O fluxo de contas a pagar e a receber em condomínios requer uma abordagem cuidadosa e sistemática para garantir o cumprimento de todas as obrigações financeiras e a alocação eficiente dos recursos para uma boa gestão financeira.
E, para administradoras que gerenciam múltiplos condomínios, é ainda mais importante ter um fluxo de contas a pagar e a receber organizado e automatizado.
Por isso, neste conteúdo, abordaremos tudo que administradores condominiais precisam saber para lidar de forma eficiente com esse desafio da gestão financeira de condomínios. Você vai encontrar um checklist e dicas úteis para evitar erros comuns. Acompanhe!
Como funcionam as contas a pagar e a receber em condomínios?
Em condomínios, contas a pagar e a receber funcionam como um fluxo financeiro organizado em que todas as despesas, como o pagamento de salários, contratos, contas de consumo, tributos e manutenções, são lançadas, classificadas e programadas para pagamento dentro do prazo, enquanto as receitas (cotas condominiais,multas e taxas extras) são registradas, cobradas e acompanhadas.
Esse controle costuma ser feito em um sistema ou planilha com registro de vencimentos, categoria de despesa/receita, forma de pagamento/recebimento e conciliação bancária.
Isso permite ao síndico acompanhar o saldo, planejar o caixa e prestar contas com transparência aos moradores, evitando juros, multas e desequilíbrios no orçamento.
Nos tópicos seguintes, você vai entender melhor qual a diferença entre contas a receber e contas a pagar.
Contas a pagar
O contas a pagar envolve todos os compromissos financeiros que o condomínio precisa honrar, desde as despesas operacionais do dia a dia até pagamentos mais pontuais.
Quando o condomínio conta com o apoio de uma administradora, é responsabilidade dela gerenciar esses pagamentos.
Alguns dos exemplos mais comuns de contas a pagar são:
- salários de funcionários;
- pagamento de prestadores de serviço (empresas ou profissionais contratados para serviços específicos, como limpeza, segurança, manutenção, etc.);
- contas de consumo das áreas comuns (água, energia, gás, internet);
- tributos e obrigações legais;
- honorários do síndico profissional e da administradora.
Veja também:
Contas a receber
Já o contas a receber nada mais é que a entrada dos recursos financeiros no condomínio, que serão destinados para a quitação das obrigações financeiras organizadas no contas a pagar e para construir o fundo de reserva.
Quando se pensa em contas a receber em condomínio, o primeiro pensamento sempre vai para a cota condominial. Porém, existem outras entradas que precisam ser registradas e acompanhadas da mesma forma:
- receitas por locação de áreas comuns (alguns condomínios alugam até mesmo o topo do prédio para a colocação de antenas);
- multas aplicadas por infrações ao Regimento Interno;
- acordos de inadimplência;
- taxa de mudança;
- taxas extra ou fundos específicos aprovados em assembleia (para obras específicas ou reparos emergenciais, por exemplo).
Por que organizar o contas a pagar e a receber dos condomínios?
Em administradoras que lidam com dezenas — ou até mesmo centenas — de condomínios simultaneamente, manter o controle de entradas e saídas organizado é uma boa prática e é uma necessidade. Afinal, caso haja falhas na organização, as consequências podem ir desde atrasos no envio de boletos até divergências na prestação de contas.
Esse tipo de problema pode gerar desconfiança e insatisfação entre síndicos e condôminos, o que pode levar a quebras de contrato e, até mesmo, problemas judiciais.
Checklist para organizar o contas a pagar em múltiplos condomínios
É importante manter o contas a pagar bem organizado no dia a dia operacional. Veja, a seguir, algumas práticas que ajudam a estruturar o processo e aumentar a eficiência da equipe.
Estabeleça lançamentos recorrentes para despesas fixas
Despesas como salários de funcionários e contas de energia, água, internet e gás se repetem mensalmente. Por isso, é recomendado reunir essas despesas em uma categoria de lançamentos recorrentes, com datas e categorias previamente definidas.
Como resultado, é possível evitar esquecimentos e agilizar o trabalho da equipe, que precisará apenas ajustar o valor mensal antes da aprovação.
