Ăltima atualização: 19 de janeiro de 2024
A contabilidade de condomĂnio Ă© essencial para a escrituração de toda a movimentação financeira do mesmo. Para isso, entradas e saĂdas de recursos sĂŁo devidamente gerenciadas por ferramentas contĂĄbeis.
Ainda que legalmente seja exigido apenas o seu registro, e não necessariamente a utilização de dispositivos contåbeis, não hå como fugir dessa realidade. Por isso, é importante aprender como tudo funciona.
Neste artigo, vamos mostrar a vocĂȘ a relevĂąncia dessa ciĂȘncia tĂŁo antiga para uma gestĂŁo de condomĂnios. VocĂȘ verĂĄ quais sĂŁo os dispositivos legais que regem a obrigatoriedade do registro e da prestação de contas condominiais. VocĂȘ tambĂ©m conhecerĂĄ quais sĂŁo as obrigaçÔes contĂĄbeis na administração de condomĂnios.
O que a lei diz sobre a contabilidade para condomĂnios?
Se tratando de contabilidade condominial, sĂŁo diversos os tipos de especificidades legais existentes. Isso abrange diversas questĂ”es como, quais sĂŁo as responsabilidades do sĂndico, quais sĂŁo os deveres tributĂĄrios, quais impostos compete Ă esse setor, dentre outras.
Dessa forma, para sermos mais objetivos, vamos destacar cada uma dessas especificidades nos tĂłpicos a seguir.
Quem Ă© o responsĂĄvel pela contabilidade de condomĂnio?
Na verdade, a contabilidade do condomĂnio propriamente dita, nĂŁo Ă© dada, especificamente, como responsabilidade da administradora e nem do sĂndico.
Contudo, como previsto nas leis a seguir, compete ao sĂndico:
Artigo 1.348 do CĂłdigo Civil:
VIII – Prestar contas Ă assembleia, anualmente e quando exigidas.
Lei 4.591/64, no capĂtulo VI, artigo 22, parĂĄgrafo 1Âș:
Manter guardada durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contĂĄbil, toda a documentação relativa ao condomĂnio.
Sendo assim, por mais que o sĂndico nĂŁo seja responsĂĄvel por executar os processos contĂĄbeis propriamente ditos, ele Ă© encarregado de fazer e manter registros comprovando a movimentação financeira do condomĂnio.
Essa questĂŁo tambĂ©m vem Ă tona na obrigação que o sĂndico tem de prestar contas ao condomĂnio perante a Assembleia Geral. Isso porque, para ele ser capaz de tal obrigação, Ă© preciso ter todos os registros contĂĄbeis mencionados acima.
Lembrando que a prestação de contas pelo sĂndico Ă© uma obrigação prevista nĂŁo sĂł na Lei de CondomĂnio, mas tambĂ©m no CĂłdigo Civil.
Quais impostos o condomĂnio deve pagar?
Uma questĂŁo muito comum entre os gestores do segmento, sempre que tocamos no tĂłpico de contabilidade condominial, sĂŁo as responsabilidades tributĂĄrias, principalmente se tratando em saber quais sĂŁo elas.
Pensando nisso, para sanar as dĂșvidas, fizemos um abaixo, um compilado dos impostos que competem ao condomĂnio:
INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)
Essa contribuição Ă© referente ao financiamento de aposentadorias pĂșblicas bem como outras garantias, como, pensĂ”es , salĂĄrio maternidade, auxĂlio doença e seguro desemprego.
A contribuição Ă© de 20% sobre o pagamento efetuado aos funcionĂĄrios pertencentes a folha de pagamento do condomĂnio, profissionais autĂŽnomos contratados e o sĂndico.
FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
Esse pagamento se refere Ă contribuição do condomĂnio para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço de todos os funcionĂĄrios diretamente contratados. Ou seja, sĂł haverĂĄ pagamento para o FGTS se existirem colaboradores com carteira assinada.
O valor do dispĂȘndio Ă© equivalente a 8% do salĂĄrio pago ao funcionĂĄrio em questĂŁo. Existe, tambĂ©m, um prazo legal a ser respeitado para cumprimento da obrigação. Ă atĂ© o dia 7 do mĂȘs subsequente ao pagamento do salĂĄrio.
Cofins
Esse imposto é referente à contribuição que financia a seguridade social e tem relação direta com a contratação de quaisquer tipos de prestadores de serviço. No entanto, sua cobrança não incide em percentuais. à representada por uma taxa fixa de R$215,05 por cada nota fiscal emitida.
ISS (Imposto Sobre Serviços)
O ISS Ă© destinado para as prefeituras e incide sobre a prestação de serviços. Dessa forma, alĂ©m de variar de municĂpio para municĂpio, o valor tambĂ©m varia de acordo com o tipo de serviço. Para sua correta definição, deve ser consultada a legislação da prefeitura local.
CSLL (Contribuição Sobre o Lucro LĂquido)
Assim como o ISS, a Contribuição sobre o Lucro LĂquido tem seu fator gerador na contratação de serviços de terceiros. Tem alĂquota variĂĄvel entre 12% e 32% e tambĂ©m oscila de acordo com o tipo de serviço prestado ao condomĂnio.
PIS/PASEP
Programa criado pelo Governo com o intuito de financiar particularmente o pagamento de seguro-desemprego e o abono salarial.
