A contabilidade de condomínio é essencial para a escrituração de toda a movimentação financeira do mesmo. Para isso, entradas e saídas de recursos são devidamente gerenciadas por ferramentas contábeis.
Ainda que legalmente seja exigido apenas o seu registro, e não necessariamente a utilização de dispositivos contábeis, não há como fugir dessa realidade. Por isso, é importante aprender como tudo funciona.
Neste artigo, vamos mostrar a você a relevância dessa ciência tão antiga para uma gestão de condomínios. Você verá quais são os dispositivos legais que regem a obrigatoriedade do registro e da prestação de contas condominiais. Você também conhecerá quais são as obrigações contábeis na administração de condomínios.
Quem é o responsável pela contabilidade condominial?
Na verdade, a contabilidade do condomínio propriamente dita, não é dada, especificamente, como responsabilidade nem da administradora e nem do síndico.
Contudo, como previsto na lei Nº 4.591/64, no Capítulo VI, artigo 22, parágrafo 1º, compete ao síndico:
manter guardada durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.
Sendo assim, por mais que o síndico não seja responsável por executar os processos contábeis propriamente ditos, ele é encarregado de fazer e manter registros comprovando a movimentação financeira do condomínio.
Essa questão também vem à tona na obrigação que o síndico tem de prestar contas ao condomínio perante a Assembleia Geral. Isso porque, para ele ser capaz de tal obrigação, é preciso ter todos os registros contábeis mencionados acima.
Lembrando que a prestação de contas pelo síndico é uma obrigação prevista não só na Lei de Condomínio, mas também no Código Civil.
Qual é a importância da contabilidade de condomínio?
Uma boa administração requer controle por meio de uma exímia escrituração. Sendo assim, é dessa forma que se consegue manter a ordem em meio a um mar de números, que em uma gestão condominial advém de folha de pagamento, encargos trabalhistas, impostos e contas a pagar e a receber.
Caso não se tenha afinidade com os números, é importante desenvolvê-la. Vem daí a importância de ter um bom processo contábil na administração de um condomínio. Com tantas obrigações de entrada e saída de recursos, fica impossível desenvolver um bom trabalho sem contar com o uso correto das ferramentas que a contabilidade dispõe.
Vale destacar que a responsabilidade pela manutenção dos registros contábeis é do síndico. Isso é explicitado pela Lei 4.591/94, a Lei do Condomínio. No entanto, ela não obriga o responsável pela administração a fazer a escrituração segundo as leis contábeis. É exigido apenas que seus registros sejam realizados.
A questão é que isso resulta na margem para erros de iniciantes em gestão condominial. Ainda levando em consideração a legislação, o Código Civil para condomínios determina a obrigatoriedade da prestação de contas anualmente, ou ainda, quando exigida por meio da assembleia geral.
Por meio dessas duas leis são elencadas as obrigações do administrador do condomínio em relação à escrituração das movimentações financeiras.
Como a contabilidade deve ser feita?
Mesmo sem a exigência de se seguir as normas contábeis, não há como fugir das ferramentas já amplamente utilizadas, como o EFD Reinf aplicado aos condomínios. Esse é um modo de escrituração exclusivo para a administração condominial. Então, o ideal é se adaptar.
Além disso, é necessário utilizar o demonstrativo de resultados. Ele pode ser desenvolvido em uma planilha com duas colunas. Uma delas deve representar a entrada de recursos, enquanto a outra coluna mostrará a saída. Somado a tudo isso, é necessário fazer a prestação de contas, quando a cada mês será apresentada a destinação do dinheiro arrecadado.
A contabilidade de condomínio é essencial para manter um bom desenvolvimento do trabalho de administração. Por meio dela, pode-se gerenciar corretamente todos os recursos dos condôminos, além de possibilitar melhor controle do dinheiro.
Para isso, é importante contar com uma empresa especializada para ajudar a fazer a contabilidade. Isso evitará erros e problemas da gestão com os condôminos do local.
Ferramentas de contabilidade
Além de saber como fazer contabilidade, é importante estar por dentro das várias ferramentas que podem lhe ajudar nesse processo tão importante.
Sendo assim, o objetivo de tais ferramentas consistem em reduzir a ocorrência de erros e retrabalhos por meio de automação, digitalização e centralização dos vários procedimentos contábeis que há em uma gestão de condomínio.
Contudo, o universo de softwares para contabilidade condominial é grande e, o de funcionalidade entre eles, maior ainda. Pensando nisso, aqui vão as principais funcionalidades que se deve procurar na hora de escolher uma ferramenta como essa:
- Geração de ECF, SPED e ECD;
- Depreciação contábil automática;
- Aprovação de lançamentos;
- Lançamentos contábeis automáticos;
- Suporte para multi-empresas;
- Automação da contabilização da movimentação financeira e provisões;
- Plano de contas;
- Relatórios contábeis;
- Gestão por centro de custos
O ideal é optar por um software que tenha no mínimo que foi citado acima, logo, se oferecer isso e algo mais, é melhor ainda.
Levando em consideração o assunto de contabilidade, ainda mais em condomínios, a previsão orçamentária é algo indispensável. Essa prática que serve, principalmente, para tornar os gastos e investimentos do condomínio o mais previsível possível é essencial para um financeiro saudável.
Contudo, há aqueles que têm dúvidas de como realizar esse processo da forma mais precisa e eficiente. Para isso, separamos no banner abaixo um material sobre os principais segredos da previsão orçamentária para condomínios.
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