As ferramentas para administradoras de condomínios são extremamente úteis para promover ganho operacional, aumentar a competitividade no mercado e escalar a gestão condominial.
Seja para poupar tempo, otimizar processos internos, gerar praticidade no dia a dia e até reduzir custos, a aplicação desses mecanismos tem se tornado cada vez mais indispensáveis às administradoras.
Devido à alta competitividade desse mercado, é urgente se destacar e desempenhar tarefas com agilidade e qualidade e, nesse contexto, contar com recursos tecnológicos já não é mais um luxo, mas uma necessidade.
Pensando nisso, neste artigo, vamos apresentar 25 ferramentas para administradoras de condomínios que vão transformar completamente a sua gestão. Acompanhe!
Ferramentas para administradoras de condomínios com recursos essenciais para o dia a dia
As ferramentas apresentadas a seguir são indispensáveis para atender múltiplos condomínios simultaneamente, garantir conformidade e melhorar a eficiência operacional.
Veja abaixo a lista com programas e recursos que não podem faltar em sua gestão condominial.
Armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite o registro de dados na internet por meio da contratação de um servidor que estará sempre disponível. Assim, a administradora pode armazenar qualquer arquivo ou documento importante sem comprometer a memória do computador.
Basicamente, essa tecnologia funciona da seguinte forma: uma empresa disponibiliza servidores online 24 horas por dia durante o ano todo e ao acessar a nuvem, o usuário se conecta a um dos servidores. Ou seja, ele nunca fica sem acesso aos itens salvos.
Os serviços de armazenamento em nuvem mais famosos e completos são o Google Drive e o OneDrive, da Microsoft. É possível usá-los gratuitamente, basta ter uma conta Google ou Microsoft. Os benefícios que eles proporcionam são:
- segurança dos dados;
- bom espaço de armazenamento;
- funcionamento offline;
- compatibilidade com outros sistemas operacionais;
- recuperação de arquivos apagados;
- backup disponível para todos os dispositivos, como computadores, celulares e tablets.
Google Planilhas
Você ainda salva sua planilha no computador e depois envia o arquivo para alguém? Então você precisa conhecer o Google Planilhas.
O Google Planilhas, ou Sheets, permite que você crie seus documentos de forma totalmente online, formate arquivos e os compartilhe com outras pessoas, como, por exemplo, o síndico do condomínio!
Também é possível limitar acessos com a definição de quem pode editar ou apenas visualizar as planilhas e ter acesso ao histórico de edições!
Power BI
Em alta no mercado, o Power BI é um conjunto de serviços de software, aplicativos e conectores que trabalham juntos para transformar fontes de dados não relacionadas em informações precisas, interativas, visualmente atrativas e facilmente compreensíveis.
O Power BI é uma ferramenta que unifica os dados relativos ao condomínio e torna as tomadas de decisão mais assertivas.
Google Calendar
O Google Calendar, ou agenda, é um serviço online de agenda e calendário oferecido pelo Google. Nele, você pode adicionar lembretes, criar eventos, reuniões e também compartilhar tudo isso com outras pessoas, como o síndico e até os condôminos.
Redes sociais
Redes sociais são um coringa para o seu negócio! Por meio delas, é possível impulsionar o serviço, publicar conteúdos que sejam de interesse dos condôminos, fortalecer a imagem da administradora, interagir com os seguidores, monitorar concorrentes e criar estratégias.
A “melhor rede social” para investir depende de uma série de fatores, como onde seu público-alvo está, o que ele consome, o que procura e por aí vai.
Porém, Facebook e Instagram são redes que possuem grande alcance e são ótimas tanto para fazer anúncios (ads), quanto para postar conteúdos atrativos.
No Instagram, além dos ads, postagens frequentes são uma ótima pedida. Já no Facebook, por ser a rede social mais utilizada no mundo, o foco em performance, ou seja, anúncios que geram vendas, costumam ter melhores resultados do que os posts educativos.
Canva
O Canva é uma plataforma de design gráfico que permite aos usuários criar gráficos de mídia social, apresentações, infográficos, pôsteres e outros conteúdos visuais.
