Obrigações fiscais em condomínios sempre geram preocupação para quem trabalha com a administração desses empreendimentos. Isso porque, perder prazos de impostos e encargos acarreta uma série de consequências negativas.
Os três primeiros meses do ano são os que mais concentram essas obrigações fiscais, contudo, há algumas que são de ocorrência mensal, como veremos a seguir. É comum que administradoras contratem reforços para auxiliarem nesse período, dada a complexidade.
Nesse sentido, é de suma importância que tanto síndicos como administradoras entendam as obrigações fiscais em condomínios. Por isso, neste artigo, vamos falar sobre DARF, GPS, DIRF e EFD-Reinf.
Quais são as obrigações fiscais em condomínios?
Mesmo sem personalidade jurídica, um condomínio, seja ele residencial ou comercial, ao possuir CNPJ próprio, é considerado um contribuinte com deveres fiscais e legais. Isso significa que esses empreendimentos precisam cumprir uma série de obrigações tributárias e acessórias junto aos órgãos públicos, em especial à Receita Federal e à Previdência Social.
Essas obrigações fiscais em condomínios abrangem o pagamento de impostos condominiais, contribuições e o envio de declarações que comprovam a regularidade da gestão.
Entre as responsabilidades tributárias mais comuns estão o recolhimento do INSS, FGTS, PIS e COFINS, além das guias mensais como DARF e GPS. Também é obrigatória a entrega de declarações como DIRF e EFD-Reinf, que informam à Receita os valores pagos e as retenções efetuadas.
Cumprir essas obrigações legais é essencial para evitar multas, autuações e questionamentos durante uma fiscalização condominial. Por isso, mesmo que o síndico delegue as tarefas a uma administradora ou contador, deve garantir que todas as exigências fiscais estejam sendo cumpridas corretamente e dentro dos prazos previstos.
Impostos obrigatórios para condomínios
Sim, o condomínio precisa pagar imposto. Embora não tenha finalidade lucrativa, o CNPJ do condomínio o coloca na posição de contribuinte para certas obrigações tributárias. Abaixo estão os tributos obrigatórios que mais impactam a gestão condominial e como eles se aplicam na prática.
IPTU
É o tributo municipal sobre o imóvel. O IPTU incide sobre o terreno e as áreas comuns quando há cobrança centralizada. Na prática, o custo costuma ser rateado entre condôminos, mas a responsabilidade pelo pagamento à prefeitura é do condomínio.
ISS (Imposto Sobre Serviços)
O ISS é um imposto municipal que incide sobre a terceirização de serviços contratados pelo condomínio como limpeza, jardinagem, portaria, segurança, manutenção de elevadores e reformas prediais.
Na maioria dos casos, o prestador de serviço é o responsável pelo recolhimento do ISS, incluindo o valor na nota fiscal. Porém, há situações específicas em que o condomínio precisa reter e recolher o imposto em nome da prefeitura, especialmente quando:
- o prestador não é estabelecido no mesmo município do condomínio;
- a empresa atua como autônomo ou microempreendedor individual (MEI) e o município exige retenção direta;
- o contrato envolve serviços de construção civil ou manutenção predial, sujeitos a regras próprias de retenção.
A falta de retenção, quando obrigatória, gera autuações e cobranças retroativas ao condomínio, não ao prestador.
Contribuições sobre folha (INSS e FGTS)
Quando o condomínio possui funcionários próprios, ele assume integralmente as responsabilidades de um empregador, conforme previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e nas normas da Previdência Social. Isso significa que o condomínio deve:
- recolher o INSS patronal (20%) sobre a folha de pagamento;
- descontar a contribuição previdenciária do empregado;
- depositar mensalmente o FGTS (8%) na conta vinculada de cada colaborador;
- e informar essas movimentações via eSocial.
Esses tributos obrigatórios não se confundem com as declarações fiscais, já que são recolhimentos diretos, mensais e contínuos.
