Gestão de condomínios: boas práticas, tipos e como otimizar

A gestão de condomínios é uma atividade complexa que envolve organização financeira, administração de pessoas, manutenção predial e cumprimento da legislação. 

Seja em condomínios residenciais, comerciais ou mistos, garantir o bom funcionamento do espaço exige preparo, transparência e processos bem definidos.

O síndico, por exemplo, toma decisões e acompanha a contabilidade, a administradora oferece suporte técnico e financeiro, já a tecnologia automatiza processos, tornando a gestão mais ágil e segura.

Neste conteúdo, você vai entender o que é gestão condominial, os principais tipos de administração, quais são as atribuições do síndico e da administradora e boas práticas para manter a operação alinhada às necessidades dos moradores.

O que é gestão de condomínios?

A gestão de condomínios é o conjunto de práticas que envolvem a administração financeira, manutenção predial, comunicação com moradores e cumprimento de obrigações legais. 

Ela deve ser realizada por um síndico, que pode ou não contar com o apoio de uma administradora.

As funções da gestão de condomínios são bastante diversas, e algumas delas são, inclusive, citadas em legislações, como o Código Civil. Fazem parte das funções da gestão condominial:

• gestão das finanças — que incluem a conta bancária, a gestão da despesas e recebimentos etc;
• prestação de contas;
• elaboração da folha de pagamento dos funcionários;
• acompanhamento do pagamento dos encargos previdenciários;
• convocação de assembleias;
• garantir o cumprimento da convenção coletiva;
• mediação de conflitos;
• acompanhamento das manutenções periódicas;
• zelo pelas áreas comuns.

Quais são os tipos de gestão de condomínios?

O condomínio pode ter diferentes tipos de gestão: autogestão de condomínio, gestão com síndico profissional, autogestão assistida e gestão com administradora, e cabe aos condôminos escolher qual a melhor alternativa. 

O mais comum, e previsto no Código Civil, é que se tenha um síndico responsável pelas principais decisões. 

No entanto, essa estrutura de gestão pode ter diferentes configurações. Confira, nas próximas linhas, os modos mais comuns entre os empreendimentos.

Autogestão de condomínio

Nos condomínios que optam pela autogestão:

• os próprios moradores ficam responsáveis pela contabilidade e demais assuntos jurídicos;
• um condômino é eleito em assembleia como síndico e responde legalmente pelas decisões;
• essa modalidade é indicada apenas para condomínios de pequeno porte;
• alguns condomínios decidem oferecer remuneração ou bonificação ao síndico morador, mas isso não é obrigatório;
• o valor da remuneração, quando existe, pode variar e não há piso definido em lei.

Vantagens	Desvantagens
Redução de custos, já que não há contratação de empresa ou síndico profissional.	Pode gerar sobrecarga de responsabilidades para o síndico morador.
Maior proximidade na tomada de decisões,pois quem administra também mora no local.	Falta de experiência pode causar erros nas áreas contábil, jurídica e administrativa.
Flexibilidade na forma de gestão, adaptada à realidade do condomínio.	Maior risco de conflitos entre vizinhos devido a divergências de interesses.

Gestão com síndico profissional

O condomínio pode também contar com um síndico profissional, que é especialista nessa função e trabalha para uma empresa terceirizada ou atua como autônomo.

É uma pessoa experiente nos passos mais importantes para uma boa administração e que pode ser uma grande vantagem para conjuntos residenciais maiores.

Vantagens	Desvantagens
Gestão mais profissional, com experiência em legislação, finanças e administração.	Custo mais elevado em comparação à autogestão.
Redução de conflitos internos, já que o síndico não é morador.	Menor envolvimento com a rotina diária do condomínio.
Tomada de decisões mais ágil e embasada tecnicamente.	Pode gerar resistência de condôminos que preferem gestão feita por moradores.

Autogestão assistida

Outra alternativa é contar com assistência de uma empresa para fazer a gestão do condomínio. 

É considerada autogestão assistida quando o síndico morador aciona outros profissionais para dividir as funções, por exemplo, um contador que confira as contas do condomínio.

Vantagens	Desvantagens
Combina proximidade da autogestão com apoio técnico de especialistas.	Ainda pode sobrecarregar o síndico morador com muitas funções.
Reduz riscos de erros em áreas complexas, como contabilidade e legislação.	Custos intermediários: mais altos que a autogestão e menores que uma administradora.
Mais transparência e segurança nas decisões financeiras.	Dependência da qualidade dos profissionais contratados para apoio.

