A carta de cobrança é um dos instrumentos mais simples e práticos para lembrar o condômino sobre um débito pendente sem constrangimento e sem formalidades exageradas.
Isso porque ela ajuda a registrar a comunicação da cobrança por escrito, evita ruídos e organiza o processo dentro da administradora. E, apesar de ser um documento simples, é comum ter dúvidas de como fazê-lo.
Nesse conteúdo, vamos te mostrar como usar a carta de cobrança corretamente, quando enviar, qual abordagem adotar, como manter o tom adequado e quais informações precisam constar no documento.
Também vamos trazer modelos de cobranças e orientações para padronizar o processo. Boa leitura!
O que é carta de cobrança e quando usá-la em condomínios?
A carta de cobrança é um documento formal usado para notificar um débito pendente, deixando claro que existe uma obrigação financeira em atraso e registrando oficialmente a comunicação entre administradora e condômino.
O seu envio costuma acontecer após o prazo de compensação bancária, quando já é possível confirmar que a cota condominial não foi paga.
É aqui que se diferencia a cobrança preventiva, usada para lembrar vencimentos e reduzir riscos, da cobrança pós-vencimento, que comunica efetivamente a existência de atraso e orienta os próximos passos.
Do ponto de vista legal, a carta de cobrança do condomínio atua como notificação de débito, reforçando a responsabilidade do condômino pelo pagamento e criando registro documental para etapas futuras do processo de cobrança, seja através de uma renegociação amigável, seja em medidas extrajudiciais.
Vale destacar que ela não substitui outras fases da cobrança, mas é a base que garante registro e previsibilidade para ambas as partes.
Quanto tempo a pessoa pode ficar inadimplente?
A inadimplência começa a ser contada a partir do primeiro dia após o vencimento do pagamento, porém, convém ao condomínio aguardar um período antes de começar a cobrança. Esse prazo geralmente é de 30 dias, onde o condômino inadimplente pode quitar a dívida no banco com os devidos juros e multa inclusos.
Após esses 30 dias, o síndico ou administradora podem começar uma abordagem para cobrança, enviando inicialmente a carta. Além disso, é importante conferir na convenção de condomínio ou no regimento interno se existe alguma cláusula específica sobre o prazo, agindo conforme o determinado lá.
Agora, caso nenhum desses prazos seja suficiente e a dívida for muito grande, você pode medir esse grau de flexibilidade para o pagamento, realizando um cálculo para saber quanto tempo essa inadimplência pode ficar ativa sem comprometer o caixa do condomínio.
Atualmente, existem softwares para administradora de condomínios que podem auxiliar no controle de inadimplência, informando quando deve ser realizada a cobrança.
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Por que formalizar a cobrança por escrito?
Existem diversos benefícios no envio de uma carta de cobrança. Um deles é lidar com os inadimplentes de forma amistosa, evitando que ações judiciais sejam iniciadas.
Na prática, trata-se de uma ação extrajudicial que coloca nas mãos do próprio devedor a responsabilidade de impedir que o débito avance para protesto ou outras consequências legais.
Mas, além desses, os principais motivos para utilizar a carta de cobrança incluem:
- abordagem amistosa e prática, permitindo tratar o atraso sem escalar imediatamente para medidas mais complexas;
- prevenção de ações judiciais, já que a carta funciona como um último aviso formal antes de encaminhar o débito para protesto;
- tom conciliador, que aumenta as chances de pagamento ao invés de mensagens ríspidas, que reduzem a cooperação do condômino;
- registro formal do aviso, reforçando transparência e responsabilidade sem gerar conflito desnecessário;
- apoio da tecnologia, já que muitos aplicativos condominiais oferecem funções de cobrança e avisos de boletos a vencer ou vencidos, inclusive por WhatsApp, tornando o processo mais prático e reduzindo a inadimplência.
Inclusive, esse uso de ferramentas digitais fortalece exatamente o objetivo da carta, que é comunicar com transparência, incentivar o pagamento espontâneo e evitar que a situação avance para o campo judicial.
Como elaborar uma carta de cobrança?
