Descubra como melhorar a transparência na prestação de contas da sua administradora de condomínios. Garanta a confiança dos condôminos e transmita credibilidade.
Não há dúvidas de que a ética e a transparência devem fazer parte da nossa rotina, tanto pessoal quanto profissional. Em razão disso, desenvolver uma gestão transparente é essencial em qualquer empresa, principalmente nas administradoras de condomínio, uma vez que a prestação de contas é uma maneira de garantir a confiança dos condôminos.
Além disso, manter o controle financeiro do condomínio não é uma tarefa fácil, pois exige muita responsabilidade e competência por parte do responsável. Por isso, é preciso agir com transparência em todos os serviços prestados, a fim de transmitir credibilidade para os seus clientes.
Sabendo da importância desse assunto, preparamos este artigo para mostrar a você os passos necessários para melhorar a transparência da prestação de contas da sua administradora de condomínios.
O que é prestação de contas condominial?
A prestação de contas é mais do que uma simples apresentação de números - é um processo fundamental que garante transparência e confiança na gestão condominial. Trata-se de um procedimento obrigatório, previsto no artigo 1.348 do Código Civil, que visa demonstrar detalhadamente como os recursos do condomínio foram utilizados.
Qual a importância de uma prestação de contas do condomínio?
Em resumo, a importância é devido a:
- Transparência na gestão
- Prestação de contas aos moradores
- Prevenção de problemas legais
- Construção de confiança
- Planejamento financeiro eficiente
No geral, por ter acesso à informações confidenciais, como dados dos condôminos e o faturamento do condomínio, algumas administradoras e síndicos, infelizmente, agem com falta de profissionalismo e desviam recursos dos seus clientes para a própria empresa.
Devido a essa falta de ética, a prestação de contas foi a solução encontrada para demonstrar seus princípios, valores e serviços. É nesse momento que são expostos para os condôminos, em assembleia de condomínio, a relação de todas as atividades realizadas pela empresa.
A prestação de contas do condomínio é uma ação obrigatória, conforme dita o artigo 1.348 do Código Civil, já que as obrigações condominiais são cumpridas com o dinheiro dos condôminos. Assim, a função de reunir as informações financeiras do condomínio e repassar aos moradores é atribuída ao síndico e à administradora de condomínios.
Sobre Vale lembrar que desenvolver uma gestão transparente, além de conquistar a confiança dos condomínios, é uma maneira de evitar problemas legais.
Como funciona a prestação de contas de uma administradora de condomínio?
De forma geral, uma administradora tem a função de fazer a gestão financeira de um condomínio, sendo a responsável por solucionar assuntos mais complexos, que o síndico não tem condições de resolver. Por isso, trata-se de um trabalho que demanda tempo, pois dispõe de diversas tarefas.
A prestação de contas então funciona por meio de uma assembleia geral ordinária recorrente. Nela, a administradora e/ou o síndico apresentaram todos os relatórios financeiros aos condôminos participantes, explicando e detalhando todo o fluxo de capital que foi usado em nome do condomínio.
Como apresentar e detalhar a prestação de contas?
Apesar de disponibilizar todas as informações necessárias para os condôminos, é muito importante prestar atenção na linguagem que será usada. A ideia é não deixar margem para dúvidas ou mal-entendidos.
Além desse cuidado, é ideal que o responsável por apresentar e detalhar a prestação de contas procure se preparar antes da assembleia, para ter capacidade de solucionar as dúvidas dos condôminos que possam surgir durante a reunião. Para isso, é recomendado elaborar um material de apoio para acompanhar a apresentação.
Tenha em mente que a apresentação deve ser prática e objetiva. Por isso, evite textos muito longos e falas repetidas. Busque ser o mais dinâmico possível. Sendo assim, divida tudo em tópicos curtos.
Como fazer uma prestação de contas mais transparente?
Existe um conjunto de ações que podem ser usadas para fazer uma prestação de contas mais transparente. Entre as principais, separamos algumas medidas fundamentais para você aplicar em sua gestão. Confira!
Fazer uma previsão orçamentária ajustada
Fazer uma previsão orçamentária bem ajustada, especificando em detalhes como serão aplicados os recursos do condomínio é de suma importância para uma prestação de contas mais transparente.
Além disso, essa prestação de contas não pode ser feita no fim do mandato do síndico. É necessário que ele saiba o que aconteceu e o que vai ocorrer na medida em que as atividades são executadas.
Por isso, o síndico deve buscar saber como são feitas as movimentações financeiras do seu condomínio. Lembrando que o modelo de administração desses recursos, em geral, consiste em planejar de forma anual a maneira como serão aplicados. Ou seja, o síndico inicia o ano sabendo como o valor será usado.
Outro ponto a ser esclarecido é que nem sempre dinheiro no caixa significa sobra. Em situações como essa, deve ser considerada a possibilidade de um compromisso não ter sido pago.
Contudo, se for confirmado que se trata de uma sobra, esse valor não deve ser usado: em casos de imprevisto ou emergência, o motivo do uso deve ser comunicado imediatamente à assembleia.
Por isso, em momento algum uma forma de cobrança deve ser negligenciada. As convenções de condomínios deixam bastante claras as definições de gastos e despesas ordinárias e extraordinárias, e já estabelecem os valores correspondentes a:
- receitas de aluguéis de espaços;
- multas;
- juros e correções;
- fundo de reservas.
