eSocial para condomínio: como funciona, prazos e passo a passo de envio

O eSocial para condomínio é obrigatório em todos os condomínios que contratam funcionários ou prestadores de serviço, inclusive terceirizados. 

Criado pelo Governo Federal para melhorar a gestão de dados fiscais, previdenciários e trabalhistas, o eSocial centraliza tudo em uma única plataforma digital, padronizando o processo de distribuição e armazenamento desses dados.

Além disso, ele garante mais transparência e ajuda a evitar problemas como autuações e multas, sendo uma ferramenta importante para que o condomínio se mantenha a par da legislação trabalhista.

Neste conteúdo, você vai entender o que é o eSocial, quais são as regras do eSocial para condomínios e sua importância para as leis trabalhistas. Continue com a leitura para entender tudo sobre o tema!

O que é o eSocial e por que ele é obrigatório para condomínios?

O sistema eSocial é uma plataforma do Governo Federal criada para centralizar e padronizar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. 

O eSocial passa a substituir o Livro de Registro de Empregados (LRE) e a anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) física, de acordo com a Portaria SEPRT nº 1.195, de 30 de outubro de 2019. As informações sobre admissões devem ser enviadas até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador.

Ele é obrigatório para todos os condomínios que contratam funcionários ou prestadores de serviço.

A implementação do eSocial teve como meta:

• reduzir índices de sonegação fiscal;
• trazer mais transparência;
• facilitar a fiscalização sobre obrigações fiscais do condomínio.

Para se adequar a essa legislação, é necessário que se tenha ainda mais organização na gestão com relação às responsabilidades das administradoras com direitos trabalhistas, previdenciários e tributários:

• condomínios com administração terceirizada devem entrar em contato com a empresa para que as adequações necessárias da nova legislação sejam realizadas;
• o síndico deve ficar atento e fiscalizar se todas as obrigações estão sendo cumpridas corretamente;
• o condomínio poderá ser multado em até 180 mil reais caso não cumpra com as obrigações.

O que mudou com o eSocial para condomínio?

A principal diferença desde que o eSocial foi declarado obrigatório está nos processos trabalhistas dentro do condomínio, que não é mais retroativo como era antes:

• admissão, demissão, férias e outras informações trabalhistas devem ser passadas por uma sequência de responsáveis e com antecedência;
• na admissão, os dados precisam ser enviados pelo sistema online até o final do dia anterior ao começo do trabalho;
• essas responsabilidades mostraram a importância da sintonia entre condomínio e administradora, porque atrasos podem prejudicar o responsável pelo envio.

Veja as informações que são abordadas pelo portal:

• informações de seguridade social;
• férias;
• admissão e desligamento de colaboradores;
• horas extras;
• acidentes de trabalho;
• informações de imposto de renda retido da fonte;
• GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS - Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE - Livro de Registro de Empregados;
• CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD - Comunicação de Dispensa;
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• Folha de pagamento;
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS – Guia da Previdência Social.

Qual o grupo e classificação tributária dos condomínios no eSocial?

Todos os condomínios estão enquadrados no Grupo 3, que reúne as pessoas jurídicas sem fins lucrativos e outras organizações que não se enquadram nos grupos anteriores.

De acordo com a Tabela eSocial 08 – Classificação Tributária, os condomínios devem utilizar o código 99 – Pessoas Jurídicas em Geral. Essa é a forma correta de identificar a categoria do condomínio dentro do sistema.

Isso significa, na prática, que:

• o condomínio deve cumprir todas as obrigações do Grupo 3, como o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias;
• a classificação tributária eSocial garante que o sistema reconheça corretamente a natureza do condomínio;
• usar o código 99 eSocial é importante para evitar erros no envio de dados e, consequentemente, problemas com a Receita Federal e a Previdência.

Quais são os prazos e fases de envio do eSocial?

Por mais que o uso do portal já seja obrigatório desde 2018, sua implementação foi totalmente concluída em julho de 2021, conforme o cronograma de fases previsto pelo governo. 

