O que é um software de DP?
Software de DP é uma ferramenta de gestão ajuda as empresas a gerenciar informações relacionadas aos colaboradores, como cadastros, folha de pagamento, controle de férias e afastamentos, controle de horas trabalhadas, gestão de benefÃcios, entre outros.
Esses softwares são desenvolvidos para automatizar e facilitar processos burocráticos relacionados a gestão dos colaboradores, permitindo que as empresas gerenciem com mais eficiência seus recursos humanos.
Tipos de Software de Departamento Pessoal
Existem diversos tipos de software de departamento pessoal disponÃveis no mercado, que variam de acordo com o tamanho e as necessidades da empresa.
Podemos dividi-los conforme os tipos de acesso:
- Software local: é instalado diretamente nos computadores da empresa e é executado localmente.
- Software baseado na nuvem: é hospedado em um servidor remoto e acessado pela internet. Esse tipo de software geralmente requer uma taxa mensal ou anual, mas elimina a necessidade de manutenção de hardware e software, além de permitir que os usuários acessem as informações de qualquer lugar.
Atualmente o Group Folha, solução para folha de pagamento da Group software, está disponÃvel nessas duas versões.
Além da forma de acesso, podemos classificá-los conforme sua funcionalidade:
Admissão Digital: ferramenta que permite que as empresas realizem o processo de admissão de novos colaboradores de forma totalmente digital, eliminando a necessidade de documentos fÃsicos e reduzindo o tempo e o custo do processo.
Através do RH APP é possÃvel realizar o processo de admissão de forma digital, em que o colaborador irá inserir todas as informações pessoais e documentos, ficando por conta do profissional do RH ou DP a conferencia e validação das informações prestadas. Após validação, as informações poderão ser importadas para o sistema de folha de pagamento, otimizando e reduzindo o tempo do processo de admissão.
Leia também: Admissão digital: vantagens desse processo
Gestão de Colaboradores: ferramenta que permite à s empresas gerenciar as informações relacionadas aos seus colaboradores de forma eficiente e integrada, com recursos para controle de férias, gerenciamento de salários e benefÃcios, disponibilização de demonstrativos de pagamento etc.
O RH APP é um aplicativo que promove a interação. Através dele, o colaborador tem na palma da mão o acesso as suas informações profissionais, comunicados internos, enquetes, aniversariantes do mês, programação de férias, demonstrativos de pagamento, entre outras funcionalidades.
Controle de ponto digital: ferramenta que permite à s empresas registrar e monitorar a presença de seus funcionários em tempo real, substituindo o tradicional livro de ponto ou os cartões de ponto fÃsicos. Os funcionários podem registrar sua entrada e saÃda do trabalho por meio de dispositivos eletrônicos, como computadores, tablets ou smartphones. Isso pode ser feito por meio de senhas, biometria, reconhecimento facial ou outras tecnologias de autenticação.
Com o Group Ponto Tangerino os colaboradores têm 3 formas de realizar o registro de ponto. O software possibilita a emissão de mais de 20 relatórios que podem auxiliar nas decisões estratégicas da empresa e pode integrar as informações de hora extra, falta, adicional noturna, entre outras alterações diretamente na folha de pagamento, através da integração de informações.
Folha de pagamento: ferramenta que permite à s empresas gerenciar e processar os pagamentos dos salários, férias, rescisão e benefÃcios dos seus funcionários de forma automatizada além de realizar as entregas das obrigações legais etc.
O Group Folha auxiliar na otimização da rotina de envio de eventos do eSocial, com transmissão automatizada dos eventos e legenda para acompanhamentos dos retornos.
