Tudo sobre a administração de condomínios

Administração de condomínios: guia completo

A administração de condomínios é um assunto extenso e repleto de detalhes e particularidades. Por isso, para que a gestão condominial tenha sucesso, é preciso ter conhecimento de diversas áreas que compõem o empreendimento.
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Índice

A administração de condomínios é uma tarefa difícil de executar. Para isso, o gestor responsável deve estar por dentro de tudo ao seu redor, além de conhecer sobre os mais diversos temas.

Isso porque, para gerir um condomínio, existem várias questões burocráticas, financeiras, legislativas e de convivência que devem ser mantidas em dia.

Considerando as dificuldades e a relevância do papel do gestor de condomínios, vamos aprofundar em tudo o que você precisa saber sobre todo o universo da administração de condomínios.

O que é administração de condomínio?

A administração do condomínio deve ser levada em conta como a de qualquer outra empresa. Logo, para administrá-lo, é preciso considerar as seguintes questões:

Além dessas, existem várias outras questões que regem o dia a dia condominial e fazem o empreendimento sobreviver de forma saudável.

Contudo, antes de nos aprofundarmos neles, é importante destacar que administração de condomínios pode ser feita de forma autônoma (por membros do condomínios em si) ou por terceiros. No segundo caso estamos nos referindo às administradoras.

Vamos entender suas diferenças.

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A diferença entre Administradora e Autogestão

A administração de condomínios pode sim ser feita apenas pelos condôminos, caso sejam capazes. Nessa situação chamamos a administração condominial de autogestão.

Os condomínios que seguem esse modelo administrativo também podem contratar profissionais específicos, como por exemplo, para assumir tarefas jurídicas ou até mesmo uma equipe dedicada.

Por outro lado, o condomínio também pode contratar uma pessoa jurídica para fazer a gestão. É nesse caso que entram as administradoras de condomínio.

Tratam-se de empresas que oferecem o serviço de gestão para um ou até vários condomínios. Além de prestarem o serviço, parte da proposta de valor dessas empresas também é o apoio tecnológico para facilitar questões diárias do dia a dia condominial.

Como funciona a gestão de um condomínio?

A gestão ou administração de condomínios tem como princípio a forte relação entre administradora e síndico, bem como a distribuição de responsabilidade entre eles.

Sendo assim, para uma gestão ser bem sucedida, é preciso estar bem claro a função de cada uma dessas figuras.

O papel da Administradora de Condomínios

A especialidade, bem como o foco da administradora é em auxiliar o condomínio por meio do síndico.

Para isso, a administradora assume as demandas contábeis, jurídicas, administrativas e de gestão de pessoas do condomínio.

Outro papel importante da administradora é o apoio tecnológico. Isso significa que a prestadora de serviço pode e deve trabalhar com soluções digitais que otimizem o dia a dia do condomínio.

Não só pensando em gestão, essas tecnologias também devem ser pensadas nas tarefas do síndico e no cotidiano dos moradores e condôminos.

Por fim, a administradora de condomínios também deve prestar orientação, principalmente ao síndico. Isso porque, com sua vasta experiência, baseada em seus diversos clientes e tempo de mercado, a administradora detém maior conhecimento da administração de condomínios.

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O papel do Síndico de Condomínio

O síndico é uma das figuras mais importantes do condomínio. Isso porque, além de suas demais funções, ele é a ponte que conecta a administradora ao empreendimento.

No mais, o síndico é uma figura que consegue enxergar mais de perto o condomínio, sendo capaz de atender às questões internas.

Dentre elas, uma de suma importância são as assembleias de condomínio. Esse é um procedimento muito comum em qualquer empreendimento do segmento. Considerando isso, o síndico é responsável por convocá-la e conduzi-la.

As assembleias são responsáveis por definir as questões mais importantes do condomínio, principalmente associadas à boa convivência no ambiente condominial, como a prestação de contas e o Regimento Interno.

O síndico também é responsável pela mediação de conflitos no condomínio, algo que muitas vezes pode ser resolvido por meio da assembleia.

