É fato que as tarefas do gestor de condomínio exigem organização, visão administrativa e domínio da rotina condominial, independentemente de quem esteja à frente da gestão. Em um cenário cada vez mais profissional, a administração condominial passou a ser estratégica.
Além de cumprir obrigações previstas na legislação, o gestor de condomínio lida diariamente com responsabilidades sobre o controle financeiro, coordenação de equipes, relacionamento com síndicos e tomada de decisões que afetam o desempenho do condomínio.
Não por acaso, a atuação do gestor é frequentemente comparada à administração de empresas, considerando o volume de processos e a complexidade das tarefas envolvidas. Mas afinal, quais são essas atribuições e como organizar a rotina para sustentar uma gestão condominial mais estruturada?
Neste conteúdo, reunimos as principais responsabilidades do gestor de condomínio e um checklist prático para apoiar a organização da rotina e fortalecer a atuação das administradoras no dia a dia. Vamos lá?
Quais são as funções de um gestor de condomínios?
Na maior parte das vezes, as tarefas de um gestor de condomínios estão ligadas ao apoio técnico e operacional ao síndico na condução da rotina administrativa, financeira e prática do condomínio.
Esse profissional atua na organização dos processos, no acompanhamento das atividades e no controle das demandas que sustentam a gestão operacional no dia a dia.
Enquanto o síndico (morador ou síndico profissional), exerce a representação legal do condomínio, o administrador de condomínio concentra as funções na execução das tarefas e no suporte técnico da gestão.
A seguir, você confere com mais detalhes quais são essas atribuições na prática e como elas se acontecem na gestão do condomínio.
Gestão financeira
Uma gestão financeira eficiente é uma das bases da administração condominial. De maneira geral, síndicos e administradoras precisam se atentar a dois pontos principais: transparência e planejamento.
Mantendo esses dois pilares como guias, a gestão:
- evita que o dinheiro do condomínio seja mal utilizado;
- garante a idoneidade da administração.
Quando as finanças são conduzidas com organização, os moradores conseguem acompanhar a arrecadação mensal e entender como os valores são aplicados. Essa prática fortalece a relação de confiança com a administração.
Prestação de contas
Prestar contas é uma das principais etapas das finanças do condomínio. Além de ser uma medida de transparência diante dos condôminos, a prestação de contas é uma obrigação prevista no Código Civil.
Além da apresentação de documentação adequada, a tarefa também exige:
Diante do volume de informações, documentos e necessidade de organização, é claro que a tecnologia condominial pode e deve entrar em cena para ajudar administradoras e síndicos a realizar um trabalho mais ágil e assertivo.
Softwares especializados são capazes de automatizar e aumentar a transparência da prestação de contas com maestria. É o caso do Condomínio21, que:
- agiliza a prestação de contas;
- atende às normas do PAR (CEF);
- gera relatórios em lote;
- conta com mais de 15 modelos de balancete.
Controle do fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um instrumento financeiro importante que deve ser utilizado pela gestão diariamente. Trata-se do controle de todas as movimentações de recursos do condomínio, considerando entradas e saídas em um determinado período.
Com esse acompanhamento feito todos os dias, o gestor garante que:
- todas as contas sejam pagas em dia;
- cobranças sejam feitas de forma regular;
- os gastos sejam previstos, evitando desequilíbrios no orçamento.
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Controle de inadimplência
Manter o controle e o acompanhamento adequados dos inadimplentes e pagamentos em atraso é outra das responsabilidades do gestor de condomínio. Mesmo sendo uma questão delicada, a inadimplência precisa ser enfrentada com organização.
Algumas ações adotadas pela administração podem reduzir impactos financeiros, como:
- agilizar o processo de cobrança;
- considerar oferecer descontos sobre o pagamento;
- promover campanhas de conscientização.
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Manutenção preventiva periódica
O controle da manutenção condominial também está na lista de tarefas do gestor de condomínio e precisa constar na previsão orçamentária.
É interessante que o gestor considere a manutenção preventiva, preditiva e outras ações no planejamento orçamentário, buscando manter o bom funcionamento do condomínio.
Veja quatro ações que fazem parte da rotina condominial:
- manutenções em elevadores;
- trocas de lâmpadas;
- revisões hidráulicas e elétricas das áreas comuns;
- conservação externa e limpeza.
Vale reforçar: prevenir sai muito mais barato do que remediar. A manutenção preventiva pode custar até 5 vezes menos do que consertos emergenciais.
Segurança e controle de acesso
Não há como negar: a segurança é um dos principais tópicos que rondam a gestão de condomínios. Com as cidades cada vez mais violentas e demandas crescentes por boas soluções de proteção, o controle de acesso deve ser mais uma prioridade da administração.
A tecnologia faz a diferença nesse quesito. O ideal é contar com ela principalmente para monitoramento da portaria.
Nesse sentido, vale considerar um sistema completo que possibilite cadastros completos das pessoas que transitam pelo condomínio, além da consulta a informações importantes sobre tudo o que se passa em cada portaria.
Gestão de pessoal
A gestão de pessoal é outro ponto central na rotina do gestor de condomínio. Uma equipe competente e bem administrada, é um verdadeiro braço direito na hora de cumprir as tarefas cotidianas.
