Ăltima atualização: 26 de outubro de 2023
O sĂndico tem muitas atribuiçÔes e responsabilidades, precisando estar sempre muito atento a todas elas. Uma dessas importantes obrigaçÔes Ă© realizar o controle financeiro, alĂ©m de disponibilizar todas as informaçÔes pertinentes a todos os condĂŽminos por meio do balancete de condomĂnio.
No entanto, essa etapa pode ser complicada atĂ© mesmo para os gestores mais experientes, pois envolve algumas regras especĂficas e muitas delas advĂ©m da contabilidade. Como nĂŁo Ă© todo mundo que detĂ©m os conhecimentos tĂ©cnicos dessa ĂĄrea, toda atenção Ă© pouca.
Para ficar por dentro de tudo sobre esse assunto e nĂŁo ter mais problemas, confira o post a seguir. Boa leitura!
O que Ă© o balancete de condomĂnio e o que Ă© necessĂĄrio saber sobre ele?
Esse documento traz uma anĂĄlise financeira do condomĂnio, mostrando a receita do mĂȘs, juntamente a todos os gastos, alĂ©m de um saldo mensal e anual. O saldo mensal Ă© a diferença entre a arrecadação e as despesas nesse perĂodo, enquanto o anual Ă© o saldo existente acrescido ao dos Ășltimos 30 dias.
Nesse sentido, lembre-se de que Ă© preciso anexar todos os documentos necessĂĄrios para comprovar os gastos. Entre eles, Ă© possĂvel citar os recibos dos gastos, como contas de luz e ĂĄgua, recibos de obras, contratos de seguro, relatĂłrios de inadimplĂȘncia, gastos com folha de pagamento, obras e reformas, alĂ©m de quaisquer imprevistos financeiros ocorridos.
Por fim, o balancete e a prestação de contas devem ser feitos anualmente, mas uma apresentação mensal Ă© mais indicada. Realizando esse processo todo mĂȘs Ă© possĂvel manter uma maior transparĂȘncia e facilitar esse processo, alĂ©m de auxiliar as decisĂ”es futuras, como saber se Ă© possĂvel realizar alguma obra interna ou se Ă© necessĂĄrio reduzir custos.
Em resumo, Ă© o balancete que acaba ficando responsĂĄvel por dar um norte Ă gestĂŁo do condomĂnio, pois por meio das suas apresentaçÔes mensais Ă© possĂvel ter uma visĂŁo ampla das finanças. Assim, torna-se possĂvel realizar uma previsĂŁo orçamentĂĄria muito mais acertada, alĂ©m de fazer planejamentos para implementação de melhorias futuras no condomĂnio utilizando o dinheiro disponĂvel em caixa.
Como fazer um bom balancete de condomĂnio?
Indubitavelmente, um bom balancete é aquele no qual se tem facilidade de acesso às informaçÔes. Documentos confusos só servem para embaralhar ainda mais o processo de identificação de dados. Assim, para que um balancete possa ser considerado ideal, qualquer pessoa tem que ser capaz de encontrar a informação que procura de maneira fåcil e råpida.
Para que isso seja conseguido, dois pontos precisam estar presentes: o primeiro deles Ă© a organização. Com os comprovantes, notas fiscais e extratos bem organizados, fica mais rĂĄpido fazer uma eventual conferĂȘncia. A segunda caracterĂstica Ă© a simplicidade. Um balancete ideal tem apenas as informaçÔes realmente necessĂĄrias. Ă a velha mĂĄxima de que menos acaba sendo mais.
Quem Ă© o responsĂĄvel por produzir o balancete de condomĂnio?
Podem surgir muitas dĂșvidas sobre esse assunto, e a melhor maneira de sanĂĄ-las Ă© recorrendo Ă legislação, pois as obrigaçÔes de cada um dos envolvidos frequentemente Ă© elencada em leis. A despeito da convenção do condomĂnio, temos um instrumento legal que o sobrepĂ”e.