Vale lembrar que, advertência, multas e acionamento de autoridades podem ser recursos usados pelo síndico para suprimir tais conflitos. Contúdo, o síndico deve agir da forma mostrada na imagem abaixo.

Infográfico de procedimento de advertência e multa, responsabilidade do síndico na administração de condomínios.

A relação entre administradora e síndico

Como mencionamos anteriormente, grande parte da função da administradora é auxiliar o síndico. Por isso, a relação entre eles começa na seguinte questão: o que a administradora pode oferecer para ajudar o síndico a realizar suas tarefas?

Um exemplo bem claro é em relação a prestação de contas do condomínio. Esse por sua vez é um processo importantíssimo que requer esforço de ambas as partes.

Isso porque, uma vez contratada para fazer a administração de condomínios, a administradora é confiada com a gestão do capital daquele empreendimento.

Dessa forma, a administradora deve fazer a sua prestação de contas que será repassada aos condôminos pelo síndico. Além disso, a prestação de contas é feita por meio de assembleia, previamente esclarecida como responsabilidade do síndico.

Seguindo a lógica, ficou claro que, parte importante da tarefa do síndico é a realização de assembleias. Pensando nisso, uma forma que a administradora pode ajudar é oferecendo uma plataforma para a realização de assembleia online por meio de um sistema para condomínios, bem como orientações de como realizar sua convocação e pauta.

Tela de aplicativo para administração de condomínios

Em casos de conflitos, a administradora, com seu extenso conhecimento jurídico, pode orientar o síndico de qual a melhor forma de abordar cada caso. 

Por meio desses exemplos, fica claro o fluxo do ciclo de responsabilidades entre síndico e administradora.

Quais são as particularidades da gestão financeira em condomínio?

Citamos no início deste conteúdo que a administração de condomínios deve ser tratada como a de qualquer empresa. Contudo, por ser um negócio diferente, existem algumas particularidades, incluindo em sua gestão financeira.

A primeira delas é a distribuição de despesas ordinárias e extraordinárias.

Ambas despesas se referem às obrigações envolvendo a propriedade que devem ser pagas.

Na administração de condomínios, as despesas consideradas ordinárias são os gastos rotineiros, como por exemplo, para a manutenção do condomínio.

Por outro lado, as despesas extraordinárias são aquelas provenientes de imprevistos, como por exemplo, reformas.

Outro detalhe importante da gestão financeira do condomínio é a execução da previsão orçamentária. Como o próprio nome diz, trata-se de uma previsão dos gastos mensais que o condomínio terá ao longo do ano.

A previsão orçamentária permite um melhor controle de gastos evitando prejuízos. Além disso, o documento também será uma base importante para a prestação de contas.

Como lidar com a inadimplência condominial?

A inadimplência é algo tão cheio de particularidades na administração de condomínios que devemos tratá-la em um tópico dedicado.

Como é de conhecimento comum, a receita da gestão condominial vem da taxa de condomínio paga pelos condôminos. Contudo, existem aqueles que não realizam esse pagamento na data devida, tornando-se inadimplentes e prejudicando o controle financeiro do empreendimento.

Essa é uma dor de cabeça que a gestão de qualquer condomínio enfrenta. Isso porque, por mais que seja algo possível de ser reduzido e, até certo ponto, controlável, a inadimplência sempre será inevitável.

Considerando isso, existem algumas práticas, costumes e, principalmente, tecnologias capazes de reduzir a recorrência de condôminos inadimplentes.

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O que é a Convenção de Condomínio? E o Regimento Interno?

Viver em condomínio significa viver em comunidade, dessa forma, é natural que ocorra conflitos e desavenças.

Sendo assim, visando promover uma convivência mais amigável e evitar tais conflitos, regras precisam ser estabelecidas. Para tanto, é preciso entender os fundamentos do Código Civil em condomínio, bem como, o Regimento Interno e a Convenção.

O Código Civil estabelece regras mínimas para a sociedade em nível nacional. Enquanto isso, a Convenção de Condomínio e o Regimento Interno são diretrizes internas e particulares de cada condomínio, mas, ainda assim, se mantêm alinhadas com o Código Civil.