Ela está disponível online e por ser bastante intuitiva e integrar milhões de imagens, fontes, layouts e ilustrações, é um bom recurso para quem não gosta ou não sabe utilizar ferramentas mais complexas, como o Illustrator e o Photoshop.
Google Meet
Antigo “Google Hangouts”, o Google Meet é um serviço online de comunicação por vídeo. Com ele, você pode conversar com qualquer pessoa e até mesmo realizar assembleias online. Basta enviar um convite e ter conexão estável com a internet.
Teams
O Microsoft Teams é uma plataforma de comunicação e colaboração com bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos relacionados ao trabalho.
Com ele, as pessoas da equipe da administradora podem colaborar entre si de forma rápida, prática e segura. Também pode ser usado para a realização de assembleias virtuais.
Slack
O Slack é como se fosse o “WhatsApp do trabalho”. A plataforma permite que a equipe da administradora se comunique de forma rápida por texto, gravação de áudios e videochamadas. Além disso, as conversas podem ser organizadas de forma privada ou em grupos.
WeTransfer
O WeTransfer é um serviço de transferência de arquivos de computador online.
A plataforma é bastante intuitiva e indicada para o compartilhamento de arquivos grandes. Nela, você pode compartilhar até 2GB por e-mail ou link de modo totalmente gratuito.
Veja mais:
Ferramentas de gestão de tempo para administradoras
A gestão de tempo é muito importante para as administradoras, em especial aquelas que gerenciam múltiplos condomínios simultaneamente e lidam com prazos legais, prestação de contas e demandas urgentes.
É preciso, por exemplo, administrar o tempo gasto em atendimento a síndicos, na preparação de assembleias e no fechamento contábil. E isso exige ferramentas específicas, como as que apresentaremos a seguir.
Toggl Track
Neste programa, o usuário consegue registrar o tempo gasto em cada tarefa do seu dia. Então, é possível fazer um planejamento de trabalho diário, semanal ou mensal, além de ter mais assertividade ao cobrar por cada hora de trabalho, por exemplo.
RescueTime
O RescueTime é um cronômetro que mostra quanto tempo você gasta em cada atividade, ajudando-o a organizar melhor sua rotina.
Tomato Timer
O Tomato Time também é um cronômetro de produtividade, mas é estruturado a partir da chamada "Técnica Pomodoro”, criada nos anos 1980. A metodologia consiste na utilização de um timer para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos com pequenos intervalos.
Ferramentas para automação de processos em administradoras
A automação de processos é, basicamente, converter alguma atividade realizada de forma manual para automática visando à otimização e à diminuição de erros, principalmente falhas humanas.
Para isso, existem ferramentas usadas para encurtar etapas de trabalho à medida em que elas são realizadas com maior assertividade. Vale dizer também que a automação não substitui a mão de obra humana, mas sim a potencializa.
A automação é muito útil para as administradoras escalarem suas operações sem aumentar os custos proporcionalmente.
Ela possibilita a redução de erros em cobranças, proporciona mais agilidade na comunicação com condôminos, além de eliminar retrabalho em rotinas contábeis e promover conformidade automática com obrigações legais.
Automatizar a emissão de 2ª via de boletos ou mesmo o envio de mensagens e notificações para os condôminos, por exemplo, pode tornar a gestão muito mais prática e ágil.
Quando o assunto é automação de processos para administradoras, você sabe quais ferramentas podem ser adotadas? Veja a lista abaixo!
Group COM
Um aplicativo para condomínios como o Group COM tem como principal funcionalidade a otimização da gestão interna à medida em que oferece facilidades aos moradores.
No que envolve a parte da administração, o APP para condomínio trabalha de modo totalmente automatizado com as seguintes funções:
- inteligência artificial para atendimento 24h por dia, 7 dias por semana;
- comunicados que podem ser segmentados por perfil, unidades e blocos;
- relatórios financeiros, atas, convenções, demonstrativos e outros documentos;
- boletos de cobrança com validação do código de barra;
- envio de cobrança automaticamente para alertar sobre boletos a vencer ou vencidos;
- notificações automáticas enviadas via Whatsapp, Ligação Inteligente, SMS, push e e-mail.