Gestão com administradora

Por fim, uma alternativa bastante interessante é contratar uma administradora para o condomínio. 

Trata-se de uma empresa que será responsável por todos os aspectos administrativos, respeitando a convenção de condomínio e a legislação vigente. 

Assim, o síndico tem a função de fiscalizar a ação da empresa contratada e de gerenciar as demais responsabilidades do local.

Vantagens	Desvantagens
Gestão completa e profissional, com suporte jurídico, contábil e administrativo.	Custo mais elevado para o condomínio.
Redução de riscos legais e administrativos.	Pode haver falta de personalização, já que a empresa segue padrões de gestão.
Mais praticidade para os moradores, que transferem a maior parte das responsabilidades.	Necessidade de fiscalização constante do síndico para evitar falhas ou abusos.

Quanto custa a gestão de um condomínio?

O valor da taxa de administração pode variar entre 3% e 7% do total arrecadado no mês, mas esse número não é fixo. 

Os custos condominiais dependem de alguns fatores:

• do tamanho do prédio;
• da quantidade de unidades;
• do nível de serviço contratado;
• do perfil dos moradores. 

Por isso, antes de fechar contrato, vale comparar orçamentos. 

Uma boa análise deve considerar não só o preço, mas também os serviços condominiais inclusos, como suporte jurídico, aplicativos e plataformas, emissão de boletos, relatórios financeiros e atendimento aos moradores. 

Assim, você garante que o orçamento do condomínio esteja alinhado às necessidades e que o contrato de administração ofereça transparência.

Veja também:

• Tipos de gestão condominial: conheça os 5 principais 
• 8 dicas de como administrar condomínios
• 3 estratégias para otimizar a auditoria de lojas
• O que é auditoria condominial e como fazer
• Auditoria em shopping: conheça os principais tipos

10 boas práticas para a gestão de condomínios

Para ter sucesso na gestão condominial é fundamental observar alguns cuidados. Por isso, listamos 10 boas práticas na administração condominial. Confira a seguir!

1. Informar-se

A tarefa de administrar condomínios pode ser bastante desafiadora, uma vez que envolve diversas atividades e frentes de trabalho.

Por isso, quem está à frente da gestão condominial — seja como síndico ou como administradora — deve buscar atualização constante:

• conteúdo disponível na internet, nosso blog, por exemplo, que está sempre atualizado com as novidades mais importantes; 
• eventos para acompanhar as demandas legais, operacionais e financeiras do setor;
• convenções da área com especialistas que trazem debates sobre tendências e boas práticas de gestão condominial.

Imagine que o condomínio precise adaptar o regulamento interno para atender a uma nova norma de acessibilidade. Um síndico informado saberá agir rapidamente, evitando multas e garantindo inclusão.

Preparar-se para o cargo é a primeira coisa a se fazer para garantir uma gestão de condomínios segura.

2. Montar um bom corpo de gestão

A gestão de condomínio tem mudado muito nos últimos dez anos. Hoje, profissionalismo é algo que faz parte da postura de grande parte das administrações. 

Por isso, é importante contar com um corpo de gestão realmente disposto a trabalhar e não só observar o trabalho realizado pelo síndico. 

• subsíndico e conselheiros devem fazer parte do corpo de gestão;
• o corpo deve se envolver ativamente, dando apoio e sugestões;
• mesmo quando o condomínio é gerido por uma administradora, o corpo deve estar presente;
• esse apoio contribui para decisões mais transparentes e uma gestão mais colaborativa.

Quando surge um orçamento para instalar câmeras de segurança, por exemplo, o corpo diretivo pode ajudar a analisar propostas e legitimar a decisão perante os moradores.

3. Contratar uma boa administradora

Como vimos, o síndico tem muitas funções. Ao elencar todas as obrigações legais de um síndico o resultado é impressionante: são 143 responsabilidades diferentes. 

Isso porque, hoje, as leis que regem condomínios se tornaram muito abrangentes, próximas às de empresas.

Por isso, em muitos condomínios, especialmente os de médio e grande porte, a gestão é realizada por uma administradora especializada, que assume funções operacionais, financeiras, jurídicas e logísticas.

Nesses casos, a administradora atua como um braço profissional da gestão, trazendo estrutura, processos padronizados e tecnologia para otimizar a rotina condominial.

A empresa pode oferecer ferramentas importantes para o serviço aos moradores, como:

• prestação de contas e contratos;
• acesso a atas;
• segunda via de boletos, entre outras.

Em caso de atraso no pagamento de fornecedores, por exemplo, a administradora pode acionar sistemas integrados de gestão financeira para evitar juros ou paralisações de serviços.

