O planejamento é essencial para os mais diversos tipos de empreendimento, incluindo o condomínio. É nesse contexto que temos o Plano Diretor de Condomínio, que norteia as ações que os condomínios terão no que diz respeito a conservação e melhorias.
Ou seja, o Plano Diretor tem o foco tanto no presente como no futuro do condomínio, além de orientar as ações do síndico ou administrador do condomínio.
Pensando em sua relevância, neste artigo, vamos abordar o que é o Plano Diretor, seus benefícios, quando e como elaborá-lo.
Boa leitura!
Afinal, o que é o Plano Diretor de Condomínio?
O Plano Diretor representa o delineamento das ações e políticas implementadas nos condomínios. Dessa forma, o Plano Diretor de Condomínio é definido como um documento de gestão elaborado pelo síndico — e aprovado pelos condôminos — que tem como objetivo orientar as ações que o empreendimento tomará.
Assim, o Plano Diretor garante que todas as áreas do condomínio sejam planejadas e organizadas. Com isso, o documento abrange as áreas de infraestrutura, segurança, manutenção e gestão.
Quando o Plano Diretor de Condomínio deve ser elaborado?
O recomendado é que o Plano Diretor seja elaborado logo no início da gestão do síndico. Isso porque, quando há uma nova gestão, o síndico deve ficar ciente acerca das finanças, como andam as manutenções, obras que precisam ser realizadas, possíveis conflitos, reformas a começar ou andamentos, entre outras questões importantes ao condomínio. Por isso, esse é o momento recomendado para a criação do Plano Diretor do Condomínio.
Contudo, há outros momentos em que esse documento pode ser feito. O primeiro exemplo é quando o condomínio está passando por um desafio específico, como uma grande reforma, e isso demanda a necessidade de um planejamento estratégico visando o presente como ações a longo prazo.
Outro momento propício para a criação do documento é quando há mudanças significativas. Isto é, quando ocorrem mudanças que alteram e impactam a vida condominial como a implementação de novos serviços ou o aumento do número de moradores.
As mudanças na legislação — condominial, urbanística, ambiental, municipal, estadual ou federal — também podem afetar o empreendimento. Por isso, caso haja alterações legais, é recomendado revisar e atualizar o documento.
Por fim, e em consonância com a questão anterior, o Plano Diretor de Condomínio deve passar por uma revisão periódica, a fim de garantir que ele esteja alinhado com as necessidades do empreendimento.
Como elaborar um Plano Diretor para o condomínio?
Levantamento de dados
Para elaborar um Plano Diretor para condomínio, o primeiro passo é fazer um levantamento minucioso dos dados do empreendimento. Para isso, devem levados em consideração os aspectos físicos do condomínio, documentos (como notas fiscais e contratos, por exemplo), funcionários e moradores (condôminos e inquilinos).
Escuta aos moradores
Feito isso, é hora de descobrir as aspirações dos moradores em relação ao condomínio. Para isso, é recomendado rodar uma pesquisa para que eles expressem suas opiniões e desejos. Um aplicativo para condomínios pode ajudar nesse processo.
Com o Group COM, por exemplo, você cria enquetes, com alternativas ou campos abertos, e os moradores votam e deixam suas respostas escritas. Essas enquetes são criadas pelo síndico ou administrador e facilitam muito esse processo de escuta.
Categorização
Com a coleta das respostas é hora de se organizar. Por isso, recomendamos que categorize as demandas em:
- Obrigatórias (são inegociáveis);
- Importantes (precisam ser feitas, mas há demandas mais urgentes);
- Desejos/ideias dos moradores (não são prioridades, podem esperar e precisam ser analisadas, principalmente sua viabilidade).
Ao fazer essa divisão, prioriza-se o que é urgente e organiza-se a ordem em que as ações acontecerão.
Planos de ação
Com todas as ações já estabelecidas e priorizadas, é hora de definir planos de ação para cada uma delas. Uma dica para essa etapa é utilizar a ferramenta 5W2H. Ao responder cada uma das perguntas propostas pela ferramenta, tem-se um plano de ação.
A ferramenta 5W2H é estruturada em:
- WHAT – O que será feito
- WHY – Por que será feito
- WHO – Quem será o responsável
- WHEN – Quando será feito
- WHERE – Onde ou em que área
- HOW – Como será feito
- HOW MUCH – Quanto custará
Assembleia
Com os planos de ação definidos, o último passo é levar toda a pauta para a assembleia, a fim de que os condôminos votem e opinem acerca do que será feito.
Saiba mais:
Benefícios de um condomínio ter um Plano Diretor
A criação de um plano diretor oferece benefícios ao condomínio por trazer uma visão de longo prazo ao empreendimento. Com isso, desafios são antecipados e resolvidos com maior celeridade. Ademais, alinhas de acordo com o desejo da comunidade ali residente.
Por isso, esse documento facilita o planejamento e organização das ações condominiais, sendo fundamental para a manutenção, desenvolvimento de melhorias e aprimoramento das instalações. Dessa forma, valoriza-se o patrimônio e proporciona segurança aos moradores.
