A contabilidade de condomínio organiza toda a movimentação financeira do prédio, controlando entradas e saídas de recursos por meio de ferramentas contábeis.
Apesar de a lei exigir apenas o registro dessas transações e não impor o uso de dispositivos específicos, a prática se tornou importante para uma gestão organizada no dia a dia do condomínio.
Se você têm dúvidas de como realizar esse processo da forma correta e bem estruturada, preparamos um guia completo sobre os principais segredos da previsão orçamentária para condomínios.
Vamos mostrar os dispositivos legais que orientam o registro e a prestação de contas, além de apresentar as principais obrigações contábeis que garantem transparência e controle financeiro. Fique até o final para entender tudo!
O que é contabilidade de condomínio?
A contabilidade de condomínio é o conjunto de práticas que garante o controle e a transparência das finanças do empreendimento.
Ela não se limita a registrar entradas e saídas. Na prática, o trabalho envolve desde a previsão orçamentária até o acompanhamento do balanço contábil.
Dessa forma, o síndico consegue planejar despesas futuras, manter a saúde financeira do prédio e prestar contas de forma transparente aos moradores.
Quando bem-feita, a contabilidade dá segurança para as decisões e evita problemas jurídicos que podem pesar no bolso do condomínio.
Principais atividades da contabilidade de condomínio
A rotina contábil de um condomínio vai muito além de somar entradas e saídas. Veja algumas das principais atividades:
- controle de receitas e despesas: registra o que entra com as taxas condominiais e o que sai com contas e contratos.
- obrigações fiscais e tributárias: cuida de impostos e encargos trabalhistas, evitando multas e problemas legais.
- emissão de relatórios: produz balancetes de condomínio e demonstrativos para que moradores acompanhem as finanças.
- acompanhamento da conta bancária: confere se os lançamentos contábeis estão de acordo com o extrato do banco.
- folha de pagamento: organiza salários, férias e encargos dos funcionários do condomínio.
- consultoria contábil: orienta o síndico sobre mudanças na lei e boas práticas para gestão do condomínio no que se refere às finanças.
Ou seja, não se trata apenas de registrar números, mas de dar suporte estratégico para que o condomínio funcione sem riscos.
Por que a contabilidade de condomínio é importante?
A contabilidade de condomínio mantém a gestão financeira organizada, transparente e dentro das exigências legais. Com ela, o síndico acompanha de perto os recursos disponíveis, evita falhas administrativas e garante o cumprimento correto de todas as obrigações.
Veja em detalhes como a contabilidade contribui para a boa administração condominial:
- afinidade com os números: sem um bom processo contábil, fica inviável lidar com todas as obrigações contábeis do condomínio.
- controle por meio da escrituração: garante ordem em meio a um grande volume de números, como folha de pagamento, encargos trabalhistas, impostos e contas a pagar e a receber.
- uso das ferramentas da contabilidade: fica impossível desenvolver um bom trabalho sem contar com o uso correto das ferramentas.
- exigência legal: o Código Civil determina que a prestação de contas seja feita anualmente ou quando solicitada em assembleia geral.
- redução de falhas na gestão: sem a contabilidade adequada, as chances de erros em administração condominial aumentam.
Vale destacar que a responsabilidade pela manutenção dos registros contábeis é do síndico e que ele deve manter guardada, durante o prazo de cinco anos, para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio. Isso é explicitado pela Lei 4.591/94.
No entanto, ela não obriga o responsável pela administração a fazer a escrituração segundo as leis contábeis. A norma exige apenas que realizem seus registros.
Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?
Na verdade, a lei não atribui especificamente à administradora nem ao síndico a responsabilidade pela contabilidade do condomínio.
Contudo, como previsto nas leis a seguir, compete ao síndico:
Artigo 1.348 do Código Civil:
VIII - Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.
Lei 4.591/64, no capítulo VI, artigo 22, parágrafo 1º:
Manter guardada durante o prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.
Sendo assim, por mais que o síndico não seja responsável por executar os processos contábeis propriamente ditos, ele é encarregado de fazer e manter registros comprovando a movimentação financeira do condomínio.