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
O IRRF incide sobre pagamentos feitos a autônomos, profissionais liberais e prestadores de serviço. Nessas situações, o condomínio é considerado fonte pagadora e deve realizar a retenção de impostos na origem e recolhê-los por meio de DARF até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento.
Isso acontece em casos como:
- se o condomínio contrata um eletricista autônomo para reparos e o valor ultrapassa o limite de isenção, é obrigatória a retenção do IRRF;
- caso o serviço seja prestado por uma empresa com CNPJ, a retenção depende do tipo de serviço e do enquadramento tributário dela (Simples Nacional, Lucro Presumido, etc.).
É importante saber que, deixar de reter corretamente pode gerar multa e responsabilização solidária do síndico como representante legal.
PIS / COFINS / CSLL
Em regra, condomínios não são empresas com atividade comercial e não têm base de cálculo típica para PIS/COFINS/CSLL como uma empresa operadora de receita. Contudo, podem surgir situações pontuais que exigem atenção:
- quando o condomínio contrata prestadores de serviço enquadrados em regimes tributários que exigem retenções na fonte;
- ou quando há receitas eventuais, como aluguéis de áreas comuns, antenas de operadoras ou painéis publicitários, que podem gerar tributação sobre receita própria.
Isso significa que, apesar de não haver incidência direta sobre a taxa condominial, há obrigações tributárias indiretas conforme a movimentação do condomínio.
Quais declarações fiscais um condomínio precisa entregar?
Além dos tributos mensais, os condomínios também precisam cumprir uma série de obrigações acessórias. Ou seja, declarações fiscais que comprovam o recolhimento correto dos impostos e contribuições.
Cada documento possui prazo de entrega, aplicação específica e penalidades em caso de atraso. Veja a seguir as principais declarações exigidas de condomínios residenciais e comerciais.
DARF
O DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) é utilizado para pagamentos de débitos não previdenciários. É uma guia obrigatória para o pagamento de impostos, contribuições e taxas relacionadas a operações financeiras.
Ele consolida impostos e contribuições federais, como PIS, COFINS, CSLL, IRRF e IOF, sendo uma das declarações fiscais mais frequentes nas rotinas de condomínios.
No caso do condomínio, o DARF refere-se ao PIS sobre a folha de pagamento às retenções de imposto de renda realizadas em notas fiscais de prestadores de serviço. O modelo para pagamentos em rede bancária é disponibilizado no site da Receita Federal.
É essencial emitir e pagar o DARF corretamente para manter a conformidade fiscal. Por isso, contar com um contador competente é importante para evitar problemas futuros.
GPS
A GPS (Guia da Previdência Social) refere-se a contribuições previdenciárias dos funcionários e o prazo de entrega é até o dia 20 de cada mês. Ela comprova o recolhimento do INSS patronal e do empregado, conforme previsto na Lei n.º 8.212/1991 e nas normas da Previdência Social.
É usada também para o recolhimento sobre remunerações a trabalhadores autônomos e profissionais liberais, assim como sócios, administradores a título de pró-labore, e para importâncias retidas de terceiros, nos termos estabelecidos pela Lei Orgânica da Previdência Social.
O não recolhimento ou o atraso gera multa e pode comprometer a regularidade fiscal do condomínio junto ao INSS, dificultando até a contratação de serviços públicos.
DIRF
Condomínios não declaram Imposto de Renda próprio. Dessa forma, a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) diz respeito aos impostos pagos ao longo do ano base.
Para fazer a declaração, que deve ser realizada até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte ao exercício fiscal, o condomínio deve dispor das informações relacionadas nas notas fiscais, como CNPJ da empresa, número da nota, valor e código.
Essa obrigação acessória garante transparência e evita divergências entre o que foi retido e o que foi efetivamente recolhido por meio dos DARFs mensais.
EFD-Reinf
EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) tem como objetivo a escrituração de rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social do contribuinte (exceto as relacionadas ao trabalho) e informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.