Seu pagamento tem o mesmo prazo de recolhimento do INSS e tem o valor de 1% da folha, podendo sofrer variaçÔes de acordo com o estado em que se encontra o condomĂnio.
Qual Ă© a importĂąncia da contabilidade de condomĂnio?
Uma boa administração requer controle por meio de uma exĂmia escrituração. Sendo assim, Ă© dessa forma que se consegue manter a ordem em meio a um mar de nĂșmeros, que em uma gestĂŁo condominial advĂ©m de folha de pagamento, encargos trabalhistas, impostos e contas a pagar e a receber.
Caso nĂŁo se tenha afinidade com os nĂșmeros, Ă© importante desenvolvĂȘ-la. Vem daĂ a importĂąncia de ter um bom processo contĂĄbil na administração de um condomĂnio. Com tantas obrigaçÔes de entrada e saĂda de recursos, fica impossĂvel desenvolver um bom trabalho sem contar com o uso correto das ferramentas que a contabilidade dispĂ”e.
Vale destacar que a responsabilidade pela manutenção dos registros contĂĄbeis Ă© do sĂndico. Isso Ă© explicitado pela Lei 4.591/94, a Lei do CondomĂnio. No entanto, ela nĂŁo obriga o responsĂĄvel pela administração a fazer a escrituração segundo as leis contĂĄbeis. Ă exigido apenas que seus registros sejam realizados.
A questĂŁo Ă© que isso resulta na margem para erros de iniciantes em gestĂŁo condominial. Ainda levando em consideração a legislação, o CĂłdigo Civil para condomĂnios determina a obrigatoriedade da prestação de contas anualmente, ou ainda, quando exigida por meio da assembleia geral.
Por meio dessas duas leis sĂŁo elencadas as obrigaçÔes do administrador do condomĂnio em relação Ă escrituração das movimentaçÔes financeiras.
Como a contabilidade deve ser feita?
Mesmo sem a exigĂȘncia de se seguir as normas contĂĄbeis, nĂŁo hĂĄ como fugir das ferramentas jĂĄ amplamente utilizadas, como o EFD Reinf aplicado aos condomĂnios. Esse Ă© um modo de escrituração exclusivo para a administração condominial. EntĂŁo, o ideal Ă© se adaptar.
AlĂ©m disso, Ă© necessĂĄrio utilizar o demonstrativo de resultados. Ele pode ser desenvolvido em uma planilha com duas colunas. Uma delas deve representar a entrada de recursos, enquanto a outra coluna mostrarĂĄ a saĂda. Somado a tudo isso, Ă© necessĂĄrio fazer a prestação de contas, quando a cada mĂȘs serĂĄ apresentada a destinação do dinheiro arrecadado.
A contabilidade de condomĂnio Ă© essencial para manter um bom desenvolvimento do trabalho de administração. Por meio dela, pode-se gerenciar corretamente todos os recursos dos condĂŽminos, alĂ©m de possibilitar melhor controle do dinheiro.
Para isso, Ă© importante contar com uma empresa especializada para ajudar a fazer a contabilidade. Isso evitarĂĄ erros e problemas da gestĂŁo com os condĂŽminos do local.
Qual a importĂąncia de automatizar esse processo?
Além de saber como fazer contabilidade, é importante estar por dentro das vårias ferramentas que podem lhe ajudar nesse processo tão importante.
Sendo assim, o objetivo de tais ferramentas consistem em reduzir a ocorrĂȘncia de erros e retrabalhos por meio de automação, digitalização e centralização dos vĂĄrios procedimentos contĂĄbeis que hĂĄ em uma gestĂŁo de condomĂnio.
Pensando nisso, aqui vĂŁo as principais funcionalidades que se deve procurar para saber identificar um bom software de contabilidade:
- Contabilização automåtica da movimentação financeira e provisÔes;
- Plano de contas;
- RelatĂłrios contĂĄbeis;
- Integração com sistemas de gestão eletrÎnica de documentos;
- GestĂŁo por centro de custos.
- Geração de ECF, SPED e ECD;
- Automatização da depreciação contåbil;
- Aprovação de lançamentos;
- Automatização de lançamentos contåbeis;
- Suporte para a centralização de multi-empresas;
Ă importante destacar que, o ideal Ă© optar por um software que ofereça no mĂnimo as funcionalidades citadas acima, na medida em que, quanto mais digitalizado o processo, mais seguro e eficiente ele serĂĄ, de forma que uma grande parte da papelada serĂĄ dispensada.
Contudo, encontrar um sistema que atenda essas especificaçÔes e outras, ou seja, uma solução completa, é o ideal. Um exemplo de empresa especializada em soluçÔes contåbeis online, com sistema totalmente completo é a Makro System.
Levando em consideração o assunto de contabilidade, ainda mais em condomĂnios, a previsĂŁo orçamentĂĄria Ă© algo indispensĂĄvel. Essa prĂĄtica que serve, principalmente, para tornar os gastos e investimentos do condomĂnio o mais previsĂvel possĂvel Ă© essencial para um financeiro saudĂĄvel.
Contudo, hĂĄ aqueles que tĂȘm dĂșvidas de como realizar esse processo da forma mais precisa e eficiente. Para isso, preparamos um guia completo sobre os principais segredos da previsĂŁo orçamentĂĄria para condomĂnios.