPS, DIRF e informe de rendimentos;
- controlar e imprimir cheques;
- fazer a baixa automática de cheques compensados;
- programar pagamentos e fazer o lançamento individual de despesas com retenção automática de impostos.
Contas a receber
As contas a receber também são uma parcela importante da rotina administrativa que pode e deve ser otimizada. Dentre os recursos mais destacados de um bom sistema de gestão condominial, podemos citar:
- cálculo automático, com correções, para pagamentos antecipados e em atraso;
- baixa automática de boletos com alerta de pagamento em duplicidade;
- controle de cobrança de taxas.
Processos de cobrança
Um software para gerenciamento de condomínios permite, entre outras funções:
- acesso ao histórico de inadimplência;
- criação de diversos modelos de carta de cobrança;
- emissão (1ª e 2ª vias) de variados modelos de boleto;
- emissão de recibo de pagamento;
- sistema de aviso de inadimplência para os condôminos (individual);
- envio de e-mails para vários tipos de comunicado.
Geração de relatórios
Se monitorar os indicadores de desempenho e o balanço de entradas e saídas da administradora é tão importante, esse controle muitas vezes é negligenciado com a correria e o acúmulo de trabalho do dia a dia.
Nesse sentido, a adoção de um software para condomínio também pode se provar bastante vantajosa: a ferramenta, afinal, possibilita centralizar todas as informações em um único local, o que simplifica em grande nível a geração de relatórios.
A partir do Group Condomínios, por exemplo, o gestor pode gerar relatórios detalhados com apenas alguns cliques para obter uma relação minuciosa de dados, com filtros selecionados.
Veja mais:
Previsão orçamentária
Para um processo bem-sucedido de previsão orçamentária, um sistema pode oferecer o histórico de orçamento previsto e realizado ao longo dos meses, além de disponibilidade do histórico a partir de custos específicos.
Faturamento
Informações importantes relativas ao faturamento do condomínio podem ser centralizadas, organizadas e acessadas com facilidade com um software específico:
- resgate a receita dos meses anteriores;
- faça a especificação do rateio de contas entre condôminos;
- controle de contas parceladas.
Comunicação e reservas de áreas comuns
Um bom software para condomínio também é útil para facilitar a comunicação condominial e a reserva de áreas comuns, à medida que centraliza a comunicação entre administradora, síndicos e moradores, permitindo envio de avisos, notificações e documentos.
Através de um bom software, é muito mais simples e rápido reservar áreas de lazer, já que ele oferece calendário, regras configuráveis e confirmação automática, reduzindo ruídos, conflitos e retrabalho operacional.
Documentos e assembleias
Um software para condomínio realmente eficiente centraliza documentos importantes, como contratos, balancetes, atas e comunicados. Isso garante organização e fácil acesso para administradoras, síndicos e conselheiros.
Um bom software também oferece ferramentas para assembleias digitais, como convocação, votação online, registro de presença e geração automática de atas, reforçando a transparência e garantindo a segurança jurídica do condomínio.
Software para condomínio: transforme a gestão da sua administradora
A adoção de um sistema de gestão de condomínios é sinônimo de aumento na produtividade e muito mais controle dos processos administrativos. Por isso, pode agilizar a rotina e otimizar o tempo.
Com o Group Condomínios, o sistema mais adaptável e completo do mercado, você consegue administrar condomínios de grande, médio ou pequeno porte. A estrutura modular totalmente integrada do software se adapta a cada necessidade, ampliando sua produtividade e minimizando significativamente os custos.
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Perguntas frequentes sobre software para condomínio
Se restou alguma pergunta sem resposta, veja se ela está listada abaixo.
O melhor software para administração de condomínios é aquele que oferece integração completa, usabilidade intuitiva com automação de boletos e inadimplência, suporte técnico ágil e escalabilidade para múltiplos condomínios.
Softwares para condomínios otimizam a rotina da administradora ao automatizar emissão de boletos, controle de inadimplência e folha de pagamento, reduzindo erros manuais e tempo gasto em tarefas repetitivas.
Emissão automática de boletos, controle de inadimplência, prestação de contas em tempo real com relatórios detalhados e balancetes, conciliação bancária automatizada, gestão de contas a pagar e receber etc.
