Se você é um administrador, possivelmente, já utiliza algum sistema online de gestão de condomínios. Mas, se você está aqui, é porque pode ter feito a escolha por um software de condomínio que não atenda todas às suas necessidades, ou busca por uma solução inovadora, certo? Então, saiba que isso é mais comum do que você imagina. Na busca por implementar ferramentas inovadoras, para atrair mais público, muitas administradoras se precipitam na escolha do melhor sistema de gestão e ficam em dúvida se é a hora de trocar.
O ideal é que o sistema atenda exatamente todas às suas necessidades atuais e reduza os custos operacionais da administradora. Costumamos dizer que a avaliação de um software rentável, passa por três critérios: praticidade, economia e segurança. Quando um desses 3 pilares está ameaçado, é hora de encontrar um software que seja útil para o nosso cotidiano. Na escolha do software correto e mais direcionado para o seu negócio, você pode reduzir em até 80% os custos com mão de obra no atendimento. A demora na troca, pode prejudicar bastante o andamento da administradora e a produtividade de seus funcionários.
QUAL O MOMENTO DE TROCAR O MEU SOFTWARE DE GESTÃO DE CONDOMÍNIO?
Para sabermos o momento certo de trocar o sistema online de gestão, podemos usar o exemplo do Diego Gonçalves, gerente financeiro de uma administradora média, com cerca de 60 condomínios. Ao trocar seu software de gestão, Diego conseguiu transformar sua administradora, otimizar os trabalhos de seus funcionários e gerar 33% a mais de receita. Sua empresa havia perdido força no mercado e ele estava em busca das soluções inovadoras, tendo em vista que os concorrentes estavam investindo em softwares de gestão.
Com pouco conhecimento em tecnologia de sistemas, Diego escolheu um software de gestão, que foi instalado em seu Desktop; e teve os ganhos esperados: automatização de processos, aumento da produtividade e redução de gastos. Sendo assim, a administradora do Diego reduziu em 70% os processos manuais. Com isso, Diego conseguiu tornar a sua equipe mais estratégica, ao invés de operacional, além de ter conseguido uma promoção e alcançar o cargo de diretor da empresa. Ele tinha certeza que havia contratado a plataforma certa para seu negócio e os números diziam o mesmo!
Segurança dos dados: o maior desafio do Diego!
O sistema que Diego contratou na administradora era robusto e todas as informações eram armazenadas na máquina em que estava instalado. Tudo estava bem com a gestão de Diego. Até que, em um final de semana, Diego precisou manter os computadores da sua empresa ligados, para uma atualização. Neste mesmo final de semana, houve uma forte chuva em sua cidade, e as máquinas da empresa do Diego foram danificadas. Ao chegar na administradora, Diego percebeu a gravidade do que havia ocorrido, suas máquinas não ligavam; e então ele percebeu que, apesar de fazer backup regularmente, havia perdido grande parte dos dados dos condomínios cadastrados no sistema. Foi neste momento, que Diego percebeu o quanto necessitava de mais segurança para armazenamento dos seus dados.
PRATICIDADE E SEGURANÇA, QUE TRAZEM MAIOR PRODUTIVIDADE
Após o incidente prejudicar a produtividade da sua administradora, Diego resolveu pesquisar e conhecer mais sobre sistemas de gestão. Ele realizou a troca para um sistema online de gestão de condomínios, que é, basicamente, a criação e fornecimento do sistema na internet, que nesse caso é a “nuvem”.
Dessa forma, a administradora não precisa ter o software instalado nas máquinas. O acesso é através do site, com um login criado pelo próprio usuário. Sendo assim, os funcionários de Diego poderiam acessar o sistema quando quisessem e de onde estiverem. Uma praticidade que traz maior comodidade e autonomia para resolver eventuais pendências.
Além disso, Diego teve muito mais segurança em seu sistema. O software na nuvem realiza backups automáticos e todas informações são salvas nos servidores do fornecedor. Dessa maneira, em meio à rotina de trabalho, Diego teve uma preocupação a menos, já que os backups, antes feitos manualmente, passaram a ser realizados pelo próprio software. Diego conseguia resolver pendências administrativas, até quando não estava na empresa. Pelo celular, ele tinha informações sobre seus clientes. Com isso, ele deu mais autonomia para seus funcionários, agilidade nas tarefas, conseguiu atender mais condomínios e gerar mais receitas para empresa.
A administradora do Diego conseguiu reduzir em até 65% o tempo de entrega das demandas de seus clientes. Novamente, Diego conseguiu aumentar consideravelmente os números da sua empresa, além de passar maior segurança e transparência para os condomínios.
Agora que você já viu a necessidade de ter um sistema online de gestão de condomínios, veja os softwares online para condomínio que a Group Software disponibiliza.
GROUP SOFTWARE – SISTEMAS ONLINE DE GESTÃO
Com experiência no mercado há mais de 22 anos, a Group software é referência em sistemas para gestão de condomínios. Com produtos líderes de mercado, há mais de 10 anos, como o Condomínio21, a Group, hoje, torna-se autoridade em sistemas online de gestão. Atendendo à mais de 2.000 administradoras, a Group eleva o nível de tecnologia da sua empresa, reduz gastos operacionais e, consequentemente, aumenta a sua receita.
