Como administrar condomínios: 8 dicas essenciais

Administrar condomínios é uma tarefa um tanto quanto complicada. Esta por sua vez, para ser realizada com eficiência exige entendimento de algumas áreas estratégicas. Os principais temas que exigem expertise dos gestores de condomínios são contabilidade, administração, atendimento ao cliente, mediação de conflitos, controle operacional, âmbito jurídico, entre outras.

Pensando nisso, separamos aqui, 8 dicas de como administrar condomínios. Vale destacar que se atentar e adotar as dicas aqui apresentadas, será benéfico para desde um pequeno condomínio de autogestão até para uma administradora com vários cliente de grande porte.

Gestão de condomínios

A administração de condomínios, não é nada mais, nada menos que tomar conta de todo o ambiente condominial. É simples de entender, porém difícil de executar.

Sendo assim, esta é uma tarefa que pode e deve ser abordada de diversas formas por várias frentes. Isso porque existem vários aspectos com que um gestor deve se preocupar. Desde a mediação de conflitos e definição de horários para certas atividades no condomínio, até prestação de contas e processos legais.

Administradora de condomínios

Optar por contratar uma administradora de condomínios é uma ótima opção para aqueles condomínios em que uma metodologia de autogestão não é o suficiente. Sua função é de auxílio ao síndico, funcionando com um braço direito do mesmo.

A administradora vai ajudar, principalmente, em questões burocráticas e tecnológicas. Isso porque muitas delas contam com um software para gestão de condomínios capaz de facilitar e até mesmo automatizar vários processos de gestão.

Como administrar condomínios

Como apontamos anteriormente, a gestão do condomínio pode ser feita de formas diferentes. Sendo elas, autogestão ou por meio de um serviço de administradora.

No primeiro caso, será escolhido um síndico de condomínio. Este, por sua vez, será responsável pela administração condominial por completo. Contudo, o síndico pode contar com alguns auxiliares no cumprimento de suas obrigações, como um assessor jurídico, por exemplo.

Pensando nisso, qualquer problema que pode vir a ocorrer no ambiente condominial, será de responsabilidade do síndico. Podendo responder, até mesmo, judicialmente. Por isso, esta é uma função bem delicada que requer total atenção.

Independente da forma em que a gestão ocorre em seu condomínio, sempre haverá um síndico. Em casos que uma administradora foi contratada, ela trabalhará aliada ao síndico. A questão é entender bem quais são as responsabilidades de cada um.

Pensando nisso, seguem abaixo algumas dicas tanto para condomínios de autogestão quanto para administradoras de condomínios.

1- Organização do financeiro em condomínios

Antes de mais nada, um dos principais pontos de uma boa administração de condomínios, é um bom controle financeiro. Para isso, pode-se entender que o financeiro do condomínio, é como o de uma empresa comum. 

Ou seja, é preciso saber como classificar cada tipo de despesa e desenvolver um planejamento anual. Este planejamento e/ou previsão orçamentária, por sua vez deve ser embasado nos anos anteriores, levando em consideração os reajustes.

Para lhe ajudar a manter o financeiro do condomínio em ordem, aqui vão alguns itens:

• Despesas ordinárias: São despesas rotineiras, sendo referentes à manutenção, salários e encargos. Aquilo que normalmente está dentro do que foi planejado;
• Despesas extraordinárias: São benfeitorias ao condomínio (prédio, casas ou ambiente) e/ou gastos não previstos no planejamento;
• Fundo de obras: Verba destinada à realização de obras no condomínio. Considerada verba extraordinária;
• Fundo de reserva: Verba de cunho emergencial, destinada à gastos imprevistos. Considerada verba extraordinária;
• Fundo trabalhista: Verba destinada à pagamento de salários. Considerada verba ordinária;
• Obras necessárias: Obras relacionadas à infraestrutura do condomínio, seja para reparo ou conservação. Considerada verba ordinária;
• Obras úteis: Obras que visam facilitar o uso da infraestrutura condominial. Dependem do voto da maioria dos condôminos. Considerada verba extraordinária;
• Obras voluptuárias: Obras que não interferem diretamente no uso habitual da infraestrutura. Obras que visam a melhora estética do condomínio. Dependem do voto de ⅔ dos condôminos.

2- Ética, transparência e prestação de contas

Como administrar condomínios é uma tarefa em que implica lidar com várias pessoas, sendo elas funcionários e, principalmente, condôminos, a transparência é fundamental. Um dos principais quesitos dessa qualidade é uma boa prestação de contas, vamos destrinchar.

Ao assumir a gestão de um condomínio, você está sendo confiado por todos os condôminos que nele moram.  Sendo assim, é como se você estivesse cuidado da casa dessas pessoas. Portanto, ser o mais transparente possível é imprescindível para conquistar a confiança dos condôminos e manter uma gestão saudável.

A prestação de contas, nada mais é que uma forma do síndico e administradora mostrarem para os condôminos o que está sendo feito com o dinheiro do condomínio. Este processo é obrigatório e consta no artigo 1.348 do Código Civil. Sendo assim, a dica aqui não é realizar a prestação de contas, mas sim fazê-lo da forma mais transparente possível.

3- Tipos de condomínios

Para entendermos como administrar condomínios da melhor maneira, é preciso entender as particularidades do mesmo. Para isso, vamos destrinchar as diferenças de cada tipo de condomínio, aqueles de casas (horizontais) e os de apartamentos (verticais).