Veja como está o cronograma atualmente:

Fase / Evento	O que é	Prazo de envio atual
Eventos de tabelas	Cadastro do empregador, tabelas de rubricas, lotações, cargos e funções	Atualizar sempre que houver alteraçãonos dados cadastrais
Eventos não periódicos	Admissões, desligamentos, alterações de contrato e movimentações internas de funcionários	Até o dia anterior ao início ou alteraçãodo vínculo do funcionário
Eventos periódicos (folha de pagamento digital)	Folha de pagamento, remunerações mensais, encargos e impostos do condomínio	Até o dia 7 do mês seguinte àcompetência da folha
Eventos de SST (Saúde e Segurança do Trabalho)	Comunicação de acidentes (S‑2210), monitoramento da saúde do trabalhador (S‑2220) e condições ambientais de trabalho (S‑2240)	S‑2210: até o primeiro dia útil seguinteao acidente S‑2220 e S‑2240:até o dia 15 do mês subsequente à admissão oualteração
Transição para o layout S‑1.3	Novo padrão de envio de dados (eventos como S‑1210, S‑2501 e outros)	A partir da competência 01/2025, enviar apenasno layout S‑1.3
Eventos de processo trabalhista	Registro de decisões judiciais ou homologações de processos trabalhistas (S‑2500, S‑2501, S‑3500, S‑5501, S‑5503)	Até o dia 15 do mês subsequente ao trânsito emjulgado ou homologação do processo

eSocial para condomínio sem funcionários: é obrigatório?

Sim, o eSocial pode ser obrigatório mesmo que o condomínio não tenha funcionários próprios. Isso acontece quando há contratação de prestadores de serviço ou empresas terceirizadas, especialmente se a prestação de serviço for habitual.

Ou seja, se o condomínio contrata alguém regularmente, essas informações precisam ser registradas no eSocial, garantindo que os direitos trabalhistas e previdenciários sejam respeitados. Isso vale para serviços como:

• diaristas;
• portaria;
• limpeza e manutenção;
• administração terceirizada, entre outros.

O síndico, mesmo atuando como autônomo, também deve ficar atento: se recebe remuneração de forma habitual, o condomínio deve enviar os dados dele ao eSocial para cumprir a obrigação legal e evitar multas.

Qual a importância da certificação digital para essa mudança?

O acesso ao ambiente do eSocial, o envio dos dados e a assinatura dos documentos são possíveis apenas com a posse de um certificado digital. 

Como faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que requer uma dessas certificações, o eSocial também exige o documento virtual.

É importante que os gestores tenham em mente que o certificado assegura autoridade jurídica — a assinatura registrada neste arquivo garante segurança para o envio online das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

Lembramos de que a certificação digital pode ser adquirida em uma entidade vinculada à Receita Federal (em geral, a compra é realizada na internet e finalizada na empresa certificadora, que valida o processo). 

• os tipos aceitos são e-CNPJ A1 ou A3;
• acompanhe prazos de vencimento para não correr riscos de bloqueio;
• programe também a renovação antecipada para evitar contratempos.

Qual a responsabilidade da administradora no envio dos dados?

A responsabilidade é dividida tanto para o condomínio quanto para a administradora. Isso porque a administradora deverá enviar os dados via eSocial. 

Contudo, os dados devem ser passados à administradora com antecedência pelo síndico, do contrário, o condomínio estará sujeito a multa.

Para organizar o processo, normalmente é designada uma pessoa responsável pela conversação e transição de dados entre síndico e administradora, que é o auxiliar do síndico.

• grandes condomínios: essa função costuma ser do gerente de condomínio;
• condomínios menores: o próprio síndico assume a responsabilidade.

Independente de quem seja, deve-se ressaltar ao encarregado da importância de sua função, já que qualquer informação atrasada, errada ou até mesmo a falta de informação pode prejudicar muito o condomínio.

Para que todos os dados sejam reportados com antecedência e de forma correta, evitando multas, deve existir harmonia entre síndico e administradora, ou seja, é preciso que todas as partes estejam alinhadas quanto aos prazos.

Veja abaixo algumas rotinas práticas para manter o envio correto:

• preparar lista de admissões, desligamentos e alterações contratuais com antecedência;
• atualizar folha de pagamento e repassar à administradora dentro do prazo;
• organizar relatórios de férias e horas extras mensalmente;
• conferir documentos de prestadores de serviço e autônomos antes do envio;
• manter comunicação diária ou semanal entre síndico/auxiliar e administradora para evitar atrasos.

Quais são as penalidades para o não envio do eSocial?

Para evitar que ocorram multas, é necessário que as administradoras adequem os condomínios à plataforma do eSocial. 