Essa questão também vem à tona na obrigação que o síndico tem de prestar contas ao condomínio perante a Assembleia Geral.
Isso porque, para ele ser capaz de tal obrigação, é preciso ter todos os registros contábeis mencionados acima.
Lembrando que a prestação de contas pelo síndico é uma obrigação prevista não só na Lei de Condomínio, mas também no Código Civil.
Veja também:
Quais são as obrigações contábeis de um condomínio?
Um condomínio precisa cumprir diversas obrigações fiscais, como obtenção do CNPJ, pagamento de DARF, recolhimento do INSS e FGTS dos funcionários, envio da DIRF e da RAIS.
Se essas obrigações não forem cumpridas, o condomínio pode sofrer multas, bloqueios de contas, juros e problemas legais que complicam a administração e aumentam os custos.
Por isso, é importante manter a contabilidade condominial organizada e contar com suporte técnico, seja de um contador ou de uma administradora, para que todos os pagamentos e declarações sejam feitos corretamente e no prazo.
Para sanar as dúvidas sobre as responsabilidades tributárias, fizemos um abaixo, um compilado dos impostos que competem ao condomínio:
Instituto Nacional do Seguro Social - INSS
Essa contribuição é referente ao financiamento de aposentadorias públicas bem como outras garantias, como, pensões, salário maternidade e auxílio doença.
A contribuição é de 20% sobre o pagamento efetuado aos funcionários que estão na folha de pagamento do condomínio e ao síndico registrado. Profissionais autônomos possuem contribuição previdenciária específica.
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS
Esse pagamento se refere à contribuição do condomínio para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço de todos os funcionários diretamente contratados. Ou seja, só haverá pagamento para o FGTS se existirem colaboradores com carteira assinada.
O valor do dispêndio é equivalente a 8% do salário pago ao funcionário em questão. Existe, também, um prazo legal a ser respeitado para cumprimento da obrigação. É até o dia 7 do mês subsequente ao pagamento do salário.
Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social - COFINS
Esse imposto é uma contribuição federal que financia a seguridade social e incide sobre a receita bruta das empresas. Sua cobrança é feita aplicando-se um percentual sobre o faturamento, não por taxa fixa.
Imposto Sobre Serviços - ISS
O ISS é destinado para as prefeituras e incide sobre a prestação de serviços. Além de variar de município para município, o valor também varia de acordo com o tipo de serviço.
Para sua correta definição, deve ser consultada a legislação da prefeitura local.
Contribuição Sobre o Lucro Líquido - CSLL
A CSLL incide sobre o lucro líquido das empresas, e não sobre a contratação de serviços de terceiros. Sua alíquota é fixa, geralmente em 9%, variando conforme o ramo da atividade, mas não de acordo com o tipo de serviço prestado ao condomínio.
PIS/PASEP
Programa criado pelo Governo com o intuito de financiar particularmente o pagamento de seguro-desemprego e o abono salarial.
Seu pagamento tem o mesmo prazo de recolhimento do INSS e tem o valor de 1% da folha, podendo sofrer variações de acordo com o estado em que se encontra o condomínio.
Como é feita a contabilidade de condomínio?
Adote algumas ações para garantir uma boa administração da contabilidade:
Coleta de documentos
Reúna recibos, comprovantes de pagamento, encargos trabalhistas e impostos.
Escrituração
Registre entradas e saídas de recursos utilizando o EFD Reinf voltado para administração condominial.
Demonstrativo de resultados
Crie uma planilha com colunas de entrada e saída para visualizar o fluxo financeiro.
Prestação de contas
Apresente mensalmente como usou o dinheiro arrecadado e garanta transparência.
Auditoria
Revise os registros regularmente e, se possível, conte com uma empresa especializada para evitar erros.
A contabilidade de condomínio é importante para manter um bom desenvolvimento do trabalho de administração. Por meio dela, o gestor gerencia corretamente todos os recursos dos condôminos e controla melhor o dinheiro. Para isso, ele conta com uma empresa especializada para ajudar na contabilidade. Isso evitará erros e problemas da gestão com os condôminos do local.