Seguindo algumas normas de educação e de escrita, a carta de cobrança poderá ter um efeito muito positivo. Às vezes, até maior que uma ação judicial. Vejamos algumas estratégias para acertar na elaboração desse documento:
Pense no destinatário
Antes de iniciar a escrita, analise o perfil do condômino. Normalmente, há quatro grupos de devedores:
- os esquecidos, que perdem o prazo de vencimento das contas com facilidade;
- os desorganizados, que pagam as dívidas, mas no meio de tantos boletos, alguns somem;
- os com dificuldades financeiras, que não têm condições de arcar com o pagamento das contas;
- os de má-fé, que voluntariamente decidem não pagar os débitos.
Por meio do histórico de quitações é possível descobrir em que grupo está um condômino inadimplente.
Vale reforçar que não importa qual seja o perfil do devedor, a primeira carta de cobrança precisa ser amistosa e, dependendo do caso, pode ser necessário um alerta sobre uma ação judicial futura ou um diálogo para o aumento de prazo e renegociação.
Decida a melhor forma de envio
Hoje, grande parte dos condôminos usa e-mail e aplicativos de comunicação, como o GroupCOM, e o e-mail costuma ser a opção mais prática, pois facilita o envio da carta de cobrança, é seguro e ainda serve como comprovante formal para a administradora.
No entanto, enviar a carta via chats de redes sociais ou apps de mensagens é arriscado. O risco de exposição ou vazamento de dados compromete a segurança da informação e pode levar ao descumprimento do artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor.
A alternativa mais tradicional é a carta impressa, embora mudanças de endereço ou falhas de entrega possam dificultar o recebimento. Nesse caso, o ideal é usar SEDEX ou carta registrada, garantindo a confirmação de entrega.
Telefone e aplicativos de mensagens devem funcionar apenas como complemento, caso o destinatário não responda ao e-mail ou à carta física. Nessa etapa, geralmente basta uma notificação perguntando se o documento foi recebido, sem necessidade de reenviar toda a carta de cobrança.
Aja com discrição
A discrição protege a reputação do condômino e evita constrangimentos desnecessários. No envelope da carta de cobrança, nada deve indicar que o assunto é uma dívida.
Se a administradora optar por ligar, confirme primeiro que está falando com a pessoa correta antes de mencionar qualquer detalhe. Esse cuidado preserva o morador e também reduz riscos para a administradora.
Inclua as informações necessárias
O Código de Defesa do Consumidor elenca as informações que precisam constar na carta de cobrança para que tenha validade. São eles:
- dados atualizados do inadimplente;
- motivo da carta;
- possibilidade de negociação;
- medidas adicionais;
- canais de contato com a administradora.
Algumas administradoras incluem em anexo na carta impressa ou e-mail uma cópia do boleto com o valor da prestação atrasada. É uma forma de facilitar o pagamento da dívida.
Ajuste o tom e a linguagem da carta de cobrança
A carta de cobrança precisa ser escrita com linguagem neutra, direta e profissional. Nada de formalidades exageradas ou frases que soem como ameaça. A comunicação objetiva aumenta a chance de o morador realmente ler e, principalmente, resolver.
Além disso, lembre-se que o tom da mensagem muda conforme o histórico do condômino. Para quem costuma atrasar por esquecimento ou desorganização, um texto leve e conciliador funciona melhor.
Já quando há reincidência, silêncio diante de tentativas anteriores ou sinais de má-fé, o tom pode e deve ficar mais firme, sempre dentro dos limites legais.
3 modelos de carta de cobrança para condomínios
Abaixo você confere três modelos de carta editáveis prontos para uso. Cada um corresponde a uma fase da dívida, para ajudar a padronizar o aviso de vencimento, o comunicado de débito e a notificação de atraso conforme o cenário.
1. Modelo preventivo
Serve como lembrete enviado de 3 a 5 dias após o vencimento. Confira:
“Prezado(a) [Nome],
Identificamos que o pagamento da taxa condominial referente a [mês/ano] ainda não consta como compensado. Pode ter sido apenas um atraso bancário ou esquecimento, então deixamos este lembrete para você.
Caso o débito já tenha sido quitado, desconsidere esta mensagem. Se precisar do boleto atualizado, estamos à disposição.
Atenciosamente,
[Nome] – [Cargo]
[Administradora]”
2. Modelo padrão
Tem um tom mais amigável e deve ser enviado de 15 a 30 dias após o vencimento. Veja:
“Prezado(a) [Nome],
Consta em nosso sistema um comunicado de débito referente à taxa condominial de [mês/ano], vencida em [data]. Solicitamos, por gentileza, que entre em contato para regularização ou para emissão do boleto atualizado.
