A reunião de condomínio é um instrumento usado para debate e tomada de decisões a respeito da gestão condominial. Esse é um momento fundamental para tomar decisões coletivas, cumprir exigências legais e promover a transparência entre administradora, síndico e moradores.
Nesse cenário, a boa notícia é que é possível lançar mão de iniciativas práticas para tornar esses debates muito mais leves e eficientes. Planejamento de pauta, uso de tecnologia, mediadores, controle de tempo e definição de ações são recursos úteis para tornar as reuniões ainda mais produtivas.
Confira as dicas a seguir e aprenda a planejar, convocar a conduzir reuniões de condomínio da forma correta.
O que é uma reunião de condomínio?
A reunião de condomínio é uma reunião convocada de tempos em tempos para discutir, votar e decidir questões importantes a respeito da gestão condominial.
Trata-se de um espaço para tomar decisões coletivas, o que é fundamental para manter a harmonia entre os condôminos e melhorar a rotina no condomínio.
De acordo com o Código Civil, existem duas modalidades de reuniões possíveis: a assembleia ordinária e a assembleia extraordinária.
- Assembleia Geral Ordinária (AGO): é obrigatória por lei e deve ocorrer ao menos uma vez por ano no condomínio, conforme previsto no artigo 1.350 do Código Civil. Ela serve para tratar de assuntos rotineiros, como prestação de contas, aprovação do orçamento e eleição do síndico.
- Assembleia Geral Extraordinária (AGE): é facultativa e pode ser convocada a qualquer momento conforme a necessidade, como prega o artigo 1.355 do Código Civil. Nesse tipo de reunião, é comum discutir temas urgentes ou não rotineiros, como obras emergenciais e alterações da convenção, sem periodicidade fixa.
Como funciona uma reunião de condomínio?
O primeiro passo para a organização de uma reunião de condomínio é a convocação dos condôminos, que precisam ser comunicados com antecedência. É necessário informar a data, a hora e o quórum necessário para a realização da assembleia.
Em seguida, é necessário fazer o envio da pauta, para que todos saibam previamente os assuntos que serão discutidos na reunião e possam se preparar melhor para debater.
No dia e no horário previstos para a reunião, o síndico deve conduzir e direcionar a discussão, levantando os pontos que precisam ser votados. As votações são feitas, e cada condômino registra seu voto para determinada decisão condominial. Vale lembrar que essas deliberações têm validade legal.
Após o fim da reunião, deve-se fazer o registro da ata da assembleia, elencando tudo o que foi discutido e decidido. Finalmente, é papel do síndico aplicar as decisões tomadas e garantir que as medidas acordadas sejam cumpridas.
Como convocar uma reunião de condomínio de forma correta?
A convocação de assembleias ordinárias é obrigatória por lei. Diz o Art. 1.350 do Código Civil:
“Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
§ 1 Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
§ 2 Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.”
A Assembleia Geral Ordinária deve ser convocada com antecedência mínima. O prazo legal geralmente é de 8 dias, salvo disposição diferente na convenção do condomínio.
Ainda de acordo com o Código Civil:
Art. 1.354-A. A convocação, a realização e a deliberação de quaisquer modalidades de assembleia poderão dar-se de forma eletrônica, desde que:
I - tal possibilidade não seja vedada na convenção de condomínio;
II - sejam preservados aos condôminos os direitos de voz, de debate e de voto.
§ 1º Do instrumento de convocação deverá constar que a assembleia será realizada por meio eletrônico, bem como as instruções sobre acesso, manifestação e forma de coleta de votos dos condôminos.
A convocação precisa incluir, de forma clara, o local, data, horário da reunião e a ordem do dia (pauta) com os assuntos que a assembleia deliberará. Vale lembrar que a assembleia só deve discutir temas previstos na pauta.
Como vimos acima, em caso de ausência do síndico, os condôminos podem convocar a reunião de condomínio.