Concluindo então, ambos documentos condominiais se resumem à regras internas visando a melhor convivência do condomínio. Isso inclui desde os limites impostos sobre animais em condomínio e sobre os limites sonoros, até alguns direitos e deveres dos condôminos.

A grande diferença entres esses dois instrumentos é que a Convenção de Condomínio é um documento jurídico obrigatório e assegurado pela lei. Já o Regimento Interno é utilizado por condomínios maiores que necessitam regulamentar de forma mais específica o uso de uma área comum, por exemplo.

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Direitos e deveres dos condôminos

Por mais que possam ser estabelecidos pelo Regimento Interno e, principalmente, pela Convenção, existem direitos e deveres dos condôminos que são regulamentados pela lei.

Para a administração de condomínios, é preciso entender a fundo, por exemplo, os artigos 1314 ao 1322, além dos artigos 1335 e 1336 do Código Civil. Isso porque, são neles que estão elencados os direitos e deveres dos condôminos.

Qual a importância das Assembleias de Condomínio?

Assunto que já foi muito tocado ao longo do texto, as assembleias são processos importantes da administração de condomínios.

Somente por meio delas que diversas decisões cruciais podem ser tomadas. Inclusive considerando que várias medidas só têm validade jurídica quando definidas por meio de um quórum específico na assembleia.

De responsabilidade do síndico e otimizada pela administradora, as assembleias de condomínio existem para tornar o ambiente condominial mais transparente e democrático.

Para isso, nelas são abordadas questões como:

  • Prestação de contas;
  • Previsão orçamentária;
  • Resolução de conflitos;
  • Tomadas de decisão;
  • Discussão ou elaboração do Regimento Interno e/ou Convenção de Condomínio;
  • Implementação de novas tecnologias;
  • Eleição de síndico e muito mais.

Para entender melhor o objetivo de cada assembleia convocada, foi criada uma classificação entre elas. Estas são distribuídas em duas categorias e são conhecidas como Assembleia Ordinária e Assembleia Extraordinária. Entenda melhor a diferença.

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Como a segurança condominial faz parte da gestão?

Por estarmos tratando de um modelo de negócio baseado no espaço de moradia daqueles que lá vivem, a segurança é um critério importante para a administração de condomínios.

Para isso, antes de tudo é indicado um seguro de condomínio, até porque, o seguro predial é obrigação de qualquer ambiente condominial. Sendo assim, a administradora deve contribuir para a segurança escolhendo qual a modalidade que mais se adequa às particularidades de cada cliente.

Além disso, a tecnologia é uma aliada de alto valor no quesito de segurança. 

Como falamos antes, a administradora pode auxiliar o condomínio por meio de soluções tecnológicas. Uma delas que podemos mencionar e que agrega valor à segurança é um aplicativo para condomínios.

Por meio de um aplicativo como esse, os condôminos terão total controle do tráfego de visitas na portaria, bem como um canal de comunicação aberto entre outros condôminos e funcionários.

Ainda no meio tecnológico, outra solução que visa otimizar a segurança condominial é a portaria remota. Seu objetivo principal é isolar o porteiro em um ambiente afastado do condomínio, dando a ele controle de interfones, câmeras e travas elétricas.

A ideia é erradicar a possibilidade do porteiro ser ameaçado a ponto de liberar o acesso de um intruso.

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A diferença entre Assembleia Ordinária e Assembleia Extraordinária

É preciso entender as diferenças entre as modalidades de assembleias e suas particularidades. Isso porque, além de cada uma ter sua finalidade, elas também necessitam de abordagens diferentes. Vamos explicar.

A Assembleia Ordinária é aquela realizada uma vez ao ano e, de acordo com o artigo 1350 do Código Civil, o síndico deve realizar sua convocação. Contudo, o Código Civil permite algumas flexibilidades caso o síndico não convocá-la.

