Construir um relatório financeiro de prestação de contas para condomínios é fundamental para manter alinhada a comunicação com os clientes e acompanhar a saúde financeira da administradora. Seja qual for a forma que sua empresa trabalha, alguns cuidados são fundamentais.
A administração de condomínio só é realmente eficiente a partir do momento em que contamos com a gestão das finanças e a utilizamos para tomar decisões realmente eficientes para o negócio. Entretanto, antes de mais nada, devemos entender quais são os principais pontos de atenção na construção do relatório, além de fazer a análise exata dos dados obtidos.
Quer saber mais sobre como podemos elaborar um relatório que seja realmente preciso e sirva de base para a administração da unidade condominial? Aproveite e confira este artigo, pois nele explicaremos os principais pontos que você precisa saber.
Aprenda a fazer o relatório financeiro
Trata-se de toda a extração de dados e interpretação de números que envolvam desde entradas, saídas, capital de giro, juros, demonstração de resultados e investimentos realizados a curto, médio e longo prazo.
Desde o momento de fazer o planejamento orçamentário do condomínio, a geração de boletos, acompanhamento de inadimplência, tudo pode ser acompanhado de perto com o relatório. Para que ele seja eficiente, é fundamental seguir algumas dicas como as que mostraremos a seguir.
Centralize e uniformize as informações
Gerar relatórios pode se tornar uma tarefa quase impossível quando os dados necessários estão dispersos em planilhas e documentos diferentes. Por isso, o primeiro passo para otimizar a geração de relatórios financeiros é manter os dados sempre centralizados e registrados em categorias uniformes.
Assim, quando chegar a hora de montar balancetes ou painéis de inadimplência, por exemplo, a simples aplicação de filtros pode concluir em minutos uma tarefa que poderia levar horas.
Também é importante pensar que um relatório isolado não significa nada. Além de servir para a conferência de despesas e receitas, também têm de ser comparáveis para que análises posteriores indiquem possibilidades de melhoria. Mais uma vez, uniformizar o registro dos dados é fundamental.
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Simplifique a linguagem e crie hierarquias
Síndicos, integrantes do conselho e condôminos nem sempre são familiarizados com o vocabulário próprio da contabilidade. Evite usar termos muito técnicos e hierarquize as informações — o que é mais relevante deve ficar em evidência.
Lembre-se de que os relatórios são uma forma de comunicação transparente com os clientes: informações confusas e mal-amarradas podem ter o efeito contrário e levantar suspeitas desnecessárias.
Automatize processos
A era da automatização já é um caminho sem volta. Hoje em dia, a tecnologia aparece como uma das principais aliadas para que a gestão financeira seja feita com sucesso.
Nesse contexto, softwares baseados em inteligência artificial, business intelligence, cloud computing, entre outros, se tornam ferramentas que permitem ao administrador do condomínio conhecer toda a área financeira do seu condomínio.
Para que isso seja feito, é fundamental contar com uma empresa especializada no assunto que ofereça a melhor solução tecnológica para seu negócio. As possibilidades de automatização são várias:
- conciliação bancária automatizada: emissão de alertas em caso de inconformidade;
- controle da inadimplência: reunião e cálculos automáticos de informações como juros e honorários;
- baixa automática: de títulos de cobrança, com conferência de valores de forma instantânea — títulos com pagamentos abaixo ou acima do valor não são contabilizados.
Reduza possibilidade de erros
Informações equivocadas geram muita dor de cabeça, especialmente em áreas delicadas como a gestão financeira. Investir em soluções que reduzam a possibilidade de erros sem sobrecarregar a equipe pode ser a saída para que equívocos no cadastro ou saldos divergentes não passem batido.
Utilize os dados a seu favor
Processos automatizados tendem a ser uma grande potência para a gestão financeira em decorrência da geração e leitura de informações. Eles servem para justamente indicar quais são os principais pontos de atenção.
A partir do momento em que se tem tais dados em mãos, é hora de dar início a ações mais certeiras para o condomínio. Quanto melhor forem as soluções tecnológicas, maior será a exatidão da interpretação dos números obtidos.
O sistema financeiro é, antes de mais nada, um suporte para o planejamento de ações e só poderá ser feito quando houver informações de base para a realização.
Invista na capacitação dos usuários
Quanto melhor for o aprendizado da usabilidade das ferramentas, melhor será o aproveitamento delas para a construção do relatório financeiro. Sendo assim, busque por formas de se capacitar constantemente.
Desde o cumprimento de metas até a análise dos dados, o conhecimento aprofundado torna o relatório financeiro um instrumento para a gestão do negócio. Do contrário, todo aquele aparato em mãos não terá nenhum tipo de aproveitamento.
Tecnologias permitem facilitar a vida das pessoas que estão envolvidas na gestão financeira, mas sem o conhecimento específico nada daquilo tem sentido.
Como você pôde perceber, o relatório financeiro não é apenas um mecanismo para melhorar a gestão financeira, mas a base para que seja feita com sucesso. A melhor maneira de alcançar tal resultado é contando com o suporte de tecnologias que facilitem o processo de execução e leitura do relatório.
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