O registro de ponto é o processo pelo qual os colaboradores registram suas entradas e saídas durante a jornada de trabalho. Ou seja, documentam o horário de início e término. Esse é um processo fundamental para empresas que desejam manter o controle e a transparência das horas trabalhadas pelos colaboradores. Ademais, garante o cumprimento das normas trabalhistas e a remuneração adequada.
É muito comum que as empresas relatem resistência ou desinteresse por parte da equipe em relação a esse processo. Para aumentar a adesão dos colaboradores ao correto registro de ponto é necessário adotar estratégias que combinem tecnologia, gestão e comunicação.
Neste artigo, iremos abordar algumas formas para engajar a equipe, criando um ambiente favorável à adoção e à utilização adequada dos processos de registro de ponto.
Torne o processo de registro de ponto fácil e rápido
Uma das principais formas de engajar a equipe é garantir que o sistema utilizado seja tecnologicamente avançado e de fácil usabilidade. Afinal, ninguém gosta de lidar com sistemas complexos e pouco intuitivos.
O Group Ponto tangerino, por exemplo, conta com uma apresentação clean, simplificando o processo de registro de ponto.
No momento da escolha da solução de registro de ponto eletrônico, certifique-se de que ele ofereça uma interface amigável. Isso contribuirá para que os colaboradores registrem o ponto de forma rápida, eliminando a necessidade de registro manual.
Tenha uma comunicação efetiva com seus colaboradores
É de extrema importância estabelecer uma cultura de comunicação livre, em que os colaboradores se sintam encorajados a compartilhar ideias e sugestões.
Promova um ambiente onde todos tenham acesso as informações relevantes, como metas da empresa, resultados, mudanças organizacionais e decisões importantes.
Diversifique os canais de comunicação para alcançar os colaboradores de forma homogênea e eficaz. Para isso utilize e-mails e reuniões presenciais, explore opções como intranet, plataformas colaborativas como o RH APP, grupos de chat, boletins informativos, murais e principalmente, adapte-se às preferências de comunicação da equipe, considerando as diferentes gerações e estilos de trabalho.
Certifique-se de que os funcionários entendam as políticas e os procedimentos relacionados ao registro de ponto, bem como as consequências de não cumpri-lo, por isso é importante estabelecer políticas internas.
Esteja aberto a feedback, avalie regularmente a eficiência dos canais de comunicação e realize os ajustes de acordo com as necessidades da equipe.
Uma comunicação clara e eficaz fortalece o engajamento.
Realize treinamentos pincipalmente no onboarding
O primeiro passo é garantir uma plataforma de fácil usabilidade isso reduzirá a curva de aprendizado e evitará erros durante o processo de registro.
É extremamente importante oferecer treinamento e capacitação adequados, dessa forma é possível garantir que os colaboradores compreendam como utilizar o sistema de registro de ponto eletrônico de maneira correta.
Crie uma rotina e organize treinamentos em grupo ou disponibilize materiais educacionais, como tutoriais em vídeo ou manuais, que expliquem passo a passo como usar o sistema. A própria equipe pode auxiliar na elaboração desses materiais, hoje a comunicação por vídeos rápidos tem uma maior adesão.
Um bom treinamento irá garantir que os colaboradores estejam cientes das políticas internas e procedimentos relacionados ao registro de ponto, bem como a legislação trabalhistas vigentes, esse é um ponto fundamental para evitar erros ou irregularidades que possam gerar problemas legais para a empresa.
Ao receber o treinamento adequado e com objetivos claros, os colaboradores passam a entender a importância do registro de ponto e a necessidade de seguir as diretrizes estabelecidas.
Os colaboradores terão conhecimento de como utilizar as funcionalidades do sistema de registro de ponto de forma otimizada, aumentando a eficiência do processo, se familiarizando com os recursos, como atalhos e utilização de dispositivos móveis.
Quando falamos do registro de ponto é importante ressaltar que ele traz informações que são consideradas “sensíveis” pela LGPD, o treinamento também deve abordar questões de segurança da informação. Assim os colaboradores aprendem a proteger suas informações pessoais e a utilizar as ferramentas de autenticação adequadas.
Além disso, eles são instruídos sobre a importância de manter a confidencialidade das informações de outros colegas, evitando o acesso não autorizado aos registros de ponto, nesse aspecto, tambem é importante treinar a equipe que realiza o tratamento dos registros de ponto.
Envolva os gestores do processo
Uma gestão participativa onde se leva em consideração a opinião dos colaboradores é fundamental para aumentar o engajamento. É muito importante envolvê-los nas decisões relacionadas ao registro de ponto eletrônico, tornando-os parte do processo.
Realize reuniões ou pesquisas de opinião para obter feedback sobre o sistema atual para isso você pode utilizar a funcionalidade de enquete do RH APP.
Se possível, permita que eles participem do processo de seleção de uma nova solução.
Quando os colaboradores têm voz ativa, eles se sentem valorizados e mais dispostos a adotar o sistema proposto.
Estabeleça regras transparentes elabore uma política interna e comunique-as de forma eficaz para toda a equipe, deixe claro os benefícios do registro de ponto eletrônico, destacando como ele contribui para a organização e para os próprios colaboradores.