As inovações tecnológicas têm ganhado cada vez mais espaço no setor condominial. Atualmente, há diversos sistemas para síndicos disponíveis, que auxiliam na administração e automatizam diversos processos.
Fato é, os síndicos enfrentam diversos desafios em seu dia a dia, que vão desde a gestão financeira até a resolução de conflitos. Por isso, contar com sistemas especializados em gestão condominial aumenta a produtividade e potencializar a gestão.
Os sistemas para síndicos estão transformando a maneira como os condomínios são administrados, pois tornam o processo mais eficiente, transparente e conveniente tanto para síndicos e como para moradores.
Dessa forma, vamos discutir neste artigo a importância de os síndicos contarem com um sistema de gestão, como escolher e como um software pode ajudar sua gestão.
A figura do síndico na gestão condominial
O síndico é uma figura essencial na administração de condomínios, que podem ser residenciais, comerciais ou mistos. Ele é o indivíduo responsável por liderar e supervisionar a gestão do condomínio.
O síndico pode ser um síndico morador (comum em condomínios de autogestão) ou um síndico profissional.
A escolha do síndico, que pode não ser um condômino, compete a assembleia de condomínio. A vigência de seu mandato é de até 2 anos, após esse prazo, uma nova assembleia deverá ser convocada para uma eleição. O mandado pode ser renovado por meio da eleição.
Para saber mais sobre como funciona a eleição de síndico, leia o artigo: Saiba como realizar uma eleição de síndico.
Suas funções englobam diversas responsabilidades, que trataremos a seguir.
Veja também:
Os deveres do síndico
O Código Civil em condomínios é a legislação responsável por definir os deveres de um síndico.
O artigo nº 1348 diz que:
Art. 1.348. Compete ao síndico:
I - convocar a assembléia dos condôminos;
II - representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III - dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia;
V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII - prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
IX - realizar o seguro da edificação.
§ 1 o Poderá a assembléia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.
§ 2 o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.
Como um sistema pode ajudar sua gestão
O intuito dos sistemas para síndicos é facilitar a rotina e garantir automação das tarefas do síndico. Com essas ferramentas, há uma redução de trabalhos manuais, sobrando tempo para dedicar-se a outras atividades. Ademais, os sistemas também trazem comodidade aos condôminos.
Veja algumas atividades que um sistema pode ajudar em sua gestão:
- Comunicação: alguns sistemas de gestão condominial possuem funcionalidades para facilitar a comunicação entre síndicos e moradores. As soluções condominiais da Group Software, por exemplo, possuem um Super App de comunicação.
- Agendamento de áreas comuns: as áreas comuns podem dar dor de cabeça, principalmente quando chaga datas festivas. Um sistema pode ajudar nesse processo. Com uma agenda compartilhada, os moradores conseguem agendar o uso de áreas comuns em poucos cliques.
- Controle financeiro: uma das áreas mais críticas quando o assunto é gestão condominial, sistemas para síndicos ajudam na cobrança de taxas, controle de inadimplência, emissão de relatórios, contas a pagar e a receber.
- Documentação: a gestão de documentos não fica para trás quando o assunto é atividades que um sistema pode ajudar. Isso porque, softwares para gestão condominial armazenam e gerenciam documentos, como notas fiscais, atas de assembleia, entre outros. Deixando tudo disponível 24 horas, onde e quando precisar.
- Manutenções: as manutenções são essenciais, sobretudo a preventiva. Por isso, os sistemas ajudam a programar e rastrear a manutenção preventiva de equipamentos e áreas comuns, reduzindo custos a longo prazo.
- Aplicativo para condomínios: um bom aplicativo para condomínios pode fazer toda diferença na gestão do síndico. Isso porque, ele oferece aos moradores uma gama de funcionalidades que garantem maior comodidade e transparência. Com um Super App para condomínios, como o da Group Software, é possível realizar reservas de espaços, canal de atendimento junto ao síndico e/ou administradora, assembleias online, malote digital.
Leia também: [EBOOK] Aplicativos para condomínios: potencializando a gestão condominial.
Sistemas para síndico: como escolher
1 - Reputação da empresa
Primeiramente, pesquise sobre a experiência e a reputação da empresa fornecedora do sistema. É importante salientar que esses dois pontos devem andar juntos, uma vez que uma empresa pode ter vasta experiência, porém uma má reputação.
2 – Atendimento e suporte
Um outro ponto importante a ser avaliado é o atendimento ao cliente e o suporte prestado acerca do sistema contratado. Por isso, observe como é o atendimento, quais canais possuem para retirada de dúvidas e outros tipos de questões em que seja necessário recorrer à empresa fornecedora.
3 - Preço não é tudo
Lembre-se da máxima "o barato sai caro". Muitas vezes, é olhado somente o preço, esquecendo-se de outras questões. Por exemplo, uma empresa pode oferecer um serviço de baixo custo, mas os sistemas para síndicos são de baixa qualidade e/ou não tem todas as funcionalidades necessárias.
4 - Qualidade
Aliado a isso, está o critério de qualidade. Tenha em mente escolher a melhor opção dentro do orçamento que o condomínio possui. Avalie os sistemas ofertados atendem às necessidades específicas do condomínio e, de fato, ajudam o síndico em sua gestão condominial.
5 - Capacidade tecnológica
Em consonância com as considerações anteriores, é fundamental verificar a capacidade tecnológica da empresa de software. Nos dias de hoje, existem diversas empresas que comercializam sistemas para síndicos, mas isso não significa que todas tenham uma alta capacidade tecnológica.
A Group Software, por exemplo, foi pioneira em assembleias virtuais completas em suas soluções. Ademais, busca sempre inovar e acompanhar todas as tendências do mercado. Por isso, mais de 100 mil condomínios utilizam nossas soluções condominiais.
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