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12 de abril de 2018

Como organizar e automatizar a prestação de contas do condomínio?

A prestação de contas do condomínio, geralmente apresenta pelo síndico, deve ser preparada com antecedência para evitar contratempos e manter a transparência junto aos condôminos.
Essa transparência, inclusive, é apontada com um fator primordial para a boa convivência entre os moradores. Seja o condomínio residencial ou empresarial, de pequeno, médio ou grande porte, a prestação de contas pode e deve ser uma atividade mais leve para os gestores condominiais. Veja, a seguir, como se organizar para uma prestação de contas impecável e noites de sono mais tranquilas!

A prestação de contas condominial é regida pelo artigo 1348, parágrafo VIII, do Código Civil e o Conselho Fiscal é regido pela lei 4591 de 1994. É importante compreender que o conselho fiscal deve auxiliar o síndico a solucionar as demandas do condomínio.

Documentos necessários

A prestação de contas pode ser mensal e anual, durante as assembleias do condomínio facilitando assim o entendimento das movimentações financeiras e fiscalização desses processos. A seguir, são listados os principais documentos que constituem a prestação de contas:

1- Orçamento

Trata-se do relatório do orçamento de gastos e receitas planejado para o início do mês/ano. Caso os gastos/recebimentos do período tenham sido acima ou abaixo do previsto, é preciso esclarecer os condôminos do contexto.

2- Receitas

Esse relatório é composto pelas taxas condominiais (adimplentes e inadimplentes) e pelo aluguel de espaços em comum (salão de festas, por exemplo).

3- Despesas

Esse relatório deve ser divido em três etapas: despesas fixas (funcionários, por exemplo), despesas variáveis (luz dos corredores, por exemplo) e despesas extras (manutenção de portão eletrônico, por exemplo).

4- Balancete

Esse relatório apresenta a diferença entre receita e despesa, o que gera o saldo do mês e o saldo total (cumulativo dos meses anteriores).

5- Inadimplência

Os condôminos inadimplentes não devem ser expostos. Esse relatório comunica a porcentagem de inadimplência, os impactos gerados para o condomínio e as ações a serem tomadas para diminuir a falta de pagamento.

Para a prestação de contas é necessário que todos os documentos, originais, comprobatórios das receitas e das despesas sejam arquivados. Caso algum condômino queira ter acesso a esses documentos, isso deve ocorrer na própria assembleia, quando se tratar dos originais.

Apresentação da prestação de contas

Planejar a apresentação da prestação de conta é essencial para que as informações sejam transmitidas de forma clara e fluida, evitando possíveis dúvidas e insatisfações. Esse planejamento tende a aumentar a confiança e o respeito dispensados ao trabalho realizado pelo síndico.

A apresentação deve seguir uma sequência lógica, com o intuito de facilitar a absorção dos dados pelos condôminos. Geralmente, apresenta-se o balancete, em seguida, as receitas, as despesas e para finalizar, os inadimplentes. É comum que os síndicos usem pastas para arquivar os recibos e os relatórios, com espaços reservados para comentários dos condôminos.

Alguns dias antes da assembleia, monte um roteiro para a apresentação da prestação de contas; prepare o material de apoio a ser entregue aos condôminos (cópias dos recibos e relatórios) e deixe claro que os documentos originais podem ser consultados durante a reunião. Todo esse planejamento facilita a aprovação!

A praticidade dos softwares para gestão condominial

A era digital, atual, tem possibilitado uma gestão mais dinâmica, prática e eficaz para síndicos e administradores condominiais. Os softwares de gestão, em suas versões para desktop e dispositivos móveis (tablets e smartphones), permitem o controle do fluxo de caixa, com o acompanhamento do faturamento, pagamentos, cobranças (com geração de boletos), contas a pagar, contas a receber, dentre outros. Assim, a prestação de contas é gerada de forma automática, com gráficos de qualidade, emissão de recibos, histórico financeiro, controle de cheques e contas a pagar.

O controle financeiro assusta muitos síndicos, principalmente aqueles que não são contadores e/ou administradores. Com os softwares de gestão condominial, todas as angústias terminaram… Ferramentas necessárias, para uma gestão de qualidade, passam a ser acessíveis por um simples toque no smartphone. O seu condomínio já conta com essa tecnologia? As noites mal dormidas, devido às preocupações com a prestação de contas, ficarão no passado!

Conheça o Condomínio21! Esse software foi desenvolvido pela Group Software, empresa líder no mercado de gestão de propriedades, com vinte anos de experiência e atuação em mais de 250 cidades brasileiras. Entregando tecnologia de ponta, a Group Software está atenta às demandas reais de síndicos e gestores condominiais, com o intuito de tornar ainda melhor a experiência de uso dos seus softwares.

O Condomínio21, além de ofertar todos os benefícios citados anteriormente, disponibiliza acesso por grupos (facilitando o acesso às informações por parte dos condôminos); gestão de comunicados (envio de e-mails); pagamento eletrônico de boletos, impostos e salário de funcionários; auditoria avançada, dentre outros.

Conheça agora, o Condomínio21 e permita que a prestação de contas do seu condomínio entre no ritmo da era digital! O seu condomínio e você merecem o melhor.


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