Gestão de folha de pagamentos
A folha de pagamento costuma ser um assunto muito delicado dentro das empresas, principalmente porque qualquer erro aqui pode ser bastante comprometedor.
Portanto, existem softwares de gestão de folha que facilitam a vida de qualquer setor financeiro por meio da automação!
Com essa tecnologia, seu negócio tem os seguintes benefícios:
- cadastros completos de funcionários e histórico de todas as alterações;
- importação de lançamentos através de planilha em um único clique;
- gestão de férias com relatório de programação, controle de períodos aquisitivos e alertas de vencimento;
- controle de benefícios como vale transporte, refeição, cesta básica e assistência médica e odontológica;
- controle de empréstimos para desconto em folha mensal e rescisão;
- modelos de relatórios disponíveis e gerador de relatórios personalizados;
- importação de lançamentos do ponto eletrônico;
- simulação de todos os cálculos para conferência e correção;
- cálculo de participação nos lucros e resultados com os seus respectivos encargos;
- provisão de pagamentos de 13º salário, férias, participação nos lucros, entre outros movimentos de forma resumida ou detalhada;
- envio do eSocial de forma simplificada, com validação de cadastro e processamento ágil.
Folha de ponto online
A folha de ponto online serve para tornar as marcações de pontos da administradora mais práticas e precisas, trazendo facilidades ao Departamento de Recursos Humanos e aos colaboradores.
Ele funciona modo automatizado por conta do seu banco de dados e suas principais aplicações são:
- geolocalização do ponto;
- validações biométricas;
- relatórios rápidos de banco de horas;
- ajustes práticos;
- planejamento de férias;
- criação de escalas;
- permissões de acesso.
Tudo isso, além de ser 100% online e 100% seguro.
Aplicativo para inspeção predial
O aplicativo para inspeção predial serve para realizar vistorias com agilidade, economia e segurança!
Com ele, você transforma processos longos e burocráticos em poucas horas de trabalho, pois o sistema é totalmente personalizável para diferentes segmentos. Logo, é possível:
- ter acesso às informações 24 horas por dia, 7 dias da semana, de onde estiver e de qualquer dispositivo;
- ter acesso a todas as vistorias em apenas um espaço, sem precisar realizar anotações em papéis ou planilhas;
- realizar vistorias rápidas sem precisar digitalizar ou deslocar para a entrega dos relatórios;
- personalizar o sistema de acordo com sua necessidade.
Ferramenta para realizar assembleia virtual
Esta ferramenta oferece assembleia virtual e automatiza todo o seu processo, desde o envio de notificações até aata após as reuniões. Sendo assim, você consegue organizar assembleias sem sair de casa por meio de videoconferências, aumentar o quórum das reuniões e confirmar presenças com a identificação de adimplentes.
Gestão e digitalização de documentos
De um tempo para cá, tudo vem se tornando digital, e com a parte de documentos da empresa não é diferente.
Por isso, a ferramenta de gestão e digitalização de documentos existe. Com ela, você não precisa imprimir nenhum papel, tem maior segurança de armazenamento e pode acessar os arquivos a hora que quiser e de onde estiver.
Além disso, seu negócio tem vantagens como:
- rapidez na conferência de documentos e prestação de contas;
- redução de custos com aquisição de armários, caixas e espaço físico para organização de documentos;
- redução do risco de extravio no transporte e arquivamento das pastas;
- redução de custos com cópias de documentos;
- diminuição de impressões e otimização de tempo e recursos financeiros.
Ferramentas para organização de tarefas das administradoras
Organizar, delegar e fazer uma boa gestão de tarefas é muito importante para uma administradora, em especial aquelas que precisam administrar vários condomínios ao mesmo tempo.
É necessário organizar, por exemplo, o controle das demandas dos síndicos, os prazos para prestação de contas, o acompanhamento das manutenções e a gestão de equipes internas.
