Ferramentas para home office: 5 dicas para realizar a gestão de condomínios

Empresas que pretendem ou necessitam liberar seus colaboradores para trabalhar em home office precisam estar atentas a diversos fatores que são fundamentais nesse modelo de trabalho. Atualmente, devido a pandemia do coronavírus, vários negócios têm buscado essa alternativa para que suas atividades não parem. Além de uma estratégia bem alinhada entre líderes e equipes, é preciso contar com ferramentas para home office que facilitarão a rotina de todos os envolvidos. No caso de grandes segmentos, como o de gestão de condomínios, essas questões são ainda mais necessárias. Principalmente devido às diversas operações de rotina, como assembleias, além dos colaboradores que precisam ser geridos. Neste artigo, o Tangerino - controle de ponto preparou algumas dicas para a sua empresa ter sucesso com esse modelo de trabalho, por meio de ferramentas para home office, que podem ser utilizadas para facilitar essa realidade, considerada ainda uma novidade por muitos negócios. Confira!

Veja 5 dicas de ferramentas para home office

O coronavírus mudou a realidade de muitas empresas e, no contexto da administração de condomínios, essas mudanças podem ser sentidas em vários aspectos, principalmente na área financeira e nas demandas dos clientes. Mas, antes de organizar as ferramentas para home office, um fator tecnológico fundamental e que precisa ganhar a atenção das administradoras de condomínios é a qualidade da internet. Ela afeta, diretamente, a produtividade do colaborador, em questões do dia a dia, como a conexão, no momento de realizar uma reunião por videoconferência, por exemplo, que pode ficar travando, ou até mesmo o acesso à sua caixa de e-mails. Com uma boa internet é preciso contar com ferramentas para home office, cujas dicas você verá a seguir:

1- Software de gestão financeira

Possuir um sistema financeiro condominial que permite ter um conhecimento exato sobre o dinheiro que entra e sai do caixa do condomínio é bastante útil, principalmente nesse contexto de trabalho a distância. Com o software, é possível agrupar todas as informações em um mesmo lugar, além de integrar e relacionar os dados, fazendo cálculos e reduzindo os erros. E também:

• controlar e monitorar a folha de pagamento;
• monitorar as compras de maneira mais controlada e organizada;
• apresentar relatórios relevantes com informações gerais e específicas;
• controlar os pagamentos que são feitos pelo condomínio;
• controlar e cobrar as taxas mensais de condomínio dos moradores.

2- Controle de ponto digital

Contar com um sistema de ponto digital é outra oportunidade para otimizar o home office e ter recursos importantes para gerir jornadas a distância. Os colaboradores podem instalar o aplicativo no próprio celular e, dessa forma, registrar o início e término da jornada mesmo trabalhando de casa.  Já o gestor tem a possibilidade de acompanhar a jornada de trabalho de cada colaborador e até mesmo monitorar a sua produtividade. Com a funcionalidade check-in de atividades, como a disponível no Tangerino, é possível criar uma lista de afazeres e acompanhar o que foi feito pela equipe. 

3- Ferramentas de videoconferência para comunicação com a equipe e clientes

Com a impossibilidade de todos estarem presentes no mesmo lugar, contar com ferramentas que permitam a realização de reuniões a distância é muito importante no contexto do home office. Atualmente, com o aumento de empresas optantes por esse modelo de trabalho, diversas ferramentas estão disponíveis no mercado. A mais conhecida é o Skype, que oferece as possibilidades de videoconferência, chat, envio de arquivos e ligação de voz, além da modalidade VoIP, que permite a realização de chamada para um telefone comum, fixo ou móvel, por meio de um aparelho conectado à internet. O Zoom é outra opção, que tem sido utilizada por muitas empresas. Ela permite realizar videoconferências com várias pessoas ao mesmo tempo, além de armazenar as gravações das reuniões na nuvem e enviá-las para o e-mail. Com ela, é possível também enviar mensagens em grupo, via chat, e compartilhar a tela de forma on-line e sem fio.

4- Ferramenta para gestão de tarefas

Quando se fala em gestão e organização de equipes, o Trello é uma das primeiras opções lembradas. Ele funciona como um sistema de quadros virtuais, em que um gestor pode compartilhar e gerenciar as tarefas de sua equipe. Com ele é possível criar diversos quadros e, dentro deles, quantas colunas forem necessárias. Dentro de cada coluna é possível adicionar um ou mais "cards", que são as tarefas a serem realizadas. Elas podem ser detalhadas e, além disso, há também as opções de check-list de tarefas e datas de entrega. Também é possível compartilhar arquivos.

5- Sistema de assembleia virtual

As assembleias condominiais, apesar de serem fundamentais para a gestão do condomínio, podem gerar alguns desgastes, principalmente se forem presenciais. A ausência dos condôminos e até discussões durante sua ocorrência são alguns desses desafios. Com a possibilidade de contar com um sistema de assembleia virtual, com mais conforto e praticidade, todos os envolvidos, como condôminos, o síndico e a administradora de condomínios, podem participar das decisões remotamente, por meio de dispositivos eletrônicos. A assembleia virtual permite que os condôminos tenham conhecimento, discutam e deliberem sobre as questões do condomínio, sem a estarem  em um mesmo local. Outra possibilidade da ferramenta é que, com o uso de um sistema de assembleia digital, as interações, como a transcrição da ata e a contagem de votos, ficam registradas, sem a possibilidade de fraudes. O que achou dessas dicas? Mesmo com seus colaboradores atuando a distância, as administradoras de condomínios têm à disposição diversos recursos e ferramentas para home office. Não se esqueça de planejar muito bem as tarefas e a gestão da sua equipe para que o seu negócio tenha sucesso com esse modelo. Agora, que tal aprender como aumentar a produtividade na sua administradora de condomínios?