Aprenda a elaborar uma previsão orçamentária eficiente para seu condomínio. Descubra as melhores práticas, evite problemas financeiros e garanta uma gestão transparente com nossas dicas especializadas.
A previsão orçamentária é uma peça-chave para a saúde financeira dos condomínios. Afinal, é uma ferramenta que permite estimar, com antecedência, as receitas e despesas necessárias para o próximo ano.
A elaboração anual da previsão orçamentária é, inclusive, obrigatória segundo o Código Civil. No entanto, para além disso, é essencial para garantir uma gestão transparente e organizada, assegurando que o condomínio atenda a todas as suas necessidades financeiras sem surpresas.
Quando bem-estruturada, a previsão orçamentária ajuda a garantir a manutenção e valorização do patrimônio e a redução de conflitos entre os condôminos, além de contribuir para a reputação da gestão.
Para saber tudo sobre a previsão orçamentária, é só continuar lendo!
Fundamentos da previsão orçamentária
Planejar as finanças de um condomínio é essencial para manter sua saúde financeira e garantir uma gestão eficiente. Nesse sentido, a previsão orçamentária é o principal instrumento para isso, pois fornece uma base para todas as decisões financeiras do condomínio ao longo do ano.
Quando realizada de forma atenta e cuidadosa, a previsão permite que gestores e condôminos tenham uma visão clara da situação financeira do condomínio. Assim, a gestão fica mais transparente e é possível evitar imprevistos.
Por que fazer uma previsão orçamentária?
A previsão orçamentária é fundamental para assegurar que o condomínio disponha de recursos para cumprir suas obrigações sem comprometer o equilíbrio financeiro.
Por exemplo, esse planejamento ajuda a manter em dia o pagamento de despesas como contas de energia e água, manutenção de áreas comuns, salário de funcionários e outras obrigações.
Além disso, a previsão orçamentária auxilia na criação de um fundo de reserva para cobrir gastos extraordinários, reduzindo o risco de cobranças adicionais aos condôminos ao longo do ano.
Bases legais e normativas
Para além de sua importância para a gestão do condomínio, a elaboração previsão orçamentária também está prevista no principal ordenamento legal para condomínios: o Código Civil.
Veja o que diz o artigo 1.348 do CC:
Compete ao síndico:
(...)
VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
Além disso, o artigo 1.350 também menciona o orçamento anual do condomínio. Ele diz:
Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
Em outras palavras, isso significa que o síndico tem a obrigação de elaborar o orçamento anual do condomínio e, ainda, submetê-lo à aprovação dos condôminos na Assembleia Geral Ordinária (AGO).
Como elaborar um planejamento financeiro eficaz
Para elaborar uma previsão orçamentária eficaz para condomínios, seguir alguns passos pode ajudar. A seguir, organizamos um caminho para a criação desse documento.
1. Análise do histórico financeiro
O primeiro passo é revisar o histórico financeiro do condomínio para identificar padrões, compreender as despesas e receitas e identificar onde estão os principais gastos.
Com esse diagnóstico, fica mais fácil fazer estimativas mais precisas para o próximo exercício.
2. Identificação das despesas fixas e variáveis
Mapeie todas as despesas fixas e variáveis do condomínio.
As despesas fixas são aquelas que se repetem mensalmente, enquanto as variáveis podem mudar de acordo com o uso de serviços ou produtos. Por exemplo, alguns custos fixos são: manutenção periódica dos elevadores, serviços de jardinagem e manutenção das caixas d’água. Já como custos variáveis, pode-se citar eventos ocasionais ou reformas.
Esse mapeamento ajuda a ter uma visão clara dos compromissos financeiros do condomínio.
3. Criação de metas e melhorias
Caso o condomínio tenha como objetivo realizar alguma melhoria ou investimento, esse é o momento de incluí-lo no planejamento.
Por exemplo, pode ser o caso da criação de uma área de lazer, da expansão da garagem ou da reforma da piscina.
4. Definição do fundo de reserva
Também é essencial definir um fundo de reserva adequado para emergências e imprevistos.
Essa reserva financeira é o que vai garantir a estabilidade financeira do condomínio em situações inesperadas e emergências.
5. Cálculo das receitas do condomínio
Da mesma forma que as contas a pagar, também é necessário prever as contas a receber ao longo do ano no condomínio.
Nesse campo, entra a arrecadação das taxas condominiais e outros valores que o condomínio pode receber pelo aluguel de áreas comuns, por exemplo.
É importante que a taxa condominial seja ajustada de acordo com as necessidades orçamentárias do condomínio e sempre de forma transparente.
6. Considere a inadimplência
Infelizmente, a inadimplência é uma realidade na maior parte dos condomínios. Por isso, é essencial considerar uma taxa de inadimplência ao realizar a previsão orçamentária.
7. Apresentação e aprovação em assembleia da previsão orçamentária
Por fim, o último passo é a apresentação e aprovação da previsão orçamentária em assembleia, conforme o Código Civil.
Nesse momento, a transparência é essencial, para que todos os condôminos possam entender para onde o seu dinheiro está indo e como está a saúde financeira do condomínio.
E se a previsão orçamentária “furar”?
Essa é uma situação muito delicada para a gestão do condomínio, mas pode acontecer. No entanto, existem formas de lidar com isso. Veja a seguir!
A temida assembleia extraordinária
Não adianta tentar contornar a situação por fora: honestidade e transparência são fundamentais para que o condomínio possa se reerguer. Agir da forma mais rápida possível e evitar mascarar ou exagerar os fatos são os segredos para contornar momentos de crise.
Nesse sentido, a atitude que melhor se encaixa à maioria dos casos é convocar uma assembleia para reforço de capital.