Ferramentas voltadas para a organização e gestão de tarefas evitam falhas e esquecimentos e garantem a visibilidade total das operações. São elas:
Trello
O Trello é uma plataforma Freemium (gratuita, mas seu upgrade é pago) de gerenciamento de projetos bastante intuitiva e simples. Ela é usada para que o responsável pelo departamento consiga ter uma visão geral sobre o andamento das tarefas, bem como garantir que tudo esteja ocorrendo bem.
Evernote
O Evernote é um software que permite a centralização de anotações sobre um projeto, tarefa ou qualquer outro assunto. Ele é muito usado para a organização de profissionais que estão trabalhando em um projeto juntos.
Ferramentas para gestão financeira de condomínios
A gestão financeira é indispensável para administradoras, que precisam de transparência nas prestações de contas, conformidade com obrigações fiscais e trabalhistas, redução de inadimplência e controle de múltiplas contas bancárias.
Nesse sentido, ferramentas que facilitem esse processo são aliados para a credibilidade da administradora perante síndicos e moradores. Algumas das mais indicadas são:
Group Condomínios
O Group Condomínios é um sistema completo e seguro de gestão financeira desenvolvido para garantir que todos os processos internos sejam efetivos.
Com ele, você tem controle financeiro prático e consegue gerenciar com tranquilidade todas as contas a pagar e receber e fazer a integração bancária, facilitando a previsão orçamentária do período.
Além disso, a ferramenta oferece também suporte jurídico, já que por meio dela é possível gerar guias e arquivos para a entrega adequada das exigências legais, como GPS, DARF e EFD-Reinf.
Group Contábil
O Group Contábil é um excelente software para tornar mais simples os processos contábeis na gestão da sua empresa! Por meio dele, você elimina qualquer eventual retrabalho e cumpre suas obrigações fiscais e administrativas sem esforço! Seus principais recursos são:
- geração de SPED, ECD e ECF;
- lançamentos contábeis (manual, em lote ou automático);
- depreciação contábil automática;
- aprovação de lançamentos manuais.
Gestão de conta Pool
De forma simples, a conta Pool é um “tipo de conta” que concentra receitas de diferentes condomínios geridos por uma administradora. Com ela, é possível ter a simplificação de processos bancários porque as transações passam a ser responsabilidade da própria administradora.
Outra vantagem é que essa estratégia pode ser usada para reduzir as contas do condomínio e garantir maior agilidade nas operações.
Conta digital
O Conta Digital Group simplifica a sua gestão interna e ainda garante total segurança nas transações financeiras, centralizando todas as informações dentro do sistema.
O software leva o gerenciamento do seu condomínio para o próximo nível com os seguintes recursos:
- automação bancária;
- inteligência artificial para atendimento;
- envio de cobranças por e-mail;
- pasta de prestação de contas completa;
- dashboard dinâmico.
A importância das ferramentas para administradoras de condomínios em uma gestão mais profissional
A escolha das ferramentas para administradoras de condomínios certas é o divisor de águas entre uma administradora estagnada e uma operação que escala com lucratividade e controle.
A tecnologia é capaz de reduzir burocracia, retrabalho e dependência de processos manuais, liberando a equipe para decisões estratégicas e relacionamento com clientes.
Para que isso seja possível, porém, é preciso buscar sistemas especializados em gestão condominial, como o Group Condomínios, que auxilia na organização, na produtividade e na profissionalização da administradora.
Quer saber como essa ferramenta pode melhorar sua gestão e a rotina da sua administradora? Então conheça todos os diferenciais do Group Condomínios!
Perguntas frequentes sobre ferramentas para administradoras de condomínios
Ainda permanece com dúvidas sobre as ferramentas para administradoras que listamos aqui? Então veja se estão respondidas abaixo.
Quando a administradora gerencia muitos condomínios e/ou sofre com inadimplência acima de 5%. Também vale a pena quando a administradora conta com processos manuais que consomem mais de 20 horas semanais.
Sim, ferramentas para administradoras de condomínios substituem efetivamente planilhas e controles manuais, centralizando dados em plataformas integradas que automatizam finanças, manutenções e comunicações.
Um dos softwares de gestão de condomínios mais respeitados e confiáveis no mercado é o Group Condomínios, que permite automatizar tarefas, reduzir erros operacionais e modernizar a gestão.
