Devido às diversas mudanças que ocorreram nos últimos anos, a utilização de ferramentas tecnológicas se tornou indispensável na gestão de uma administradora de condomínio. Isso porque, além de aprimorar e modernizar a gestão da empresa, a implementação da tecnologia na administração de condomínio garante a otimização dos seus processos, contribui para uma tomada de decisões mais precisa, facilita a identificação de gargalos operacionais e proporciona mais economia para a sua empresa.
Quer saber quais são as tecnologias mais utilizadas na gestão condominial nos últimos tempos? Então, não deixe de ler este artigo.
Software de gestão
Os sistemas de software para a gestão empresarial são ferramentas que visam ajudar o gestor a manter a organização da empresa. Sendo assim, são utilizadas para controlar qualquer tipo de operação, integrar todos os setores e, sobretudo, garantir a eficiência e praticidade das suas ações.
Um sistema de gestão como o ERP (ou Enterprises Resource Planning), por exemplo, tem como função principal garantir a integração de todos os departamentos da empresa, de forma que todos os colaboradores possam ter acesso às informações do software simultaneamente.
Além disso, o sistema ERP dispõe de outras funcionalidades que atendem todas as operações do dia a dia de uma empresa. Por isso, pode ser utilizado para realizar o controle da gestão financeira, do setor de operações, do departamento fiscal e contábil, e assim por diante. Desse modo, as vantagens de utilizar essa tecnologia na administração de condomínio são diversas, entre elas podemos citar:
- maior controle do fluxo de caixa;
- automatização dos processos;
- otimização do tempo;
- integração de todos os departamentos da empresa;
- emissão segura da nota fiscal;
- fornecimento de relatórios completos e precisos;
- padronização dos processos;
- redução dos erros e retrabalho;
- mais economia;
- mais organização e segurança para a empresa.
Lembrando que ao avaliar um software não se esqueça de analisar o número de funcionalidades que ele dispõe e a quantidade de processos otimizados ele tem a oferecer. Pois, quanto mais automatizado for, mais resultado trará para suas tarefas, ok?
Computação em nuvem
A computação em nuvem (ou cloud computing) é a tecnologia que permite, por meio da conectividade, que o usuário tenha acesso direto aos mais diversos tipos de programas, informações e recursos computacionais. Tudo isso sem a necessidade de investir em servidores, instalar softwares ou dispor de um gerenciador de banco de dados, por exemplo.
Um das principais vantagens dessa tecnologia na administração de condomínio é o armazenamento dos arquivos na nuvem. Por meio dessa função, o usuário pode arquivar qualquer tipo de dado sem se preocupar em ocupar o espaço no computador, além de ter a praticidade de acessar essas informações e programas quando e onde quiser desde que tenha acesso a internet.
Outra vantagem que deve ser mencionada, é a garantia da proteção desses dados. Dessa maneira, caso aconteça algum tipo de pane com o seu computador suas informações continuam seguras, pois as mesmas estão armazenadas em um servidor externo.
Big Data
O termo Big Data é utilizado para caracterizar a gigantesca rede de dados, seja eles estruturados ou não, que são gerados diariamente pelas empresas por meio da internet. Sendo assim, sua principal função é coletar e armazenar essas informações embasadas em 3 Vs:
- volume: se refere à grande quantidade de dados gerados diariamente por diferentes fontes;
- velocidade: diz respeito à rapidez com que os dados são gerados e tratados;
- variedade: está relacionada aos formatos que os dados são gerados. Nesse caso, podem ser estruturados ou não estruturados.
Diante disso, o Big Data é uma tecnologia que permite que as administradoras de condomínio possam armazenar e organizar os dados coletados, a fim de transformá-los em informações úteis para o desenvolvimento da empresa.
Para você ter uma ideia melhor de como funciona na prática, vamos imaginar que a sua administradora tem apresentado falhas no momento de realizar a cobrança dos condôminos, por exemplo. Nesse caso, o Big Data vai ajudar você a identificar as causas que tem contribuído para aumentar a taxa de inadimplentes, saber em quais períodos há queda significativa nos pagamentos e qual a porcentagem de quitação dessas dívidas.
Por meio da análise desses dados, você consegue desenvolver um plano de ação mais eficiente para realizar as cobranças de acordo com a realidade de cada inadimplente.
Além disso, é possível promover melhorias no gerenciamento de riscos, reduzir os custos, otimizar o tempo e fazer com que as tomadas de decisões sejam mais eficientes e precisas.
Inteligência artificial
A inteligência Artificial (ou IA) é responsável por executar tarefas que, até então, dependiam do raciocínio humano para serem feitas. Sendo assim, o principal objetivo dessa tecnologia é facilitar o dia a dia nas empresas.
No que diz respeito à tecnologia para administração de condomínios, a Inteligência Artificial atua nos seguintes formatos:
- chatbots: garante uma melhor interação entre empresa e consumidor, pois oferece mais economia para a empresa e mais praticidade e agilidade para o cliente, uma vez que ele pode solicitar a segunda via do boleto, realizar a reserva de espaço, entre outros serviços;
- integração com PABX: além de facilitar a comunicação interna, proporciona mais economia e praticidade para as administradoras de condomínio;
- ligação inteligente: é responsável por converter as mensagens de texto em mensagens de voz;
- criação de grupos de WhatsApp nos condomínios: por meio desse aplicativo, as administradoras conseguem enviar para os seus clientes notificações com informações importantes sobre os mais diversos assuntos e serviços que dizem respeito ao condomínio;
- gestão de notificações por SMS, e-mail e push: permite que você tenha mais controle sobre todas as notificações enviadas.
Ao fazer uso de recursos com inteligência artificial, para auxiliar na administração dos condomínios, você tem vantagens como:
- mais praticidade;
- comunicação mais rápida;
- mais economia;
- inovação nas administradoras de condomínio;
- melhor experiência para o cliente;
- eliminação do retrabalho;
- redução de erros.
Próximos passos na administração condominial
Com base nessas informações, percebemos que o avanço da tecnologia tem provocado uma transformação digital no segmento de condomínios. Por isso, tem obrigado diversas administradoras a mudarem a maneira como realizam as suas operações. Afinal, muitas atividades que antes eram feitas de forma manual, hoje, passaram a ser automatizadas.
Diante disso, a Group Software tem buscado desenvolver soluções que vão garantir mais organização e praticidade nas suas tarefas. Prova disso, é que a Group Software foi pioneira na criação de ferramentas com inteligência artificial para a administração de condomínios.
Logo, percebemos que a tecnologia na administração de condomínio já deixou, há muito tempo, de ser uma tendência para se tornar, hoje, um recurso necessário na gestão e administração de condomínios.
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