Essa gestão envolve:
- obrigações legais, como controle de folha de pagamento e direitos trabalhistas;
- comunicação e convivência entre os funcionários e condôminos;
- avaliação do desempenho dos colaboradores e da qualidade do serviço entregue.
Mediação de conflitos e manutenção da boa comunicação
Na convivência condominial, é natural que surjam conflitos entre condôminos ou entre moradores e funcionários que precisam ser intermediados.
Questões como vagas de garagem, animais domésticos, inadimplência e barulhos estão entre as principais causas das brigas em condomínios.
O gestor atua como mediador nesse caso. Para resolver os conflitos, é importante:
- manter uma boa comunicação entre todos;
- seguir as orientações da convenção condominial e pelo regimento interno;
- levar determinados temas para debate em assembleia;
- aplicar advertências quando necessário;
- encaminhar as demandas para o jurídico.
Como fazer uma boa gestão condominial?
Uma boa gestão depende de organização, acompanhamento constante e controle da rotina do gestor. Para isso, algumas práticas, divididas em um passo a passo, ajudam a manter a administração alinhada às demandas do dia a dia.
Confira:
- Organize a rotina da gestão
Estruture processos, prazos e responsabilidades para manter a organização da gestão e evitar falhas operacionais.
- Planeje as finanças do condomínio
Acompanhe receitas, despesas e compromissos fixos por meio do planejamento financeiro do condomínio.
- Manter a comunicação condominial organizada
Centralize informações sobre cobranças, manutenções e assembleias para reduzir ruídos na comunicação condominial.
- Garanta suporte profissional à administração
Atue como apoio técnico ao síndico, acompanhando obrigações administrativas e operacionais.
- Acompanhe manutenção e segurança
Monitore rotinas de manutenção e controle de acesso para preservar áreas comuns e equipamentos.
- Utilize tecnologia para gestão de condomínios
Use ferramentas digitais para organizar dados, acompanhar tarefas e padronizar processos da gestão.
Ao seguir esse passo a passo, o gestor de condomínio consegue manter a rotina organizada, apoiar o síndico nas decisões e sustentar uma gestão condominial eficiente, alinhada à realidade do condomínio.
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Checklist de tarefas: o que um gestor de condomínio faz?
No dia a dia, as tarefas do gestor de condomínio permitem que ele atue para garantir o funcionamento do condomínio, apoiar o síndico e manter a organização da gestão operacional do condomínio.
Por isso, abrangem atividades administrativas, operacionais e de acompanhamento da rotina do empreendimento. Dessa forma, contar com um checklist condominial ajuda o profissional a organizar a rotina do gestor, facilitando o controle e reduzindo riscos de falhas na gestão. Confira abaixo, as principais tarefas do checklist, organizadas por ordem de frequência:
1 - Tarefas diárias do gestor de condomínio:
Trocar ideias com o zelador sobre os acontecimentos do dia, sugestões e reclamações;- Observar o estado de jardins e áreas verdes;
- Monitorar a limpeza das áreas comuns;
- Checar o funcionamento de câmeras de segurança, sistemas de vigilância e elevadores;
- Conferir a condição das saídas de emergência do condomínio.
2 - Tarefas semanais do gestor de condomínio:
- Checar o funcionamento e o estado de sistemas hidráulicos;
- Fazer o acompanhamento de despesas como luz, água e internet;
- Checar o estado de playground e piscinas, se houver.
3 - Tarefas mensais do gestor de condomínio:
- Monitorar a manutenção dos geradores;
- Cuidar dos casos de inadimplência;
- Fazer o fechamento dos balancetes de prestação de contas;
- Convocação de reunião com o conselho de moradores;
- Verificar o estado de conservação/funcionamento dos para-raios.
Simplifique as tarefas do gestor de condomínio com tecnologia
Como você viu até aqui, a rotina do gestor de condomínio reúne tarefas administrativas e operacionais que exigem organização, atenção constante e domínio técnico. Quando esse volume de atividades não conta com o apoio adequado, aumentam as chances de erros, atrasos e retrabalho na gestão.
Para facilitar esse caminho, o uso de um software para condomínios auxilia a centralização das informações e a automatização das rotinas do dia a dia.
Com um sistema de administraçãobem estruturado, o gestor consegue acompanhar todos os procedimentos internos de forma completa, utilizandoferramentas digitais alinhadas à realidade do condomínio.
A tecnologia para gestão oferecida pela Group Software apoia a automação condominial e permite que o gestor ganhe mais tempo para focar em decisões estratégicas, mantendo maior controle e previsibilidade na rotina administrativa.
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Perguntas frequentes sobre tarefas do gestor de condomínio
Ainda tem dúvidas? Veja abaixo as principais perguntas e respostas sobre as tarefas de um gestor de condomínios:
O gestor de condomínio auxilia o síndico na administração condominial, atuando em tarefas administrativas, operacionais e financeiras para garantir o funcionamento do condomínio.
O síndico é o representante legal do condomínio. Já o gestor executa e organiza a rotina operacional, apoiando o síndico nas responsabilidades do dia a dia.
As principais funções do gestor de condomínio são planejar, organizar, dirigir e controlar as atividades administrativas, financeiras e operacionais.
O salário varia conforme experiência, porte dos condomínios atendidos, nível de responsabilidade, região e modelo de contratação pela administradora.
