Contabilidade para condomínios

Contabilidade condominial: tudo que você precisa saber sobre o tema

Quem deve realizar a contabilidade de um condomínio? Como ela deve ser feita? Leia o artigo abaixo e saiba como essa atividade tão importante deve ser realizada.
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Índice

A contabilidade condominial é essencial a uma boa administração. A gestão não é obrigada a conhecer os aspectos técnicos, mas é legalmente responsável por todas as informações prestadas.

Por isso, convém contar com uma ajuda especializada para que não ocorram problemas no futuro. Afinal, sonegação fiscal é crime e as penas são pesadas.

Neste artigo, mostramos quais são os principais aspectos relacionados ao tema. Você verá como uma contabilidade deve ser feita de maneira correta e certeira em um condomínio. Você chegará a essa conclusão após conhecer as características tributárias de um condomínio edilício.

Ficou interessado nesse conhecimento? Então, prossiga!

Quais as razões para utilizar a contabilidade em condomínios?

Administrar um condomínio requer a análise financeira, além de seu controle e escrituração. Nessa tarefa, nenhuma outra ciência é capaz de substituir a contabilidade, pois é ela que se encarrega de realizar todos os registros referentes à movimentação de recursos.

No entanto, não é somente com a parte descritiva do processo que a escrituração contábil pode ajudar. Se nos remetermos a um passado não muito distante, quando as decisões condominiais eram tomadas de última hora e para “apagar incêndios”, poderemos entender melhor a utilidade desse sistema de registros.

A razão para uso recai, portanto, no processo analítico. Com todos os dados devidamente controlados, torna-se capaz de realizar previsões de fluxo de caixa, por exemplo. Dessa forma, mudanças que requerem um prazo maior, tanto para o planejamento quanto para a execução, passam a ser factíveis.

Com isso, as melhorias desejadas podem ser alcançadas de uma maneira mais certeira. Além disso, a aplicação da contabilidade em um condomínio também é benéfica do ponto de vista financeiro. Com a devida escrituração, pode-se alcançar deduções legais junto ao fisco.

O dinheiro economizado pode ser aplicado em outras prioridades do local, já que existe um alívio no pagamento de tributos. Tudo isso contribui para uma melhor situação patrimonial, econômica e financeira da administração de condomínio.

A segurança trazida pela gestão contábil pode (e deve) ser implementada com o máximo de profissionalismo possível, diante dos possíveis benefícios alcançados.

Qual é o regime tributário de um condomínio?

Toda pessoa jurídica regularmente inscrita no cadastro da Receita Federal deve estar enquadrada em algum dos três possíveis regimes tributários previstos em lei. O regime tributário é, portanto, o conjunto de normas que definirão a forma pela qual uma pessoa jurídica será tributada.

No Brasil, temos três regimes tributários. São eles o Lucro Presumido, o Lucro Real e o Simples Nacional. O enquadramento de uma organização em algum deles será dado pelo volume de recursos arrecadado com base em 12 meses, ou seja, terá como base a receita anual bruta auferida.

No entanto, um impasse é gerado: percebe-se que a própria nomenclatura dos regimes tributários pressupõe a existência de algum lucro. Apesar de ter um CNPJ, os condomínios não têm a prerrogativa de gerar ganhos a outrem. Como fica essa questão, então?

O questionamento é sanado pelo Parecer Normativo n.º 76/1971. Ele diz que um condomínio tem a finalidade de zelar por interesses comuns do conjunto de proprietários do local. Dessa forma, não existe a busca pelo lucro e ele, de fato, não se realiza. Assim, mesmo sendo inscrito no cadastro de pessoas jurídicas, um condomínio não se enquadra em nenhum regime tributário.

Condomínio paga imposto?

Eis que surge um contraponto a toda a explicação dada a respeito de regime tributário em condomínios. Ora, se não há regime, então, não existe carga tributária. Certo? Errado!

Apesar de não ser enquadrado em nenhum tipo de regime, os condomínios têm sua obrigação fiscal. Como dizem, somente duas coisas são certas na vida: a morte e os impostos. Isso vale, até mesmo, para as pessoas jurídicas, ou seja, ninguém escapa.