Vale ressaltar que, em comparação com o volume de arrecadação dos condomínios, o valor de contratação desse tipo de serviço costuma não chegar a 5% da verba disponível. 

Como esse será o principal fornecedor para a gestão, vale a pena considerar o investimento.

4. Contar com um departamento jurídico

Tudo que se resolve em um condomínio tem natureza jurídica:

• assembleias;
• envio de notificações;
• cobranças;
• contratos e atas. 

Os problemas jurídicos envolvendo condomínios também podem ser graves, especialmente se a pessoa que está à frente da administração não entender muito bem dos processos e acabar cometendo um erro.

Nesses casos, contar com uma assessoria jurídica à parte da administradora pode evitar grandes transtornos e prejuízos. Um profissional especializado em gestão de condomínios poderia analisar contratos e fazer as notificações.

Quando um morador inadimplente contesta judicialmente uma cobrança, por exemplo, o jurídico orienta sobre prazos e documentação necessária, evitando perda da ação.

5. Realizar auditorias

O que a administração de condomínios entendia como auditoria era um sistema antigo, em que as pastas de contas do condomínio circulavam entre os conselheiros. Esse “visto” não é suficiente.

Na prática, o que acontece é:

• conselheiros, normalmente, não têm o conhecimento técnico necessário para garantir que os números estejam corretos;
• suspeitas ou desavenças podem fazer com que seja necessário contratar uma auditoria investigativa;
• a auditoria investigativa é um serviço caro e que envolve muito transtorno.

Por isso, o ideal é contar com uma auditoria profissionalizada mensal, que tem valores muito inferiores aos da auditoria investigativa e fará toda a diferença na sua gestão condominial.

Uma vez por mês, as pastas são encaminhadas ao auditor, que dá seu parecer e sugere ajustes. 

Além disso, existem ferramentas de automação que puxam notas fiscais diretamente das bases nacionais e podem complementar a auditoria, reduzindo erros e agilizando o fechamento da pasta.

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Esse profissional também pode comparecer à assembleia de fechamento anual, apresentando seu parecer final e conferindo credibilidade à administração realizada.

6. Promover a comunicação

Colocar uma pessoa à frente do gerenciamento de um bem comum tem um propósito muito claro: facilitar a vida dos moradores. 

Pagando em dia e obedecendo às regras, eles esperam ter de volta o máximo de comodidade. Por isso, é importante prezar por uma comunicação bem-feita, que pode ser feita de algumas formas:

• utilizar um aplicativo para condomínios;
• elaborar um jornal;
• um comunicado quinzena;
• perfis atualizados nas redes sociais.

Os condôminos precisam ter as informações necessárias sem que precisem correr atrás. A dica é usar uma linguagem objetiva e acessível. 

Moradores bem informados tendem a gerar menos boatos e a solicitar menos do síndico.

7. Ter uma apólice de seguro

Na tentativa de reduzir o valor da taxa de condomínio e melhorar a imagem com os moradores, síndicos tendem a tentar economizar em tudo. Isso vale para a apólice de seguro condominial.

A verdade é que uma apólice mais barata, que cubra só o básico (incêndio, explosão, terremoto e queda de aeronave) não tem um valor significativamente mais baixo que uma versão mais completa. 

Na prática, incluir outras coberturas pode prevenir custos realmente altos em um eventual desastre durante o período de gestão condominial, como:

• responsabilidade civil;
• danos elétricos;
• danos hidráulicos;
• enchente. 

Imagine que uma infiltração causada por cano estourado gerou custos altos de reparo. Com cobertura adequada, a despesa é absorvida pelo seguro, evitando impactos significativos na taxa condominial ou no fundo de reserva.

8. Fazer uma boa gestão de contas e controle de inadimplência

Para um bom gerenciamento de condomínios, é necessário que o síndico ou a administradora consigam controlar as contas e a inadimplência dos moradores com um controle financeiro eficiente.

Para atingir uma boa gestão de contas, a administradora deve ter um setor específico para isso. Porém, essa área precisa estar bem alinhada a toda a empresa para se atingir um bom desempenho. 