Vale ressaltar que, em situações nas quais houver falta de recursos devido à inadimplência no condomínio, não é permitido utilizar parte de um montante que seria destinado à quitação de despesas extraordinárias para pagar contas de ordem ordinária. Nos casos em que essa medida for realmente necessária, deve ser considerado o procedimento que consta na convenção e buscar uma solução para diminuir a taxa de inadimplentes.
Leia também: Juros de condomínio atrasado? Saiba como calcular e cobrar corretamente
Utilizar linguagem simples
O Código Civil estabelece como obrigatória a prestação de contas no condomínio. No entanto, não determina como obrigação a realização de uma contabilidade condominial. Ou seja, isso permite que a administradora abra mão dos termos técnicos e use uma linguagem mais simples, que seja compreendida por todos.
Sendo assim, os pontos mais importantes que devem ser esclarecidos durante a prestação de contas são:
- receitas: relação de tudo que entrou;
- despesas: se refere a tudo que saiu;
- saldo final: corresponde ao que restou;
- movimentações feitas nas contas-correntes, poupança e/ou aplicação: tudo de forma separada.
Prazo da prestação de contas
Para evitar problemas com o acúmulo de balancetes que precisam ser aprovados, é muito importante que a prestação de contas referentes às receitas e despesas ocorra uma vez por mês. Além disso, é preciso coletar a assinatura de consentimento e observação do conselho para facilitar o processo de aprovação.
Nesse caso, a administradora fica responsável por fornecer para o síndico as notas fiscais e extratos bancários, as movimentações realizadas no mês e o caderno referente à prestação de contas. Tudo deve estar bem organizado e pronto para análise do conselho.
Saiba mais sobre assinatura digital na pasta de prestação de contas no artigo: Simplifique processos com a Assinatura Digital da Group
O que deve conter em uma prestação de contas?
É importante entender, também, todas as informações que você deve expor em uma prestação de contas. Saiba o que é necessário ser de conhecimento de todos os moradores, passando transparência na gestão que está sendo realizada.
Orçamento
Como mencionamos anteriormente, no início do período de gestão deve ser definida uma previsão orçamentária. Como este documento será a base de todos os gastos do condomínio, ele deve ser revisado ao fazer a prestação de contas, para servir de referência e justificativa das informações que serão apresentadas em seguida.
Receita
Primeiramente, você deve expor qual é a receita do condomínio, quanto entra mensalmente de todos os condôminos e qual o caixa atual do prédio. Essa informação vai ajudar a saber quanto o condomínio tem para cobrir todos os gastos, pagar os funcionários e os serviços que são terceirizados.
A receita engloba o pagamento das taxas de condomínio, sendo essa a principal fonte de renda de um prédio. Com isso, dá para saber se há alguma inadimplência, já que o não pagamento dessa taxa por parte de algum condômino pode comprometer todos os gastos conjuntos.
Despesa
Outra informação muito importante a ser passada é a despesa mensal do condomínio. É necessário que os moradores tenham conhecimento de todos os custos que envolvem a vida no prédio, quanto é gasto no pagamento dos funcionários, nas manutenções e outros serviços de melhoria que são prestados.
Com isso, os moradores vão entender a importância da taxa de condomínio e saberão com transparência que o dinheiro está sendo gasto para melhorias e para a qualidade de vida de todos ali.
Resultado do exercício
É necessário, ainda, expor o resultado do exercício, mostrando o que sobrou da receita após todas as despesas serem pagas. Dessa forma, é possível tentar realizar economias, fazer um caixa para o condomínio e planejar reformas e outros serviços mais caros que devem ser feitos.
O Balancete é um documento essencial para este processo.
Inadimplência
Na prestação de contas, também é preciso deixar claro os dados que indicam a situação de inadimplência que o condomínio esteja passando. Afinal, é do pagamento da taxa condominial que vem grande parte da receita do condomínio.
Porém, é importante que durante essa prestação de contas não seja exposto qual é o morador inadimplente, para não gerar constrangimento. Os procedimentos para resolver essa dívida devem ser acordados apenas com a pessoa, fazendo uma negociação e combinando o pagamento da melhor forma possível.
Outros documentos necessários
Existem também, outros documentos que são indispensáveis para a prestação de contas. Sendo assim, vale apontá-los como:
- Certidões negativas (também conhecidas por “nada consta”) do INSS, FGTS e Receita Federal, de todas as empresas diretamente associadas com o condomínio, sendo a administradora, empresas terceirizadas e, até mesmo o condomínio em si;
- Atestado de lavagem de caixas d’água e de dedetização;
- Relatório Anual de Inspeção de elevadores (RIA);
- Seguro de edifício e colaboradores;
- Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB);
- Cópia das Normas Regulamentadoras (NRs) 5, 6 e 7.
Qual o papel do conselho fiscal nessa atividade?
O conselho fiscal tem o papel de auxiliar o síndico e a administradora nessa prestação de contas. Ele deve cobrar que sejam feitos os balancetes, analisar toda a documentação e solicitar sempre a transparência de todos os serviços prestados para o condomínio.
Portanto, a prestação de contas da administradora é uma atividade que deve ser feita com transparência e profissionalismo, a fim de transmitir confiança para os condôminos. Ao fazer isso, você aumenta a credibilidade da empresa, além de se manter em dia com a legislação.
Se levarmos em consideração todo o processo de prestação de contas, perceberemos que este implica várias outras pequenas obrigações e responsabilidades. Isto é, desde a gestão do cotidiano do condomínio, organização de assembleias, até a geração dos documentos necessários que são, muitas vezes, resultados de processos financeiros e jurídicos.
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