O amparo legal para a cobrança tributária é dado por meio da aplicação do Código Civil em condomínios. O dispositivo correspondente é a Lei 8.212. Ela ainda é complementada pelo Decreto 3.048, sancionado no ano de 1999. Acompanhe a descrição dos tributos arcados pelos condomínios.

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FGTS

Esse pagamento se refere à contribuição do condomínio para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço de todos os funcionários diretamente contratados. Ou seja, só haverá pagamento para o FGTS se existirem colaboradores com carteira assinada.

O valor do dispêndio é equivalente a 8% do salário pago ao funcionário em questão. Existe, também, um prazo legal a ser respeitado para cumprimento da obrigação. É até o dia 7 do mês subsequente ao pagamento do salário.

INSS

Já essa contribuição é referente ao auxílio junto ao Instituto Nacional do Seguro Social. É essa a fonte de financiamento das aposentadorias públicas, bem como outras garantias sociais, como auxílio doença, salário maternidade, pensões e seguro desemprego. Sua função é vital para a economia do país e isso justifica as contribuições obrigatórias.

Além dos funcionários pertencentes à folha de pagamento do condomínio, incluem-se também os profissionais autônomos contratados e o síndico. Sua alíquota é de 20% sobre o pagamento efetuado e seu prazo de recolhimento é até o dia 20 do mês subsequente ao pagamento.

PIS/PASEP

Esse programa foi criado pelo Governo com o intuito de financiar particularmente o pagamento de seguro-desemprego e o abono salarial. Ele também tem relação com os funcionários contratados, pois incide sobre a folha de pagamento.

Seu pagamento tem o mesmo prazo de recolhimento do INSS e tem o valor de 1% da folha, podendo sofrer variações de acordo com o estado em que se encontra o condomínio.

Cofins

Esse imposto é referente à contribuição que financia a seguridade social. Tem relação direta com a contratação de quaisquer tipos de prestadores de serviço. No entanto, sua cobrança não incide em percentuais. É representada por uma taxa fixa de R$215,05 por cada nota fiscal emitida.

ISS

Essa tributação se chama Imposto sobre Serviços e tem sua destinação voltada para as prefeituras, ou seja, é um imposto de competência do município. Ela incide sobre a prestação de serviços e sua alíquota varia de acordo com o tipo de serviço prestado. Para sua correta definição, deve ser consultada a legislação da prefeitura local.

CSLL

Assim como o ISS, a Contribuição sobre o Lucro Líquido tem seu fator gerador na contratação de serviços de terceiros. Tem alíquota variável entre 12% e 32% e também oscila de acordo com o tipo de serviço prestado ao condomínio.

Quem é o responsável pela contabilidade condominial?

Segundo a lei, o responsável por toda a contabilidade condominial é o síndico. É ele quem responde na esfera cível por todas as prestações de contas existentes no condomínio que administra. Isso está explícito no Código Civil, em seu Artigo 1348, no inciso VIII.

Art. 1.348. Compete ao síndico:

VIII ― prestar contas à Assembleia, anualmente e quando exigidas

No entanto, ainda que seja dele a responsabilidade, valem alguns esclarecimentos. O primeiro deles diz respeito ao fato de que o síndico não é obrigado a deter os conhecimentos técnicos relativos à escrituração contábil para exercer a função e ser o responsável por tal.

Ainda segundo a lei, ele também não é obrigado a contratar os serviços de um profissional de contabilidade para executar os procedimentos necessários. No entanto, é muito válido observar que, para atender a todas as exigências das normas contábeis, é essencial dominar a matéria, e são os profissionais dessa área que detêm esse conhecimento.

Logo, não é difícil chegar à conclusão que, ainda que não exista tal obrigatoriedade, é interessante contar com serviços profissionais nessa área. Isso deve ocorrer, até mesmo, para evitar problemas nas esferas judiciais, pois a sonegação fiscal é crime e tem pesadas multas.

Ponto importante de ser observado é que, mesmo que o síndico terceirize o serviço de escrituração contábil, ele continua sendo o responsável pelas contas. Até porque, legalmente, é ele o representante oficial do condomínio.

Portanto, sempre responderá pelos registros realizados, ainda que tenham sido executados por um profissional ou consultoria especializada. Não há como fugir da responsabilidade.

Como a contabilidade do condomínio deve ser feita?