Leia também: Novos Recursos do Condomínio21 e do COM21: confira e otimize ainda mais sua rotina de trabalho
GROUP CONDOMÍNIOS
O Group Condomínios é a solução de gestão de condomínios, totalmente na nuvem. Com certeza, uma das soluções inovadoras usadas por Diego, que o fez tornar diretor da administradora; transformando a forma de trabalhar de seus funcionários. Além do software ser na nuvem e trazer maior segurança, economia e praticidade para sua empresa, ele tem funcionalidades que garantem uma gestão mais eficiente por parte da sua administradora. Com ele você consegue:
VISUALIZAR O FLUXO DE CAIXA E PREVISÕES
Através dessa função, você tem acesso à todas as movimentações financeira da sua administradora. Dessa forma, você pode controlar o que é gasto e o quanto a administração ainda tem. Sendo possível também, fazer previsões orçamentárias e manter todo o controle financeiro da sua administradora.
PRESTAÇÃO DE CONTAS PARA O CONDOMÍNIO, VIA RELATÓRIO
Um dos maiores pilares para uma boa gestão é a administração transparente. Sendo assim, todas as contas prestadas para cada condomínio, boletos gerados, pagos etc, você tem acesso, através de relatórios. Podendo assim, deixar todos os condôminos alinhados sobre a sua administração.
GRÁFICOS PARA MELHOR VISUALIZAÇÃO
Com um sistema mais refinado, o Group Condomínios é visualizado em tela única, se tornando mais intuitivo e prático.
Disponibilizamos, através do sistema, gráficos para auxiliar na sua gestão. Assim, você pode visualizar, de forma rápida, as mudanças ao longo dos meses e ter uma previsão dos próximos. Alguns dos gráficos disponíveis no Group Condomínio:
- Gráfico com previsão de fluxo de caixa considerando saldos das contas, receitas e despesas diariamente.
- Gráfico de inadimplência com faixas de períodos.
- Gráfico comparativo de consumos (ano atual x ano anterior).
- Gráfico previsto x realizado.
BACKUP AUTOMÁTICO
Para garantir a segurança do seu banco de dados e não correr risco que eles se percam, como no caso do Diego, o sistema Group Condomínios conta com um backup automático, em que as informações são salvas em dois servidores (Portugal e Alemanha). Sendo assim, você pode recuperá-los a qualquer momento.
COM21 – ELEVE A COMUNICAÇÃO DA SUA ADMINISTRADORA
Em um condomínio com muitas unidades, é imprescindível uma comunicação clara e direta. Para isso, é necessário usar a tecnologia à seu favor e utilizar de todos os canais disponíveis. Os canais online são essenciais, pois, eles oferecem suporte 24h por dia. Sendo assim, estará presente em todos os canais: site, integrações com Whatsapp e Facebook e criação de uma rede social comum entre os condôminos, que é o Com21.
O Com21 é uma rede comum entre os condôminos, para que a administração seja mais transparente, servindo como um ambiente de atendimento online. Com um sistema moderno, uma interface intuitiva e fácil de navegar, o Com21 permite a criação de um website para o seu empreendimento diretamente com a Group Software, ou até mesmo a integração com o seu site já existente.
Alto nível de tecnologia
Para garantir a sustentabilidade do seu negócio e o melhor atendimento, o Com21 conta com inteligência artificial. Ela eleva a sua administradora de condomínios ao nível mais alto de tecnologia e transformar a sua gestão, entre outros recursos:
Inteligência virtual
Com a inteligência virtual, recurso do Com 21, o seu cliente terá uma experiência única no atendimento. Isso porque, a atendente virtual presente no aplicativo, pode ser personalizada de acordo com a sua empresa e apresentar informações certeiras para aqueles que procuram atendimento online.
Notificações via push no celular
Hoje, utilizamos o celular para qualquer finalidade. À todo o momento estamos conectados, visualizando notificações e funções em nossos smartphones. Para isso, o Com21 conta com notificações via push. Sendo assim, todos os comunicados, avisos e mensagens que forem enviadas para os condôminos, aparecerão no celular dele. Além disso, o aplicativo é nativo para Android e IOS. Dessa forma, a administradora promove o engajamento e a interação de todos.
Ligação inteligente
O Com21 fornece para o seus clientes o recurso da ligação inteligente. Essa ferramenta permite que você digite mensagens de texto e os condôminos recebam em formato de áudio, através de uma ligação. Toda a passagem de texto para áudio, incluindo a ligação, é feita pelo sistema. Você só precisa digitar a mensagem desejada!
Ficou interessado? Não perca o tempo. Se está em dúvida sobre a performance de seu software atual, ou busca uma inovação na sua administradora, peça o contato de nossos consultores e saiba ainda mais sobre o sistema online de gestão de condomínios, que vem transformando administradoras em todo o Brasil.