Para obter sucesso com a gestão financeira de um condomínio, fique atento a esses itens:

• fluxo de caixa: é aqui que a administradora e o síndico terão o controle de todas as entradas e saídas de finanças do condomínio, podendo planejar os dias de pagamento e controlar os recebimentos para evitar prejuízos;
• contas a pagar: é necessário ter um controle sobre todas as despesas do condomínio, desde os gastos fixos mensais como contas de luz, água e gás, até o pagamento dos funcionários e serviços terceirizados;
• contas a receber: controle dos recebimentos dos condomínios pelo pagamento das taxas condominiais dos moradores. Esse monitoramento serve para identificar um ciclo das receitas e os vencimentos do boletos;
• controle de inadimplência: é preciso controlar a inadimplência, incentivando os moradores a não terem dívidas, e em caso de atraso, definir o momento e as ações corretas de cobrança.

9. Promover a mediação de conflitos

Em uma boa gestão de condomínios, é extremamente importante saber lidar com conflitos, já que eles são comuns quando pessoas com opiniões diferentes e costumes diversos convivem em um mesmo lugar.

Tanto o síndico do prédio quanto a administradora devem saber mediar os conflitos que possam surgir para manter uma boa convivência no condomínio. Sendo assim, é necessário:

• realizar reuniões ou conversas entre os moradores, para entender as opiniões diferentes;
• o mediador deve ser sempre ético, ouvindo todos os envolvidos da história e direcionando para uma decisão agradável para todos.

Quando dois moradores discutem sobre barulho após o horário permitido, por exemplo, o síndico pode organizar uma reunião, apresentar as regras internas e propor soluções que satisfaçam ambos.

Leia também: Lei do Silêncio: mitos e verdades sobre o assunto e barulho em condomínio

10. Usar um software para gestão de condomínios

Por fim, para se ter uma boa gestão condominial, é necessário automatizar os processos e tarefas que são executadas. 

Para isso, você pode contar com a ajuda de um software para gestão de condomínios. 

Essa ferramenta auxilia na gestão de tempo, que é um aspecto importante para aumentar a produtividade da administração.

O mercado já conta com diversas ferramentas que ajudam bastante na organização das suas tarefas. Essas tecnologias trazem muitos benefícios:

• possibilitam dividir o trabalho em equipes;
• registrar os controles financeiros da gestão condominial;
• diminuir o fluxo de trabalho;
• padronizar os processos;
• escolher o melhor método para se adaptar à administradora.

O Group Condomínios traz todos esses benefícios para a administradora e para o síndico. 

A ferramenta completa consegue diminuir o desperdício de tempo nas atividades e traz mais facilidades com relação à comunicação, à emissão de boletos, à reserva de espaços, entre outras possibilidades para o condomínio.

Como a tecnologia pode transformar a gestão de condomínios

A tecnologia condominial já faz parte da rotina de muitos prédios e traz mais eficiência para o dia a dia. 

Com uma solução digital para condomínios, como o Group Condomínios e o Group COM, várias tarefas manuais passam a ser automáticas e digitais, como por exemplo:

• cobrança automática das taxas, que reduz a inadimplência; 
• assembleia virtual, que facilita a participação dos moradores; 
• o checklist digital, que organiza as rotinas de manutenção; 
• comunicação via aplicativo, que aproxima síndico, administradora e condôminos em tempo real.

Na prática, adotar um software de gestão significa mais organização e menos dor de cabeça. É a inovação condominial aplicada para simplificar processos que antes eram lentos e burocráticos!

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Responsabilidades do síndico e da administradora na gestão de condomínios

De acordo com o Código Civil, o síndico responde legalmente pelo condomínio. Já a administradora atua como parceira de gestão. 

O síndico deve:

• convocar assembleias;
• representar o prédio em ações judiciais;
• zelar pelo cumprimento da convenção;
• prestar contas aos moradores.

E as funções da administradora são: 

• organizar a contabilidade;
• emitir boletos;
• acompanhar contratos de fornecedores;
• dar suporte na parte burocrática.

Ou seja, a responsabilidade legal recai sobre o síndico, enquanto a administradora facilita o dia a dia com a parte técnica e operacional. 

Saber diferenciar essas obrigações do síndico e da empresa evita ruídos na gestão.

Como melhorar a gestão de condomínios com a Group

Uma boa administração depende de organização financeira, clareza nos papéis de cada responsável e, claro, da ajuda da tecnologia. 

Ao longo do texto, vimos como a escolha do modelo de gestão impacta os custos, como o uso de ERPs especializados simplifica processos e como o síndico pode contar com o suporte da administradora.

Se o seu objetivo é ter excelência na gestão de condomínios, seguir essas dicas é um bom caminho para evitar falhas e ter muito mais eficiência na administração. 

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Perguntas frequentes sobre gestão de condomínios

Abaixo, separamos as dúvidas mais comuns sobre gestão de condomínios.