Para isso, basta atentar-se às demandas, cumprindo fielmente as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, além de todos os prazos. 

Só o fato de não atrasar o envio das informações já evita o surgimento de alguma punição.

Contudo, elas podem aparecer com a não implementação do eSocial. Isso ocorre porque o programa fiscaliza em tempo real, impedindo a adição de informações retroativas.

Portanto, o condomínio deve adicionar antecipadamente todas as obrigações fiscais ao sistema, tomando cuidado para não cometer nenhum erro durante o processo.

Sobre, as multas, confira alguns valores de acordo com a Portaria MTE Nº 1.131:

• CTPS não anotada no prazo: multa de R$ 3.058,28 por empregado, acrescida de igual valor em caso de reincidência;
• férias: multa de R$ 170,26 por empregado em situação irregular, valor que é dobrado em caso de reincidência, embaraço ou fraude;
• entrega de CAGED: multa de R$ 4,62 a R$ 13,88 por emprego dependendo dos dias de atraso;
• falta de atualização ou preenchimento incompleto: multa de R$ 620,35 por empregado;
• não pagamento de verbas rescisórias no prazo previsto: R$ 176,03 por trabalhador prejudicado.

Quais são as principais providências?

Para manter o condomínio em conformidade com o eSocial, algumas medidas são importantes:

• orientação da administradora: as administradoras devem estar em dia com suas responsabilidades. Sem preparo, o condomínio corre risco de notificações e multas;
• apoio em autogestão: condomínios que optam por autogestão podem contar com o contador responsável pelos registros, facilitando a interação com o eSocial;
• atestados de saúde: só são aceitos se respeitarem a periodicidade definida pelo eSocial;
• normas de Medicina e Segurança do Trabalho: todos os atestados obrigatórios e laudos médicos devem estar sempre dentro da validade;
• falta de documentos: se o condomínio ou a administradora não possuir os documentos necessários, deve entrar em contato com a contabilidade para providenciá-los.

Seu software de gestão é compatível com o eSocial?

Se sua administração utiliza um sistema de gestão de condomínios online, especialmente para organizar informações trabalhistas dos colaboradores, é importante que ele seja adaptável ao eSocial.

Essa compatibilidade com o eSocial é um diferencial, principalmente para o envio automatizado de eventos periódicos e SST, garantindo que a administração esteja sempre em conformidade com as obrigações legais.

Uma vez que a transmissão das informações se dará de forma totalmente virtual, o ideal é que o software utilizado pelo gestor facilite e agilize o envio de dados. 

Essa é justamente a proposta da Group Software, que criou o módulo eSocial para otimizar os novos processos:

• integração com Group Folha: sistema de gestão da folha de pagamento;
• envio automatizado: o sistema transmite todas as informações do eSocial diretamente para o condomínio;
• simplificação das regras: torna a adaptação às novas obrigações mais ágil e segura;
• redução de erros e atrasos: garante conformidade com prazos e obrigações legais.

Quer saber mais sobre como a Group Software pode ajudar sua administradora? Conheça as vantagens de um software para condomínios online!

Passo a passo para cadastrar o condomínio no eSocial

Cadastrar o condomínio no eSocial é simples seguindo um passo a passo.

Seguindo esses passos, o cadastro do seu condomínio no eSocial 2025 fica organizado e dentro das regras.

eSocial condomínio: como evitar erros e manter tudo em dia

Para não ter problemas com multas, é importante ficar atento às principais obrigações do eSocial, como envio de admissões, desligamentos, férias, eventos periódicos e SST. 

A tecnologia é aliada nesse processo, facilitando o registro e envio de informações em tempo real.

A dica é contar com um software compatível com o eSocial que ajuda a reduzir atrasos e erros, garantindo segurança jurídica no condomínio.

A Group Software oferece soluções que facilitam o envio de dados ao eSocial e garantem conformidade com a legislação. Conheça nossos sistemas e evite multas no seu condomínio!

Veja também:

• A responsabilidade do síndico e da administradora de condomínios
• Novo eSocial simplificado: saiba tudo sobre as mudanças
• O eSocial e suas novas obrigações
• Classificação Tributária x eSocial
• Mudanças e prazos no novo layout do eSocial 1.3: o que mudou e como se preparar

Perguntas frequentes sobre eSocial condomínio

Separamos abaixo algumas das principais dúvidas sobre eSocial em condomínio.