Portanto, certifique-se de que seu condomínio já realiza essas práticas:
- reúna todas as despesas fixas na categoria de lançamentos recorrentes;
- ajuste os valores mensais;
- aprove as contas a pagar.
Vincule os documentos no momento do lançamento
O lançamento das contas a pagar deve acontecer sempre associado aos documentos comprobatórios da despesa: boletos, notas fiscais ou comprovantes, por exemplo.
Essa associação reduz os riscos de perda de documentos, além de facilitar a conferência e melhorar a organização para prestação de contas e auditorias.
O ideal é que esse vínculo seja feito no mesmo ato do lançamento, com armazenamento centralizado por unidade ou condomínio.
Portanto:
- reúna todos os documentos que comprovem as despesas;
- faça a vinculação no ato do lançamento;
- centralize o armazenamento.
Apure retenções diretamente no processo
Ao lançar despesas relacionadas a prestadores de serviço, é importante considerar a retenção de tributos obrigatórios, como INSS, ISS e IRRF. Isso deve ser feito já no momento do lançamento da despesa, com os valores calculados corretamente conforme a legislação.
Centralizar essa apuração no processo de lançamento evita erros fiscais e retrabalho durante o fechamento.
Ou seja:
- organize os documentos para garantir a rastreabilidade;
- leve em conta a retenção dos tributos obrigatórios na hora de lançar a despesa;
- calcule o valor da forma correta;
- centralize essa apuração no ato do lançamento para evitar erros e retrabalho.
- faça auditoria para garantir a transparência.
Centralize o recebimento de documentos
Contas e notas fiscais chegam por diferentes canais: e-mail, WhatsApp, malote e até impressas. Se essa chegada não é organizada, há risco de atraso ou duplicidade de pagamento.
Por isso, é fundamental centralizar o recebimento de documentos em um único ponto de entrada, com processo definido para triagem e lançamento.
Com isso, a equipe aumenta o controle sobre as contas pagas e as pendentes e reduz o retrabalho.
Assim, é preciso:
- organizar todas as contas e notas fiscais;
- centralizar todas em um único lugar, já que um único ponto de entrada evita a duplicidade de pagamentos.
Organize a equipe por carteiras de gestão
Em administradoras com grande volume de condomínios, é comum dividir a operação por carteiras, ou seja, cada colaborador fica responsável por um grupo de condomínios.
Assim, todas as unidades recebem atenção adequada, sem sobreposição de tarefas. Além disso, cria-se também um senso de responsabilidade claro dentro da equipe. Afinal, como diz o ditado, “cachorro com dois donos morre de fome”.
Use o seguinte checklist:
- organize a operação por carteiras, de modo que cada um da equipe se responsabilize por um grupo de condomínios;
- divida as responsabilidades;
- garanta que cada condomínio e unidade recebam a devida atenção;
- assegure-se de que há continuidade operacional.
Utilize ferramentas para automatizar e padronizar processos
Embora as boas práticas sejam essenciais, contar com sistemas que automatizam lançamentos, integram documentos e organizam tarefas por carteira pode levar sua operação a outro nível de produtividade e segurança.
Recursos como busca de notas fiscais diretamente na base da Receita Federal, pré-lançamento de despesas e validação centralizada de dados são grandes aliados nesse processo.
O checklist é o seguinte:
- adote um sistema que possibilite automação, integração e organização de tarefas por carteira;
- garanta que todos os recursos desse sistema estejam sendo usados corretamente para melhorar a padronização, reduzir o retrabalho e promover rastreabilidade.
Checklist para otimizar o controle de contas a receber
Embora pareça simples, o controle de contas a receber também precisa ser estruturado com clareza e regularidade em cada passo do caminho.
É preciso adotar uma rotina padronizada para garantir que todos os condôminos recebam boletos no prazo, sejam cobrados corretamente em caso de inadimplência e tenham seus atendimentos registrados de forma organizada.
Um contas a receber estruturado ajuda a reduzir atrasos no pagamento e, além disso, melhora a previsibilidade do fluxo de caixa, assim como oferece mais transparência na prestação de contas.