Dicas para uma reunião de condomínio mais eficiente
Uma reunião de condomínio realmente produtiva conta com os seguintes pontos:
- planejamento prévio;
- tecnologia;
- mesa de mediadores;
- controle de tempo;
- continuidade das questões discutidas.
A seguir, vamos apresentar cada um desses aspectos em detalhes.
Planejamento para reunião de condomínio
Se a ideia é otimizar o tempo e evitar “desvios de rota” improdutivos durante a assembleia, é imprescindível elaborar uma pauta.
Registre, em ordem de prioridade, todos os tópicos que serão tratados na ocasião. A definição prévia dos assuntos mais urgentes permite guiar o encontro de forma prática e objetiva, sem grandes delongas.
Vale destacar que é importante que os condôminos tenham acesso à pauta da assembleia para chegarem preparados para a discussão. Além dos temas de debate, divulgue também possíveis materiais relacionados (tais como uma relação de serviços que o condomínio/síndico contratará, orçamentos, dentre outros).
Ao disponibilizar essas informações, o gestor não apenas garante que todos fiquem a par do tema do encontro, como também transmite a sensação de organização e cuidado.
Convocação da reunião
A falta de quórum mínimo nas assembleias é outro desafio frequente da gestão. Em muitas das vezes, a falta de interesse dos condôminos não é a única razão para o problema: falhas na interação e no envio de comunicados costumam colaborar para uma sala de reuniões vazia.
Nesse ponto, a tecnologia entra em cena como uma verdadeira aliada do gestor. Agilizando a divulgação, poupando recursos e aumentando as chances de entrega da mensagem, muitos sistemas de gestão condominial contam com recursos eficientes para melhorar a comunicação e automatizar o disparo de comunicados.
Além do e-mail e do clássico painel de avisos, é possível contar com o apoio de ferramentas inovadoras para convocar as assembleias e incrementar a interação entre síndico e moradores, como é o caso dos aplicativos para condomínios.
Lembre-se, ainda, de divulgar a reunião (assim como a pauta) com ao menos uma semana de antecedência. Cientes dos temas de debate e dos principais detalhes, os condôminos tendem a manifestar mais interesse em participar.
Condução da assembleia
Mesmo com todo o planejamento e uma definição adequada dos tópicos de discussão, é possível que os presentes se deixem levar pelo debate e levantem temas paralelos (como demandas pessoais) na assembleia. Interrupções contínuas na fala dos colegas também são comuns.
Visto que esse tipo de interferência quebra o ritmo do evento, tornando a reunião longa e cansativa, é importante definir uma mesa mediadora para conduzir o debate, mantendo-o fluido e objetivo.
A mesa mediadora nada mais é do que um grupo de pessoas escolhidas para guiar a assembleia. Em geral, compõe-se de um presidente e um secretário..." (O verbo "compõe" está na voz ativa, e o "se" é índice de indeterminação do sujeito ou pronome apassivador, dependendo da interpretação, mas a estrutura se assemelha mais ao seu pedido).
Vale lembrar que nem sempre o síndico é quem atua como presidente – isso dependerá da convenção de cada condomínio.
Com a orientação dos mediadores, torna-se mais fácil manter o debate organizado, além de controlar possíveis conflitos e cronometrar o tempo.
Para evitar que a assembleia se prolongue mais que o esperado, é fundamental controlar o tempo de fala de cada participante. A ação também colabora para evitar que temas avulsos tirem o foco principal da reunião, já que um tempo delimitado de fala reforça um debate mais objetivo e direto.
Os participantes podem acordar coletivamente a duração aproximada do evento, assim como o tempo de fala de cada participante, antes do início da assembleia. Dessa forma, o presidente da mesa estará apto a intervir e fazer um alerta caso alguém esteja se alongando demais em sua consideração.
É papel da mesa mediadora, ainda, manter a assembleia “nos trilhos”. Se o debate dos presentes se desviar muito da pauta, é importante trazer as questões centrais à tona e retomar a pauta combinada.