Sinais de que sua empresa precisa adquirir ou trocar o software de DP
É muito importante acompanhar os processos e rotinas do departamento pessoal se atentando a possÃveis retrabalhos, erros e atrasos que podem estar relacionados a uma necessidade de adquirir ou trocar o software atual, entre os principais pontos estão:
- A equipe do departamento pessoal está gastando muito tempo em tarefas manuais e controles paralelos;
- Erros frequentes na folha de pagamento ou nos registros dos funcionários;
- A empresa está crescendo rapidamente, com um aumento das contratações, demandando um processo mais automatizado;
- Dificuldades em gerenciar os benefÃcios e outras tarefas relacionadas a gestão dos colaboradores;
- A empresa está tendo problemas com processos trabalhistas ou precisa monitorar regularmente as alterações nas leis e regulamentos trabalhistas locais;
- A empresa deseja melhorar a comunicação com os funcionários e fornecer a eles acesso a informações de folha de pagamento e benefÃcios.
O que avaliar na escolha de um software de folha de pagamento
A escolha de um software adequado para o departamento pessoal é uma decisão importante que pode otimizar o processamento da folha de pagamento, bem como a gestão de benefÃcios, controle de ponto e banco de horas e outras tarefas relacionadas aos colaboradores.
Vamos relacionar alguns pontos importantes de serem avaliados durante a escolha de um software de folha de pagamento:
- Identificação das necessidades: antes de iniciar a busca por um software, você deve listas os recursos que são essenciais nos processos da sua empresa;
- Realize uma pesquisa de mercado: pesquise os softwares disponÃveis no mercado, leia avaliações e compare recursos e preços, busque indicações de colegas de área que já utilizam o software avaliado;
- Usabilidade: certifique-se de que o software seja fácil de usar e tenha uma interface intuitiva, facilitando assim a adesão a nova ferramenta por parte da equipe operacional;
- Formas de integração: avalie se o software é compatÃvel com os sistemas que você já tem em sua empresa, como soluções contábeis, controle de ponto, admissão digital etc;
- Formas de suporte ao cliente: verifique se o software oferece um bom suporte ao cliente, dedicado a auxiliar durante os processos dentro do software, da implantação aos fechamentos.
- Cumprimento da LGPD e segurança das informações: verifique se o software atende aos padrões de segurança necessários para proteger as informações confidenciais dos seus funcionários e execução de backups rotineiros.
Quais os benefÃcios de se ter um software de folha de pagamento
Um software de departamento pessoal pode oferecer diversos benefÃcios para empresas de todos os portes aumentando a eficiência, reduzindo custos e dando mais segurança aos processos, permitindo que a equipe do departamento pessoal se concentre em tarefas mais estratégicas.
- Automatização dos processos: o software pode automatizar processos que são repetitivos e realizados de forma manual;
- Maior eficiência: com a automatização de processos, o software pode ajudar a reduzir erros e aprimorar a precisão dos cálculos de pagamento;
- Redução de custos: a redução do tempo gasto na elaboração das folhas e a redução de erros durante os cálculos podem ajudar a reduzir os custos relacionados ao processamento de folha de pagamento, como custos com pagamentos indevidos, multa e juros por atrasos etc;
- Centralização das informações: o software pode permitir que a equipe do departamento pessoal acesse todas as informações de seus colaboradores em um único local, garantindo que as informações se mantenham atualizadas;
- Geração de relatórios: o software pode gerar relatórios importantes, permitindo que a equipe do departamento pessoal monitore as informações permitindo assim a tomada de decisões de forma estratégica embasadas em dados atuais;
- Melhora na comunicação: alguns softwares permitem que os colaboradores acessem informações sobre seus pagamentos e benefÃcios, férias diretamente por meio de um portal do funcionário, como o RH APP onde o colaborador tem tudo na palma da mão;
- Conformidade com a legislação: o software pode ajudar a garantir que as informações de folha de pagamento estejam em conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas locais.
Agora que você viu a importância de ter um software de DP que atenda suas necessidades, conheça o Group Folha: solução completa com envio de SST com eSocial. Torne seu Departamento Pessoal mais seguro, simples e ágil!
_____________________
Gostou do artigo? Agora te convido a ler sobre software para RH.