Esta seção funciona como um checklist prático de contas a receber, com foco em previsibilidade de caixa e redução da inadimplência:
Defina carteiras de atendimento para a equipe
Assim como no contas a pagar, o ideal é que a equipe de contas a receber seja organizada por carteiras de condomínios.
Cada colaborador fica responsável por um conjunto definido de unidades, o que melhora o acompanhamento dos recebimentos, facilita a identificação de inadimplências e evita duplicidade de tratativas com moradores.
Esse modelo também favorece a construção de relacionamento e o conhecimento do histórico financeiro de cada condomínio, tornando as tratativas mais assertivas.
Para lembrar:
- organize o atendimento, de modo que cada membro da equipe se responsabilize por um grupo de condôminos ou unidades;
- acompanhe todos os recebimentos;
- identifique possíveis inadimplências;
- entenda o histórico financeiro de cada unidade.
Estabeleça uma rotina clara para geração e envio de boletos
Uma boa prática é definir datas fixas para a geração dos boletos, com antecedência suficiente para que os condôminos possam se organizar para o pagamento.
Assim, a administradora evita alegações de não recebimento, oferece mais previsibilidade ao morador e, consequentemente, reduz a inadimplência causada por esquecimento ou atraso no envio.
O ideal é que o envio aconteça por múltiplos canais (e-mail, aplicativo do condomínio, WhatsApp), sempre com rastreabilidade e histórico de visualização.
Anote aí:
- estabeleça as datas para que os boletos sejam gerados e enviados;
- envie com antecedência;
- faça uso de vários canais para que não haja risco de os condôminos não receberem a cobrança.
Estruture uma régua de cobrança
A régua de cobrança é uma ferramenta essencial para padronizar as comunicações com inadimplentes e evitar abordagens improvisadas, que geram retrabalho e desgaste no relacionamento com os condôminos.
Idealmente, essa régua deve incluir:
- notificação no dia da publicação do boleto;
- lembrete dias antes do vencimento;
- aviso no dia do vencimento;
- cobrança amigável após determinada quantidade de dias de atraso;
- acordo ou protesto após determinado prazo.
Com uma régua bem definida, a equipe atua com previsibilidade e os condôminos sabem o que esperar em caso de atraso, o que também melhora a percepção de profissionalismo da administradora.
Ou seja:
- defina uma régua de cobrança clara;
- padronize a comunicação com os condôminos;
- torne a cobrança previsível.
Registre todos os contatos em um CRM de cobrança
Ter um histórico completo de todas as tratativas com condôminos inadimplentes é essencial para evitar retrabalho, garantir continuidade nos atendimentos e proteger juridicamente a administradora.
Por isso, é recomendável o uso de um sistema de cobrança, onde podem ser registrados:
- data e horário dos contatos;
- canais utilizados (ligação, WhatsApp, e-mail, presencial);
- colaborador responsável;
- motivo do atraso informado;
- resultado da conversa;
- agendamentos futuros;
- acordos e parcelamentos, caso a opção seja oferecida.
Essa prática também facilita a redistribuição de tarefas em caso de ausência de um colaborador e garante que nenhuma tratativa se perca ao longo do tempo.
Portanto:
- utilize um bom sistema de CRM de cobrança;
- garanta a proteção jurídica do condomínio;
- assegure-se de que haja continuidade no atendimento;
- organize todo o histórico de contatos.
Como a tecnologia da Group pode facilitar todos esses processos
Lidando com múltiplos condomínios, organizar manualmente os fluxos de contas a pagar e a receber consome tempo e recursos da equipe, além de aumentar o risco de erros.
Em muitos casos, na realidade, é inviável.
Por isso, contar com sistemas que automatizam tarefas, centralizam informações e permitem uma gestão integrada é uma necessidade para escalar a operação sem perder o controle.
A Group oferece soluções específicas para a realidade condominial, integrando o financeiro com comunicação, cobrança e prestação de contas, tudo em um ecossistema conectado.
Group Condomínios: controle completo e integrado
O Group Condomínios permite estruturar o contas a pagar e a receber de forma automatizada, com recursos que ajudam a padronizar processos e reduzir tarefas manuais.
Confira alguns dos benefícios da solução.