Estamos disponíveis para esclarecer valores, negociar prazos e evitar novos atrasos.
Atenciosamente,
[Nome] – [Cargo]
[Administradora]”
3. Modelo formal
Com um tom pré-jurídico, deve ser enviado com mais de 60 dias de atraso. Veja o exemplo:
“Prezado(a) [Nome],
Apesar das tentativas anteriores de contato, permanece em aberto o débito referente à taxa condominial de [mês/ano], vencida em [data]. Esta é uma notificação de atraso formal para regularização imediata.
Informamos que, caso não haja retorno até [data], o condomínio poderá adotar medidas legais pertinentes, incluindo protesto ou encaminhamento para ação judicial, conforme disposição da convenção.
Atenciosamente,
[Nome] – [Cargo]
[Administradora]”
O que fazer quando o condômino não responde após o envio de dois avisos de cobrança?
Depois que a administradora ou o síndico enviaram os dois avisos de cobrança e não receberam nenhuma resposta, é hora de avançar para outras medidas.
O primeiro passo ainda deve ser uma tentativa amigável, feita pessoalmente, reafirmando a inadimplência e propondo uma negociação dos valores. Essa abordagem precisa acontecer sem a presença de outros condôminos, para evitar qualquer constrangimento.
Se mesmo assim não houver retorno, entram em cena as penalidades previstas. São elas:
- multa de 2% sobre o valor devido;
- juros de até 1% ao mês;
- possibilidade de impedir o morador de participar das votações em assembleias.
Em alguns estados, a legislação também permite o protesto dos boletos vencidos. O Código Civil regulamenta essa medida e tem reduzido de forma considerável o número de inadimplentes, já que muitos condôminos procuram a administradora para negociar assim que o cartório/administradora registra o protesto.
Como evitar que novas notificações de cobrança sejam necessárias?
O segredo é sempre tentar impedir que a inadimplência aconteça, evitando que o síndico precise enviar novas notificações. Para isso, algumas medidas que podem ser tomadas são
- construa um bom relacionamento com o condômino;
- escolha uma data de vencimento que seja ideal para o morador;
- use um sistema de gestão, como os da Group, voltado para controlar e reduzir a inadimplência;
- faça um aviso pré-vencimento;
- disponibilize ferramentas fáceis para gerar os boletos.
Sabemos que para o síndico cobrar dívidas nunca é fácil, e receber esses valores pode ser ainda mais complicado. Ainda assim, quando a administradora age com profissionalismo e aplica as estratégias corretas no envio da carta de cobrança, as chances de pagamento aumentam consideravelmente.
Carta de cobrança: simplifique a gestão com tecnologia
Agora você já sabe que a carta de cobrança continua sendo um instrumento formal efetivo para organizar a gestão financeira do condomínio e que, quando bem estruturada, evita mal-entendidos, discussões desnecessárias e até ações judiciais.
Além disso, ela coloca tudo no papel, com transparência, e reduz o desgaste típico das tratativas de inadimplência. Nesse sentido, vale contar com tecnologia condominial e um software gestão para que esse processo deixe de ser manual e lento.
Com o Group Condomínios, a gestão de cobrança deixa de depender de planilhas, lembretes manuais e retrabalho. O sistema envia notificações automaticamente, registra as baixas em tempo real e atualiza relatórios e balancetes sem esforço.
É a forma mais simples de reduzir a inadimplência e dar mais previsibilidade para o caixa do condomínio.
Conheça o Group Condomínios e veja como ele pode facilitar os processos da sua administradora!
Perguntas frequentes sobre carta de cobrança
Ainda tem dúvidas sobre o tema? Confira abaixo as principais perguntas e respostas sobre a carta de cobrança.
Após a compensação bancária, quando já está claro que a cota não foi paga. É o primeiro passo formal da cobrança pós-vencimento, antes de medidas mais firmes.
O envio oficial deve ser por e-mail ou carta registrada, já que mensagens em apps têm risco de exposição e falham como registro formal.
A carta de cobrança informa o atraso e busca acordo. Já a notificação extrajudicial sinaliza medidas legais e costuma anteceder protesto ou ação judicial.
Dados do inadimplente, motivo do aviso, possibilidade de negociação, medidas previstas e canais de contato. Sem isso, o documento perde força e clareza.
Sim. Ela funciona como registro formal do débito e da tentativa de cobrança, servindo como prova em etapas futuras, inclusive extrajudiciais.