Vale lembrar: verifique a convenção do condomínio, caso possua. Em alguns casos, o documento autoriza a arrecadação de capital extra até um certo valor, sem necessidade de convocação de assembleia.
Com o aval do conselho, a medida pode ser tomada por meio de uma carta aos condôminos e esclarecida em uma reunião posterior.
Elabore possíveis soluções antes de convocar a assembleia
A primeira atitude é fazer uma revisão financeira detalhada. Reúna informações a respeito da situação financeira, bancária, tributária, números relativos a receitas e despesas. Se a situação estiver relacionada a inadimplência, certifique-se de notificar os devedores.
Depois, identifique nos atos administrativos dos últimos seis meses os erros e acertos da gestão. Assim, você pode elaborar o esboço de um novo planejamento, corrigindo aspectos relevantes para que o problema não volte a ocorrer.
Algumas medidas podem parecer antipáticas, mas são fundamentais para evitar desconfortos ainda maiores. Aumentar a taxa de condomínio ou promover redução de gastos pode ser a solução para evitar cortes de serviços básicos.
Informação é tudo
O melhor jeito de comprovar a validade das medidas adotadas, bem como garantir que o condomínio não foi lesado pelo síndico ou pela administradora, é ter informações registradas.
Estabelecer uma rotina de registros e organizar documentos de forma inteligente é fundamental para que medidas de caráter urgente não se tornem um transtorno ainda maior para a administração.
Tecnologias a favor da gestão orçamentária
A tecnologia está avançando cada vez mais rápido, e é claro que a gestão orçamentária do condomínio não fica de fora das inovações.
Hoje em dia, existem diversas soluções que permitem maior precisão e agilidade, facilitando o trabalho de administradoras e síndicos, que ganham maior controle financeiro e uma visão mais clara das finanças do condomínio.
Software de gestão condominial
Nesse sentido, um software especializado pode ser a solução para identificar e organizar o orçamento em condomínios. Por exemplo, o Group Condomínios, da Group Software, pode ajudar a tornar o planejamento financeiro mais ágil e detalhado.
Com o Group Condomínios, administradores podem configurar o orçamento do ano seguinte com base nas projeções do ano anterior, aplicando um acréscimo inflacionário calculado automaticamente. Assim, ajustes podem ser feitos conforme necessário para garantir precisão e economia de tempo.
Além disso, a plataforma oferece recursos como resgate e comparação de previsões anteriores, dashboard interativo com indicadores financeiros e a opção de clonar orçamentos passados. Essa facilidade permite que administradoras acompanhem mensalmente as metas orçamentárias, reduzindo as chances de erro e garantindo uma visão completa da saúde financeira do condomínio.
Dessa forma, com uma solução como o Group Condomínios, os gestores ganham não apenas precisão nos números, mas também um suporte completo para a organização das finanças condominiais, permitindo que todo o processo seja mais estratégico e menos burocrático.
Aplicativo para condomínios
Como já falamos, a transparência é outro aspecto essencial de uma boa gestão financeira. Nesse sentido, aplicativos para condomínios, como o Group COM, surgem como a solução para simplificar a comunicação e aumentar a transparência.
Com funcionalidades como o envio de comunicados uma gestão completa de notificações, é possível manter todos os condôminos e moradores informados sobre a saúde financeira do condomínio de forma mais simples e segura.
Além disso, com o balancete interativo, é possível que todos tenham uma visão clara e acessível das informações financeiras do condomínio, obtendo as informações mais atualizadas.
Dessa forma, é possível aumentar a confiança na gestão do condomínio, o que facilita, inclusive, a aprovação da previsão orçamentária.
Implementando boas práticas para a sua previsão orçamentária
Conforme já exploramos, uma previsão orçamentária eficaz é essencial para uma gestão condominial sustentável.
Porém, para além da elaboração do documento, existem algumas boas práticas que podem ajudar a tornar todo o processo mais simples e eficaz.
Veja a seguir!
Transparência e comunicação
Manter uma comunicação clara com os condôminos é um aspecto essencial para a aceitação do orçamento e, claro, para aumentar a confiança dos moradores na gestão.
Nesse sentido, é importante manter todos informados sobre a saúde financeira do condomínio, seja via quadro de recados, cartazes, informativos ou notificações no aplicativo do condomínio.
Além disso, ao apresentar a previsão orçamentária em assembleia, é importante fazê-lo de forma clara e transparente, de forma que todos entendam para onde o dinheiro arrecadado está indo.
Nesse sentido, vale até mesmo enviar o documento antecipadamente, durante a convocação, para que os condôminos já cheguem à reunião cientes. Por fim, preparar-se para responder as dúvidas dos condôminos também é outra boa prática que pode tornar a apresentação mais simples.
Acompanhamento e ajustes
A previsão orçamentária não é um documento que deve ser entregue no início do ano e nunca mais mencionado — pelo contrário, deve ser acompanhada mês a mês.
Afinal, o síndico e a administradora não podem ser pegos de surpresa com as contas do condomínio.
É importante manter o acompanhamento de perto, para entender o que está e não está dando certo e, claro, como contornar caso haja algum problema.
Atenção à inadimplência
Por fim, outro ponto importante é a inadimplência. Manter o acompanhamento da previsão orçamentária também significa acompanhar de perto a taxa de inadimplência, para que o condomínio não fique no vermelho.
Geralmente, a quantidade de inadimplentes em condomínios fica entre 10% e 20%, mas é importante que a gestão se mantenha sempre atenta e trabalhe para reduzir essa taxa.
Para isso, é importante manter um diálogo saudável com os condôminos, com campanhas de conscientização sobre a importância do pagamento em dia e conversas amigáveis com os devedores.
Além disso, notificações da data de vencimento dos boletos e de cobrança, via aplicativo, também podem ajudar.