- lançamentos recorrentes de despesas, com previsibilidade e organização por centro de custo;
- vinculação de documentos fiscais no momento do lançamento, mantendo tudo centralizado;
- apuração de retenções tributárias diretamente na tela de lançamento;
- organização por carteira de condomínios, com acesso individualizado por responsável;
- conciliação bancária e geração de boletos em lote, otimizando a rotina financeira da equipe;
- pré-lançamentos automáticos com IA, com validação simples pelo responsável do contas a pagar.
Group COM: automação na régua de cobrança e envio de boletos
Complementando o controle financeiro, o Group COM automatiza a comunicação com os condôminos, especialmente nas ações de cobrança.
O aplicativo de comunicação da Group oferece facilidades como:
- envio de notificações sobre o boleto no dia da publicação, antes do vencimento e após o vencimento;
- disparo de mensagens por múltiplos canais, como SMS, e-mail, WhatsApp e notificação push no aplicativo;
- régua de cobrança personalizável, com possibilidade de replicar modelos em diferentes condomínios;
- geração automática de segunda via de boletos, reduzindo solicitações manuais;
- transparência e autonomia para síndicos, com acesso a relatórios de inadimplência.
Com essa integração entre gestão financeira e comunicação com os condôminos, a administradora elimina planilhas paralelas e consegue reduzir o retrabalho e a inadimplência, além de manter a operação mais previsível e rastreável.
Dicas para evitar erros e manter a previsibilidade financeira nas contas a pagar e a receber
Organizar os fluxos de contas a pagar e a receber é só parte do trabalho.
Para garantir que a operação financeira da administradora funcione com consistência ao longo do tempo, é essencial adotar rotinas que tragam estabilidade, agilidade e visão clara do caixa.
Afinal, a previsibilidade financeira vem justamente da combinação entre processos bem definidos e disciplina na execução diária.
Desse modo, veja, a seguir, algumas dicas que ajudam a manter esse controle e evitar erros operacionais:
- padronize processos entre os condomínios da sua carteira para reduzir falhas e facilitar o treinamento da equipe;
- estabeleça prazos internos para lançamentos, conferências e pagamentos, evitando correria de última hora;
- mantenha a categorização correta das despesas, separando custos fixos, variáveis e extraordinários para facilitar análises futuras;
- centralize os canais de recebimento de documentos e defina um responsável claro por cada etapa desse processo;
- use relatórios periódicos para revisar inadimplência, previsto vs. realizado e fluxo de caixa, sempre com base em dados atualizados;
- oriente sua equipe a registrar tudo, desde contatos com condôminos inadimplentes até justificativas para ajustes em lançamentos;
- reforce a comunicação com síndicos e condôminos, garantindo que todos saibam onde consultar boletos, relatórios, extratos e demonstrativos;
- evite dependência de controles paralelos em planilhas, priorizando o uso de sistemas confiáveis com histórico, rastreabilidade e segurança da informação.
Transforme a gestão do contas a pagar e a receber em condomínios com a Group
Controlar o contas a pagar e a receber em condomínios permite à administradora melhorar a organização de processos, ganhar disciplina operacional e promover um uso inteligente da tecnologia já disponível para o setor.
Na prática, manter os controles de forma manual ou descentralizada limita a escala da administradora. Daí a importância de contar com soluções como o Group Condomínios e o Group COM, que ajudam a centralizar informações, padronizar fluxos e dar mais segurança à gestão financeira.
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Perguntas frequentes sobre contas a pagar e a receber em condomínios
Ainda com dúvidas sobre esse assunto tão importante? Então veja se elas estão respondidas abaixo.
Rotinas de contas a pagar em condomínios envolvem receber contas, conferir valores e documentos, aprovar pelo síndico, programar pagamentos dentro do prazo, registrar comprovantes e conciliar com extratos bancários.
O síndico é o responsável legal principal pelas contas a pagar e a receber no condomínio, de acordo com o Código Civil brasileiro.
Falta de previsão orçamentária adequada, controle insuficiente de inadimplentes, atrasos em pagamentos, ausência de conciliação bancária e documentação fiscal incompleta, contratação de fornecedores sem análise de custos e falta de transparência nas prestações de contas.