Nessa assembleia, normalmente é discutido questões imprescindíveis para a administração de condomínios, como:

Por outro lado, a Assembleia Extraordinária pode ser convocada a qualquer momento tanto pelo síndico como por ¼ dos condôminos, como dita o Artigo 1355 do Código Civil.

Sendo assim, as assembleias extraordinárias são convocadas para discutir demandas mais urgentes, como reformas e problemas relacionados a segurança. 

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Como funciona a prestação de contas do condomínio?

Como falamos antes, a receita da administração de condomínios vem da taxa condominial paga pelos condôminos. Isso significa que, fazer a gestão financeira de um condomínio é, acima de tudo, controlar o dinheiro das pessoas que lá vivem.

Dessa forma, para evitar uma gestão de má índole que faz o mal uso desse dinheiro, foi criada a Prestação de Contas em condomínio. Este processo serve para a administradora dar satisfação aos condôminos sobre o uso de seu dinheiro.

Obrigatória de acordo com o artigo 1.348 do Código Civil, a Prestação de Contas ocorre por meio da Assembleia Ordinária convocada pelo síndico.

Sendo assim, o síndico deve apresentar documentos e relatórios relevantes que indicam como foram os gastos condominiais anuais. Dentre eles, a Previsão Orçamentária será bom parâmetro para o controle de gastos.

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Como a tecnologia pode lhe ajudar?

Destacamos novamente que parte da função da administradora é oferecer suporte tecnológico, por isso, é importante conhecer como a tecnologia pode ajudar na administração de condomínios.

Deve-se ter em mente que a tecnologia não serve apenas para ajudar com processos administrativos, mas também com tudo que já foi falado até aqui.

Ou seja, para a administração de condomínios, existem soluções tecnológicas que podem contribuir para a comunicação, segurança, comodidade, convivência e muito mais.

Tais soluções podem ser oferecidas pela administradora por meio de um sistema ou aplicativo para condomínio. Entenda!

Aplicativo para condomínio

Além do software, a administração de condomínios pode contar com a ajuda de um aplicativo.

Este por sua vez, é capaz de prover diversas vantagens para questões mais internas do condomínio. Isto é, aquelas diretamente associadas ao dia a dia dos moradores.

Por meio do app, os condôminos terão uma melhor visão do que está acontecendo no ambiente condominial. Sendo assim, eles terão um melhor controle do tráfego de visitas nas portarias, bem como, da reserva de espaços comuns.

Tela de aplicativo para administração de condomínios.

Fora isso, o aplicativo para condomínios deve ser capaz de oferecer um canal de comunicação aberto, como se fosse uma rede social interna. Dessa forma, os condôminos, o síndico e os colaboradores poderão comunicar entre si de forma clara e rápida.

Já para a administração de condomínios em si, o app também é relevante por oferecer uma Inteligência Artificial para atendimento. Essa tecnologia permite um canal de comunicação automatizado que funciona 24 horas por dia, possibilitando uma redução de até 80% na demanda de atendimentos.

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Sistema para administradora de condomínios

Existem opções de software para administração de condomínios que certamente podem agregar para todos os processos de gestão financeira.

Desde um dashboard estratégico em que é centralizado as demais responsabilidades financeiras, até uma ferramenta de BI (Business Intelligence) com metas e indicadores, o sistema otimiza todo o controle financeiro.

Além disso, uma das grandes virtudes de uma solução como essa são as automatizações de processos.

Isto é, a capacidade que a tecnologia tem de assumir demandas morosas e rotineiras e executá-las de forma automatizada. Um exemplo seria a programação automática de cobrança e alertas que, além de eliminar o esforço da tarefa, também contribui para a redução da inadimplência.

Isso tudo significa que o software concilia a automatização de processos com a centralização de tarefas e a acessibilidade por meio de qualquer dispositivo (caso seja possível operá-lo em nuvem).

Com isso, a gestão terá uma redução de custo, uma redução de erros e por consequência retrabalhos e, uma maior eficiência na execução de responsabilidades rotineiras.

Pensando nessa solução, separamos no banner abaixo tudo o que você deve saber sobre software para administradoras de condomínios.

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