Atividades pós-reunião
Não, o trabalho não termina com a conclusão da assembleia! Embora pareça óbvio, é realmente essencial que a administradora trabalhe e reflita as resoluções e demandas discutidas no dia a dia do condomínio.
No momento pós-reunião, o gestor também deve formalizar todos os pontos discutidos (juntamente com as decisões e encaminhamentos) na ata condominial ou em outro documento oficial. Esse registro, vale lembrar, deve ser divulgado para toda a comunidade envolvida.
O que diz a legislação sobre reuniões de condomínio?
Como visto anteriormente, o trecho do Código Civil que trata das reuniões de condomínio é o artigo 1350, que estabelece que a assembleia geral ordinária deve acontecer uma vez por ano, determina que o síndico convoque a reunião, indicando data, local e pauta e que, caso ele se omita, um quarto dos condôminos pode convocar.
Os artigos 1.351, 1.352 e 1.353 estabelecem diferentes quóruns para aprovações, como maioria simples para decisões comuns, dois terços para alteração de convenção e três quartos para obras voluptuárias.
De acordo com o Código Civil, somente proprietários adimplentes e presentes podem votar, exceto nas situações de procuração, conforme determina a convenção e legislação.
As reuniões devem ocorrer conforme regulamentação da convenção, respeitando os procedimentos de convocação, quórum e registro em ata. E, se o síndico ou os condôminos não convocarem a assembleia anual, o juiz pode fazê-lo mediante pedido.
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A tecnologia como aliada nas reuniões de condomínio
Como vimos até aqui, a organização de reuniões de condomínio é um processo detalhado, que pode ser bastante desafiador. Mas, com a ajuda da tecnologia, tudo pode ficar bem mais simples!
Hoje, existem ferramentas práticas e acessíveis, que permitem realizar a assembleia virtual, coletar assinaturas digitais, aplicativo condominial e softwares de gestão online.
Veja algumas delas:
- Group Condomínios: um sistema de gestão condominial completo e eficiente, com funcionalidades como dashboard estratégico, pasta de prestação de contas digital e automação de processos bancários. Conta com vários recursos de IA.
- Group Sign: uma solução para assinatura digital com validade jurídica plena.
- Group COM: um super aplicativo para condôminos, com soluções de atendimento 24h, integração com diversas plataformas de comunicação (WhatsApp, SMS, e-mail) e funcionalidades de gestão, como envio de boletos, enquetes, assembleias virtuais, etc.
Tais recursos facilitam a convocação, o registro e a participação, e tornam as reuniões mais eficientes e produtivas.
Reunião de condomínio bem-organizada evita conflitos e agiliza decisões
Com organização, planejamento e principalmente boa comunicação entre gestores e condôminos, reuniões produtivas e eficientes são uma realidade muito mais próxima do que você pode imaginar!
Organizar e conduzir uma reunião de condomínio da maneira correta pode não ser fácil, mas é necessário para melhorar a gestão condominial e facilitar a vida das administradoras. E, felizmente, existem recursos tecnológicos para auxiliar nesse processo.
O uso da tecnologia para automatizar convocação, votações e registro de atas é uma das inovações trazidas por aplicativos de gestão condominial como o Group COM.
Veja como o Group COM pode apoiar administradoras na organização da reunião de condomínio!
Perguntas frequentes sobre reunião de condomínio
Após concluir a leitura você ainda tem alguma dúvida? Confira abaixo se ela já está respondida.
O síndico pode convocar a reunião de condomínio, conforme obrigação legal do artigo 1.348 do Código Civil; e, caso o síndico se omita, um quarto dos condôminos também pode convocá-la, conforme artigo 1.350, §1º.
No caso de inércia do síndico, um quarto dos condôminos pode convocar a reunião de condomínio. Em situações excepcionais, se a assembleia não se reunir, qualquer condômino pode requerer a convocação judicial.
Sim, somente proprietários de imóveis em dia com a taxa condominial e presentes na reunião de condomínio podem votar nas decisões.