Condomínios horizontais

Nos condomínios dessa categoria é importante ter alguns cuidados a mais, quando comparado à prédios, como por exemplo:

• Maior atenção e investimento em segurança, uma vez que moradores de casas estão mais suscetíveis à arrombamentos e assaltos;
• Classificar as obras feitas nas casas de acordo com o regimento interno e com as categorias de obras citadas acima;
• Como condomínios nessa disposição possuem mais espaços, também é interessante usufruir deles para promover ações entre condôminos.

Condomínios verticais

Nos condomínios de apartamentos, a interferência de um condômino ao outro será um problema mais frequente. Pensando assim, aqui vão algumas particularidades do condomínio edilício:

• A distribuição de vagas de garagem são uma particularidade de prédios. Já que a garagem é compartilhada, a má distribuição de vagas pode gerar conflitos;
• Todo tipo de barulho causado por um morador terá mais interferência no vizinho. Pensando nisso, os barulhos e seus horários devem ser minuciosamente discutidos em assembleia de condomínio.
• Também deverá ser mais cauteloso com horários não só de obras, mas também de mudanças;
• Manter o controle e a ordem para uso de elevadores.

4- Responsabilidade do síndico e da administradora

Já foi dito que tem como administrar condomínios com apenas um síndico, bem como com auxílio de uma administradora. Com isso em mente, é importante destacar a responsabilidades que caem sobre cada uma dessas partes.

Estamos falando de dois dos principais pilares da gestão condominial. Por isso, é de altíssima importância deixar bem claro o que é dever de um e o que é dever de outro. Além disso, cabe ao síndico entender as obrigações da administradora e vice-versa, para que haja harmonia nesse trabalho conjunto, evitando qualquer tipo de conflito ou confusão.

5- Atenção fiscal

Parece óbvio, mas é sempre importante destacar a atenção que deve ser dada ao pagamento de impostos no condomínio e o cumprimento das obrigações fiscais. Reconheça as exigências da Receita Federal que afetam o ambiente condominial e as tenham em dia!

O não cumprimento dessas obrigações pode levar à uma redução do valor do imóvel ou, até mesmo, processos judiciais, considerando o condomínio como um devedor da união. 

Além dos impostos, questões trabalhistas também são extremamente avaliadas pela Receita Federal, principalmente por meio do eSocial para condomínios. Sendo assim, tenha todas as questões financeiras e trabalhistas do condomínio que você administra em dia e documentada de forma organizada.

6- Colaboradores e empresas terceirizadas

Não podemos falar de como administrar condomínios sem falar dos seus funcionários. A experiência do funcionário no condomínio é responsabilidade do síndico, portanto este deve sempre estar atento às leis trabalhistas e, principalmente, suas peculiaridades em ambiente condominial.

Fora isso, é importantíssimo o trabalho conjunto de síndico e administradora no momento em que ocorre a contratação de um funcionário ou serviço. Primeiramente, o síndico deve, junto da administradora rever, avaliar e assinar cada contrato, sempre enviando as informações do funcionário para o eSocial, como mencionado anteriormente.

Além disso, é neste momento em que é decidido a remuneração e carga horária do contratado. No ambiente condominial, essa relação pode variar para empresas comuns. Portanto, aqui vão algumas definições importantes para ter em mente neste momento:

• Adicional de insalubridade: remuneração adicional de trabalhadores cujas atividades são nocivas a saúde;
• Adicional por acúmulo de função: remuneração adicional de trabalhadores que atuam de forma concomitante em várias funções dentro de uma mesma atividade;
• CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
• CLT: Consolidação das Leis do Trabalho.

7- Lidando com Inadimplência

Esta é uma dor de cabeça que todo síndico passa. Isso porque mais cedo ou mais tarde, qualquer gestão condominial vai sofrer com atrasos de devedores. Por mais que esse seja um problema inevitável, é algo que pode ser reduzido.

Existem várias maneiras de reduzir a inadimplência condominial. A principal delas é com o uso de tecnologias. Isto é, automatizando processos de cobrança. Realizar cobranças é uma tarefa rotineira e requer trabalho constante. Pensando nisso, com o auxílio de um software para administradora de condomínios, a automatização desses processos fará com que seu tempo e esforço possam ser direcionados para demandas mais estratégicas que geram mais resultados.

Fora isso, um processo automatizado por meio de um sistema para condomínio, é um processo mais assertivo, logo, cobranças quando feitas de forma automática, contribuirão para a redução da inadimplência.

8- Condomínio Inteligente

Administrar qualquer empresa, bem como administrar condomínios, são responsabilidades que podem ser facilitadas pela tecnologia. E é assim que surgem os condomínios inteligentes.

Condomínios inteligentes são aqueles que possuem soluções tecnológicas implementada em seus processos, como softwares e aplicativos para condomínios. Dessa forma, vários processos de gestão podem ser totalmente automatizados ou facilitados, evitando assim as chances de erros e retrabalhos.

Fora isso, para ser um condomínio inteligente, não basta ter tecnologias, mas elas também devem comunicar entre si. Como por exemplo uma plataforma para assembleia virtual que pode ser acessada por aplicativo e que seja capaz de integrar outras ferramentas de chamada de vídeo, como o Zoom, por exemplo.

Ter um condomínio inteligente, trará diversas vantagens tanto para o condomínio em si, quanto para a administradora. Isso porque, quanto mais tecnológica for a gestão, menores serão os esforços e investimentos. Confira algumas dessas tecnologias:

• Assembleia online;
• Inteligência artificial;
• Sistema de controle de acesso;
• Software online para administração;
• Gestão eletrônica de documentos;
• Energia sustentável.

Ao longo do texto, é bem claro que administrar condomínios não é tarefa fácil. Requer muito trabalho, atenção à detalhes, conhecimento de várias áreas e organização. Mas, por mais difícil que seja, não significa que pode ser facilitado, pelo contrário!

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