Gestão de condomínios: conheça as principais tarefas de uma gestão eficiente

Administradoras, síndicos ou síndicos profissionais: não importa quem esteja à frente da empreitada, a verdade é que a gestão de condomínios exige extremo profissionalismo. Vale lembrar, ainda, que os deveres e atribuições dessa ocupação são regulamentados pela legislação (em especial o Novo Código Civil)  e por condutas específicas, exigindo que a administração tenha conhecimentos em Direito Condominial - e muito jogo de cintura. Leia Mais: Os 7 pilares para a gestão de condomínios – por Márcio Rachkorsky Não por acaso, a gestão de condomínios tem sido cada vez mais comparada à administração de empresas, dado o número de responsabilidades e a natureza das tarefas. Mas afinal, quais tarefas são essas? Quais atividades não podem faltar em uma gestão eficiente? Neste artigo, compilamos as principais atribuições das administradoras e um checklist especial para melhorar a organização e a eficácia da sua rotina. Confira!

6 tarefas-chave da Gestão de Condomínios Eficiente

Gestão de funcionários, contabilidade, manutenção, mediação de conflitos entre os condôminos, representação legal… a to-do-list da gestão de condomínios é de fato longa! Dentre tantas papéis a se desempenhar, abaixo reunimos as tarefas centrais. Vamos lá?

1. Gestão Financeira Rigorosa

É claro que uma gestão financeira eficiente não poderia deixar de incluir nossa lista. De maneira geral, é essencial que síndicos e administradoras se atentem a duas questões principais nesse assunto: transparência e planejamento. Mantendo esses dois pilares como guias, a gestão não apenas evita que o dinheiro do condomínio seja mal utilizado, como também garante a idoneidade da administração. Uma postura transparente em relação às finanças também possibilita que os condôminos saibam para onde vai a arrecadação mensal do condomínio e reconheçam o verdadeiro trabalho da gestão.

PRESTAÇÃO DE CONTAS  

Prestar contas é com certeza uma das principais etapas das finanças do condomínio. Além de ser uma medida essencial de transparência diante dos condôminos, é importante lembrar que a prestação de contas é uma obrigação imposta pelo próprio Código Civil. Além da apresentação de documentação adequada, a tarefa também exige balanço contábil de contas fixas/variáveis e comprovação das receitas e despesas. Diante de tantas informações, documentos e necessidade de organização, é claro que a tecnologia pode e deve entrar em cena para ajudar administradoras e síndicos a realizar um trabalho mais preciso, ágil e assertivo. Softwares especializados, nesse sentido, são capazes de automatizar e aumentar a transparência da prestação de contas com maestria. É o caso do Condomínio21, que agiliza o processo, segue as normas do PAR (CEF), gera relatórios em lote e conta com mais de 15 modelos de balancete. Leia Mais: Tudo sobre a prestação de contas no Condomínio21

FLUXO DE CAIXA

O fluxo de caixa é um instrumento financeiro importantíssimo que deve ser utilizado pela gestão diariamente. Trata-se, afinal, do controle de todas as movimentações (entradas e saídas) de recursos do condomínio durante um certo período. Feito todos os dias, o controle adequado permite que todas as contas sejam pagas em dia, que cobranças sejam feitas de forma regular e que os gastos sejam previstos.

2. Controle de Inadimplência

Manter o controle e o acompanhamento adequados dos inadimplentes e pagamentos em atraso é outra medida-chave da gestão. Apesar de ser um tanto quanto espinhosa, a questão da inadimplência deve ser enfrentada e combatida com as devidas atitudes. Agilizar o processo de cobrança, considerar oferecer descontos sobre o pagamento e promover campanhas de conscientização são algumas ações possíveis iniciativas. Neste artigo, abordamos o tema com mais profundidade. Clique aqui e confira!

3. Manutenção preventiva periódica

A manutenção condominial deve constar na previsão orçamentária e ser constantemente realizada pela gestão. O gestor deve, inclusive, considerar a manutenção preventiva na previsão orçamentária anual, visando manter o bom funcionamento do condomínio. Vale frisar: prevenir sai muito mais barato do que remediar. Sabe-se que se gasta até 5 vezes mais com consertos do que com manutenções preventivas. Manutenção de elevadores, troca de lâmpadas, revisão hidráulica e elétrica das áreas comuns, conservação externa do prédio e limpeza da caixa de gordura são medidas que não podem ficar de fora do checklist de síndicos e administradoras.

4. Segurança e controle de acesso

Não há como negar: a segurança é um dos principais tópicos que rondam a gestão de condomínios. Com cidades cada vez mais violentas e demandas crescentes por soluções eficazes de proteção, o controle de acesso deve ser mais uma prioridade da administração. Mais uma vez, a tecnologia é uma grande aliada: o ideal é contar com boas soluções de segurança, principalmente para monitoramento da portaria. O Portaria21, nesse sentido, é um sistema completo que possibilita cadastros detalhados das pessoas que transitam pelo condomínio, além da consulta a informações importantes sobre tudo o que se passa em cada portaria.

5. Gestão de Pessoal

Gerir o quadro de funcionários é outro ponto-chave no qual o administrador deve focar. Uma equipe competente e bem administrada, afinal de contas, é um verdadeiro braço direito do gestor no cumprimento das tarefas cotidianas. A boa gestão de pessoas no condomínio vai desde as obrigações legais (como controle de folha de pagamento e direitos trabalhistas) até a manutenção da boa comunicação e convivência entre os funcionários e entre os funcionários e condôminos. A avaliação do desempenho dos colaboradores e da qualidade do serviço entregue também integra as responsabilidades do gestor de condomínio. Leia mais: Soluções para comunicação interna e integração dos funcionários no condomínio  

6. Mediação de conflitos e manutenção da boa comunicação

Haja jogo de cintura! Na convivência condominial, é natural que surjam atritos entre os condôminos (e entre condôminos e funcionários) que precisam ser intermediados. Vagas de garagem, animais domésticos, inadimplência e barulhos estão entre as principais causas das brigas em condomínios. Para resolver os conflitos, sempre primar pelo diálogo, manter uma boa comunicação entre todos, seguir as orientações da convenção condominial, levar determinados temas para debate em assembleia, dar advertências e, se necessário, lançar mão de medidas judiciais são caminhos possíveis que geram bons resultados. Leia Mais: Conflitos no condomínio: o que a administração pode fazer para mediá-los?

Checklist da Gestão de Condomínios

Atividades diárias

• Trocar ideias com o zelador sobre os acontecimentos do dia, sugestões e reclamações;
• Observar o estado de jardins e áreas verdes;
• Monitorar a limpeza das áreas comuns;
• Checar o funcionamento de câmeras de segurança, sistemas de vigilância e elevadores;
• Conferir a condição das saídas de emergência do condomínio.

Atividades semanais

• Checar o funcionamento e o estado de sistemas hidráulicos;
• Fazer o acompanhamento de despesas como luz, água e internet;
• Checar o estado de playground e piscinas, se houver;

Atividades mensais

• Monitorar a manutenção dos geradores;
• Cuidar dos casos de inadimplência;
• Fazer o fechamento dos balancetes de prestação de contas;
• Convocação de reunião com o conselho de moradores;
• Verificar o estado de conservação/funcionamento dos para-raios.

E então, gostou das informações? De que forma sua administradora faz a gestão das tarefas condominiais para garantir o perfeito funcionamento do condomínio? Comente para nos contar suas dúvidas e experiências!