A questão-chave para uma escrituração adequada é a correta guarda de todos os documentos pertinentes ao processo de contabilidade. Dessa forma, deve-se dar atenção a todos os registros que precisam ser mantidos, principalmente, por prazos mais longos.

Em caso de incongruências detectadas pela Receita Federal, eles servirão de comprovante da operação. Sendo assim, é recomendável acomodar a documentação pelo prazo mínimo de cinco anos.

Devem ser incluídos nessa relação os demonstrativos das despesas e das receitas, todas as prestações de contas anuais já realizadas, os pagamentos das contas mensais de consumo e os contratos de prestação de serviços tomados pelo condomínio. Pode ser interessante manter, também, os registros das administrações passadas.

Tomado esse cuidado, é essencial ter como aliadas as ferramentas da contabilidade que já têm ampla aceitação e são de conhecimento dos profissionais da área. Nesse sentido, o síndico deve se valer dos instrumentos existentes e que são direcionados para uma administração desse tipo. É o caso da EFD Reinf, voltada para os condomínios.

Essa ferramenta da contabilidade é um módulo eletrônico de registro do sistema público de escrituração digital. A grande vantagem do seu uso é que foi desenvolvida exclusivamente para a contadoria de condomínios.

Outra obrigação fiscal na contabilidade de um condomínio é apresentar o demonstrativo de resultados financeiros. Ele deve ser feito por meio da metodologia de partidas dobradas. Isso significa que devem ser lançadas em uma planilha todas as movimentações financeiras. Elas devem ser divididas em colunas, sendo que uma delas receberá os valores de entrada de recursos e a outra, a saída.

Por meio desse sistema, a contabilidade consegue identificar o fluxo financeiro de determinado período. Em uma escala menor, consegue-se visualizar os lançamentos a cada mês. O objetivo é compor o lançamento anual de toda a movimentação financeira do condomínio.

Por fim, existe a prestação de contas. Ela é obrigatória e deve ser apresentada pelo síndico à assembleia geral. Esse é um resumo do demonstrativo de resultados dentro do que acontece em cada mês. Deve ser apresentada sempre que solicitado, e não somente quando da ocorrência de uma provável assembleia online.

O síndico deve garantir que a informação da prestação de contas mensal chegue a todos os condôminos. Isso pode ser conseguido por meio de disparo de e-mails ou mesmo pela fixação de cartazes.

É bastante aconselhável que o saldo resultante de toda essa operação esteja descrito ao final do documento, já que, assim, pode-se discutir qual será a aplicação de algum recurso remanescente, por exemplo.

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Qual a importância de automatizar esse processo?

As obrigações de um síndico nunca se resumirão a ser o responsável pela contabilidade de um condomínio, ou mesmo, fazer a correta guarda dos documentos relacionados. Ele deve receber prestadores de serviços terceirizados, lidar com demandas dos condôminos e realizar assembleias de modo frequente. Por isso, a tecnologia deve ser uma aliada.

Dessa forma, contar com algum sistema para condomínio pode ajudar a desempenhar um serviço mais profissional. Principalmente, quando o assunto é a guarda de documentos, um sistema informatizado pode evitar a ocorrência de qualquer tipo de problema.

Documentos físicos estão propensos ao dano pelo tempo, incêndio, mofo e esquecimento. Esse tipo de problema não ocorre com documentos virtuais. A iniciativa casa muito bem com os procedimentos já necessários dos dias atuais.

A própria necessidade de possuir um certificado digital para realizar as transações contábeis já denota isso. Um sistema que concentre todos esses tipos de obrigações facilita a gestão de todo o trabalho a ser desempenhado. O uso de aplicativos pode ser combinado e facilitar ainda mais a administração e a comunicação com os condôminos.

A contabilidade para condomínios é uma prerrogativa legal, determinada por meio da obrigatoriedade de apresentação da prestação de contas. Seu representante oficial é o síndico, e como tal, deve zelar pela correta escrituração de todas as operações financeiras.

Ainda que ele não detenha o conhecimento necessário às atividades, é seu único responsável. No entanto, nada impede que tenha um auxílio de uma administradora de condomínios no desempenho de suas atividades para que tudo saia conforme o esperado.

Quer saber mais sobre o assunto? Confira também o Guia completo sobre as “Obrigações trabalhistas e previdenciárias para condomínios“.

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