Nesse cenário, a boa notícia é que é possível lançar mão de iniciativas práticas para tornar esses debates muito mais eficientes. Confira as dicas a seguir e contorne de vez o problema!
Como tornar a reunião de condomínio mais eficiente?
1- Aposte no planejamento: elaborando a pauta para a reunião
Se a ideia é otimizar o tempo e evitar “desvios de rota” improdutivos durante a assembleia, é imprescindível elaborar uma pauta. Registre, em ordem de prioridade, todos os tópicos que serão tratados na ocasião. A definição prévia dos assuntos mais urgentes permite guiar o encontro de forma prática e objetiva, sem grandes delongas.
Vale destacar que é importante que os condôminos tenham acesso à pauta para chegarem preparados para a discussão. Além dos temas de debate, divulgue também possíveis materiais relacionados (tais como uma relação de serviços a serem contratados, orçamentos, dentre outros).
Ao disponibilizar essas informações, o gestor não apenas garante que todos fiquem a par do tema do encontro, como também transmite a sensação de organização e cuidado.
2- Utilize a tecnologia como aliada: convocando a reunião de condomínio
A falta de quórum mínimo nas assembleias é outro desafio frequente da gestão. Em muitas das vezes, a falta de interesse dos condôminos não é a única razão para o problema: falhas na interação e no envio de comunicados costumam colaborar para uma sala de reuniões vazia.
Nesse ponto, a tecnologia entra em cena como uma verdadeira aliada do gestor. Agilizando a divulgação, poupando recursos e aumentando as chances de entrega da mensagem, muitos sistemas de gestão condominial contam com recursos eficientes para melhorar a comunicação e automatizar o disparo de comunicados.
Além do e-mail e do clássico painel de avisos, é possível contar com o apoio de ferramentas inovadoras para convocar as assembleias e incrementar a interação entre síndico e moradores.
Lembre-se, ainda, de divulgar a reunião (assim como a pauta) com ao menos uma semana de antecedência. Cientes dos temas de debate e dos principais detalhes, os condôminos tendem a manifestar mais interesse em participar.
3- Defina uma mesa de mediadores: conduzindo a assembleia
Mesmo com todo o planejamento e uma definição adequada dos tópicos de discussão, é possível que os presentes se deixem levar pelo debate e levantem temas paralelos (como demandas pessoais) na assembleia. Interrupções contínuas na fala dos colegas também são comuns.
Visto que esse tipo de interferência quebra o ritmo do evento, tornando a reunião longa e cansativa, é importante definir uma mesa mediadora para conduzir o debate, mantendo-o fluido e objetivo.
A mesa mediadora nada mais é do que um grupo de pessoas escolhidas para guiar a assembleia. Em geral, é composta por um presidente e um secretário (responsável por tomar notas para a ata e auxiliar a condução quando preciso). Vale lembrar que nem sempre o síndico é quem atua como presidente – isso dependerá da convenção de cada condomínio/administradora.
Com a orientação dos mediadores, torna-se mais fácil manter o debate organizado, além de controlar possíveis conflitos e cronometrar o tempo, como veremos a seguir.
4- Tenha um sistema de controle de tempo: mantendo o foco na pauta
Para evitar que a assembleia se prolongue mais que o esperado, é fundamental controlar o tempo de fala de cada participante. A ação também colabora para evitar que temas avulsos tirem o foco principal da reunião, já que um tempo delimitado de fala reforça um debate mais objetivo e direto.
A duração aproximada do evento, assim como o tempo de fala de cada participante, pode ser acordada coletivamente antes do início da assembleia. Dessa forma, o presidente da mesa estará apto a intervir e fazer um alerta caso alguém esteja se alongando demais em sua consideração.
É papel da mesa mediadora, ainda, manter a assembleia “nos trilhos”. Se o debate dos presentes se desviar muito da pauta, é importante trazer as questões centrais à tona e retomar a pauta combinada.
5- Dê continuidade às questões discutidas: definindo a “pós-reunião”
Não, o trabalho não termina com a conclusão da assembleia! Embora pareça óbvio, é realmente essencial que as resoluções e demandas discutidas sejam trabalhadas e refletidas no dia a dia do condomínio.
No momento pós-reunião, o gestor também deve formalizar todos os pontos discutidos (juntamente com as decisões e encaminhamentos) na ata condominial ou em outro documento oficial. Esse registro, vale lembrar, deve ser divulgado para toda a comunidade envolvida.
E então, o que achou das nossas dicas? Com organização, planejamento e principalmente boa comunicação entre gestores e condôminos, reuniões produtivas e eficientes são uma realidade muito mais próxima do que você pode imaginar!