Lendo o CĂłdigo Civil para condomĂnios, Ă© possĂvel encontrar a indicação da obrigatoriedade da prestação de contas pelo sĂndico. Ou seja, ele nĂŁo Ă© obrigado diretamente a fazer o balancete, apenas de prestar as contas anualmente. No entanto, o balancete constitui uma etapa fundamental para que seu objetivo de acertar as contas todos os anos seja cumprido. Conclui-se, entĂŁo, que cabe ao sĂndico fazer a apresentação do documento em carĂĄter mensal.
A exceção fica por conta de condomĂnios que sĂŁo geridos por uma administradora. Nesses casos, os integrantes diretos do condomĂnio (como sĂndicos e condĂŽminos) podem fazer o acompanhamento regular da evolução das contas e, dessa forma, zelar pelas finanças condominiais.
Caso exista um conselho fiscal, ele tambĂ©m deve ser incluĂdo no processo de acompanhamento de destinação dos recursos. Uma boa prĂĄtica para tornar a gestĂŁo mais transparente Ă© manter uma apresentação mensal de todos os balancetes produzidos mĂȘs a mĂȘs. Isso pode ser feito na assembleia de condomĂnio e os dados podem ser mostrados a todos os condĂŽminos. Tudo deve ser devidamente registrado em ata.
Como fazer a apresentação do balancete de condomĂnio?
Normalmente, o balancete Ă© divulgado nas assembleias de condomĂnio. No entanto, ele pode ser apresentado fora dessa data, especialmente se for por meios digitais, como e-mail ou atĂ© mesmo em um site, caso exista. Ă possĂvel ganhar muito tempo e alcance entre os condĂŽminos usando o meio digital, visto que Ă© comum um alto Ăndice de ausĂȘncia nas reuniĂ”es presenciais.
Uma boa dica Ă© digitalizar todos os recibos e contratos. Essa Ă© uma dica que visa complementar o ato de organizar toda a documentação para que ela seja analisada de uma maneira mais fĂĄcil. Com isso Ă© possĂvel fazer com que a documentação fique disponĂvel a todos, alĂ©m de aumentar sua durabilidade visto que alguns recibos sĂŁo fotossensĂveis e ficam inutilizados com o tempo.
Reserve um perĂodo antes da reuniĂŁo para se organizar e encontrar a melhor forma de apresentar todos os dados necessĂĄrios. AlĂ©m disso, estude se hĂĄ necessidade de entregar um material de apoio aos moradores, a fim de auxiliar no entendimento de todos. Em momentos de prestação de contas Ă© essencial que o assunto possa ser entendido por todos da melhor forma possĂvel.
O que fazer para agilizar esse processo?
Em condomĂnios com muitas unidades imobiliĂĄrias ou que tenham muitas despesas, a realização do balancete pode demandar um esforço maior, alĂ©m de aumentar as chances de ocorrer algum erro. Para auxiliar na tarefa, a utilização de um sistema para condomĂnios pode ser uma boa solução encontrada.
Com essa solução Ă© possĂvel reduzir tarefas manuais e repetitivas, estar mais atualizado em relação Ă ĂĄrea financeira, com todos os gastos e receitas mais organizados, alĂ©m de auxiliar em outras tarefas, como no envio automatizado de boletos. AlĂ©m disso, alguns desses softwares tĂȘm integração com aplicativos para comunicação com condĂŽminos, que podem reduzir em atĂ© 80% a demanda de atendimentos aos interessados.
Para uma gestĂŁo transparente, o sĂndico precisa informar todos os detalhes possĂveis aos demais moradores e um balancete de condomĂnio feito de uma maneira correta Ă© essencial para alcançar esse objetivo. AlĂ©m disso, a maneira como ele serĂĄ apresentado nas reuniĂ”es Ă© muito importante, pois Ă© dessa forma que todos os moradores conhecerĂŁo a atual situação financeira que auxiliarĂĄ nas futuras tomadas de decisĂ”es.
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