Ao que tange condomínios, a EFD-Reinf é uma obrigação fiscal do eSocial que diz respeito especialmente à prestação de serviços terceirizados, como, por exemplo, limpeza, jardinagem, portaria, segurança e construção civil.
Saiba mais sobre a EFD-Reinf em condomínios:
Veja também: Como se preparar para a época de impostos no condomínio
Quem responde pelas obrigações fiscais em condomínios?
Para lidar com essas questões, o condomínio pode contratar uma administradora de condomínio ou um contador. Contudo, a prestação de contas e respostas a questões fiscais ficam sob responsabilidade do síndico.
Caso ocorra algum problema, é o síndico quem responde legalmente.
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Como manter o condomínio em dia com as obrigações fiscais?
Manter o condomínio em conformidade fiscal exige organização, controle financeiro e tecnologia. Não se trata apenas de emitir guias ou entregar declarações, mas de estruturar uma administração transparente e automatizada, que previna erros e reduza retrabalho.
Veja um passo a passo prático para manter tudo em dia:
- Crie um calendário fiscal e administrativo
Centralize todos os prazos de guias e declarações. Inclua também rotinas como assembleias e inspeções. A Group Educa disponibiliza o Calendário Sazonal do Condomínio, que centraliza essas rotinas e ajuda gestores a não perderem prazos importantes.
- Use um software de gestão condominial
Escolha um que automatiza o controle fiscal, gera guias e integra folha, retenções e relatórios. Com isso, a automação fiscal reduz falhas e mantém conformidade legal.
- Conte com suporte contábil especializado
Contrate especialistas em impostos e obrigações condominiais, evitando erros de apuração e entrega e garantindo que o condomínio cumpra cada declaração fiscal dentro do prazo.
- Faça auditorias e revisões periódicas
Inclua folhas de pagamento, notas fiscais e comprovantes de recolhimento. Essa prática de auditoria fiscal identifica inconsistências e evita autuações futuras.
Seguindo esses passos, o condomínio mantém uma rotina fiscal automatizada, auditável e previsível, reduzindo riscos e garantindo tranquilidade jurídica e financeira para síndicos e condôminos.
Como a tecnologia ajuda na gestão fiscal condominial
A gestão digital transformou a forma como condomínios lidam com suas obrigações fiscais. Ferramentas como o Group Condomínios automatizam a emissão de guias, o controle de retenções de impostos e a geração de relatórios, garantindo precisão e conformidade com prazos legais.
A automação de tributos elimina erros e facilita o acompanhamento das obrigações acessórias, reduzindo retrabalho para administradoras. Além disso, a plataforma oferece integração contábil e bancária, permitindo conciliação automática de pagamentos e atualização em tempo real.
Com alto nível de segurança da informação, o sistema protege dados sensíveis e centraliza toda a rotina fiscal em um único ambiente digital, tornando a tecnologia na administração condominial um pilar essencial para a transparência e qualidade da gestão.
Obrigações fiscais em condomínios: evite riscos e otimize a gestão
Cumprir todas as obrigações fiscais em condomínios é essencial para uma gestão profissional e segura. Estar em dia com guias, retenções e declarações evita multas, autuações e retrabalho, além de garantir transparência e confiabilidade para condôminos, síndicos e administradoras.
Nesse sentido, a Group Software se torna a parceira ideal ao oferecer soluções que digitalizam a rotina fiscal, automatizando emissão de guias, controle de retenções e integração contábil, tornando a gestão mais simples e segura.
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Perguntas frequentes sobre obrigações fiscais em condomínios
Veja as respostas a seguir:
Condomínios pagam tributos como INSS, FGTS, IRRF e ISS, principalmente quando possuem funcionários ou contratam prestadores de serviço. Também há encargos sobre a folha e retenções obrigatórias previstas em lei.
O DARF é usado para recolher tributos federais como IRRF e PIS, enquanto a GPS se refere às contribuições previdenciárias de empregados e autônomos.
O descumprimento gera multas, juros e autuações, além de responsabilidade legal do síndico e risco de bloqueio do CNPJ.