Qual a importância de automatizar esse processo?
Automatizar o processo contábil é indispensável para aumentar a segurança e a precisão da gestão financeira, reduzindo erros e retrabalhos. Além de conhecer os procedimentos contábeis, é importante utilizar ferramentas que automatizem, digitalizem e centralizem essas tarefas na gestão de condomínios.
Além de saber como fazer contabilidade, é importante estar por dentro das várias ferramentas que podem ajudar nesse processo tão importante.
Pensando nisso, aqui vão as principais funcionalidades que se deve procurar para saber identificar um bom software de contabilidade:
- contabilização automática da movimentação financeira e provisões;
- plano de contas;
- relatórios contábeis;
- integração com sistemas de gestão eletrônica de documentos;
- gestão por centro de custos.
- geração de ECF, SPED e ECD;
- automatização da depreciação contábil;
- aprovação de lançamentos;
- automatização de lançamentos contábeis;
- suporte para a centralização de multi-empresas.
O ideal é optar por um software que ofereça as funcionalidades citadas acima. Quanto mais digitalizarem o processo, mais seguro e prático ele se tornará, e dispensarão grande parte da papelada.
Um exemplo de empresa especializada em soluções contábeis online, com sistema totalmente completo é a Makro System.
Levando em consideração o assunto de contabilidade, ainda mais em condomínios, a previsão orçamentária é algo indispensável.
Essa prática que serve, principalmente, para tornar os gastos e investimentos do condomínio o mais previsível possível é importante para um financeiro saudável.
É obrigatório ter contador em condomínio?
Não, a lei não obriga o condomínio a ter um contador, mas contar com suporte contábil é altamente recomendado.
Um profissional ajuda a organizar impostos, folha de pagamento e outras obrigações legais, reduzindo riscos fiscais.
O Código Civil exige a prestação de contas anual, e o contador facilita esse processo, garantindo que tudo esteja correto e transparente.
Mesmo quando o condomínio conta com uma administradora, a assessoria contábil assegura que a gestão siga as normas e evite problemas com órgãos fiscalizadores.
Ter um contador é um investimento na organização e na segurança financeira do condomínio.
Contabilidade de condomínio com a tecnologia da Group Software
Hoje, softwares especializados já permitem que façam a contabilidade de condomínio de forma digital.
A Group Software oferece recursos completos para transformar a contabilidade em uma rotina prática e confiável. Com o Group Condomínios, você pode:
- gerar relatórios automáticos;
- emitir balancetes em poucos cliques;
- conciliar dados automaticamente, reduzindo erros de lançamento;
- visualizar dashboard financeiro da saúde do condomínio;
- oferecer prestação de contas digital acessível a todos os condôminos;
- facilitar auditorias periódicas;
- integrar contas bancárias para acompanhar movimentações em tempo real.
Ou seja, a automação financeira substitui planilhas manuais e reduz o retrabalho, deixando a rotina do síndico e da administradora muito mais simples.
A contabilidade de condomínio como aliada da boa gestão
Manter a contabilidade em dia significa ter previsibilidade, transparência e menos riscos fiscais. Além disso, dá ao síndico mais tranquilidade para focar em outras demandas da gestão.
Com a ajuda da Group Software, essa rotina fica ainda mais simples. O sistema oferece automação, relatórios digitais e integração bancária para que o condomínio esteja sempre em ordem.
Quer simplificar a contabilidade do seu condomínio? Conheça agora o Group Condomínios e veja como a tecnologia pode transformar sua gestão.
Perguntas frequentes sobre contabilidade de condomínio
Reunimos abaixo algumas das principais dúvidas sobre contabilidade de condomínio.
A lei não obriga, mas especialistas recomendam fortemente para evitar problemas fiscais e dar suporte técnico ao síndico.
A contabilidade registra, organiza e presta contas dos números. Já a gestão financeira envolve planejamento e tomada de decisão sobre como usar os recursos.
Entradas, saídas, saldo em conta, despesas previstas e realizadas. O objetivo é mostrar, de forma transparente, como o dinheiro foi usado.
